Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ

(www.vanthuluutru.com) Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :

– Phân định hồ sơ.
– Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
– Đánh số tờ.
– Viết mục lục văn bản.
– Viết chứng từ kết thúc.
– Viết bìa hồ sơ.

Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

(www.vanthuluutru.com) I. Mục đích, ý nghĩa

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.

Tổ chức lập hồ sơ

(www.vanthuluutru.com) 1. Hình thành hồ sơ

a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ).
b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhân viên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thành hồ sơ.
* Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư,… Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được áp dụng để lập các tập lưu công văn đi ở văn thư:

Yêu cầu của công tác lập hồ sơ

(www.vanthuluutru.com) Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:

1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

(www.vanthuluutru.com) Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà nước ban hành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ nhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”.

Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ quy định: “Các bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình làm”.