Quản lý tài liệu điện tử

Chính sách quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan UNDP

1. Các quyết định về chính sách
Quyết định:
• UNDP chuyển dần từng bước sang việc hoàn toàn lập tài liệu điện tử thay thế cho giấy tờ.
• Phiên bản tài liệu ở dạng điện tử sẽ là phiên bản tác nghiệp đối với UNDP nếu như các tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu điện tử được bảo đảm để phòng ngừa bất cứ sự sửa chữa nào đối với nội dung thông tin.
• Khi có các yêu cầu nội bộ đòi hỏi phải có chữ ký của một cá nhân cho văn bản thì yêu cầu này có thể thực hiện được thông qua tài liệu điện tử bằng cách sử dụng chữ ký điện tử đáp ứng được các tiêu chuẩn nhất định về độ tin cậy của kỹ thuật. Nếu như vậy, chữ ký điện tử sẽ tương đương với chữ ký tay.

Tự động hóa quản lý tài liệu – Phương pháp luận lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu điện tử

Khi lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu, ta có thể đạt được sự thỏa mãn tối đa của hệ thống với mục đích và nhiệm vụ của cơ quan /tổ chức.

1. Xác định nhiệm vụ và mức độ tự động hóa

Việc đầu tư trang bị hệ thống tự động đối với phần lớn các tổ chức là cả một sự đầu tư kinh phí đáng kể. Trước khi chọn sản phẩm chương trình được mời chào trên thị trường, tổ chức phải xác định rõ là ta cần hệ thống tự động để làm gì và hệ thống đó phải có những khả năng gì, từ đó, hình thành những yêu cầu của mình đối với sản phẩm chương trình.

Tự động hóa quản lý tài liệu điện tử

 
Mục đích chính của tự động hóa là nâng cao hiệu quả của quản lý mà cả những tổ chức chính phủ lẫn những tổ chức phi chính phủ đều đang cần đến.
Trong khi đó, để tự động hóa những quá trình làm việc riêng biệt với tài liệu và áp dụng hệ thống tự động quản lý tổng thể tài liệu cần có các chương trình khác nhau.
Nhưng những nhiệm vụ đó có thể được thực hiện song song. Thí dụ, ở Đức ý tưởng áp dụng văn thư điện tử vào những cấu trúc quản lý liên bang (Dự án DOMEA – quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử) định ra ba giai đoạn: trong giai đoạn đầu chỉ đăng ký trong hệ thống những dữ liệu tra cứu của các tài liệu, tại giai đoạn hai – bằng cách quét bổ sung thông tin sơ cấp mang nội dung cho những dữ liệu đã đăng ký của tài liệu, ở giai đoạn ba – tất cả tài liệu và hồ sơ được xử lý toàn bộ và đưa về dạng điện tử.

Nghiên cứu xây dựng nguyên tắc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Nghiên cứu xây dựng nguyên tắc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân.
Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ, phản ánh kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu,…