Month: April 2011

Tự động hóa quản lý tài liệu – Phương pháp luận lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu điện tử

Khi lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu, ta có thể đạt được sự thỏa mãn tối đa của hệ thống với mục đích và nhiệm vụ của cơ quan /tổ chức.

1. Xác định nhiệm vụ và mức độ tự động hóa

Việc đầu tư trang bị hệ thống tự động đối với phần lớn các tổ chức là cả một sự đầu tư kinh phí đáng kể. Trước khi chọn sản phẩm chương trình được mời chào trên thị trường, tổ chức phải xác định rõ là ta cần hệ thống tự động để làm gì và hệ thống đó phải có những khả năng gì, từ đó, hình thành những yêu cầu của mình đối với sản phẩm chương trình.

Tự động hóa quản lý tài liệu điện tử

 
Mục đích chính của tự động hóa là nâng cao hiệu quả của quản lý mà cả những tổ chức chính phủ lẫn những tổ chức phi chính phủ đều đang cần đến.
Trong khi đó, để tự động hóa những quá trình làm việc riêng biệt với tài liệu và áp dụng hệ thống tự động quản lý tổng thể tài liệu cần có các chương trình khác nhau.
Nhưng những nhiệm vụ đó có thể được thực hiện song song. Thí dụ, ở Đức ý tưởng áp dụng văn thư điện tử vào những cấu trúc quản lý liên bang (Dự án DOMEA – quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử) định ra ba giai đoạn: trong giai đoạn đầu chỉ đăng ký trong hệ thống những dữ liệu tra cứu của các tài liệu, tại giai đoạn hai – bằng cách quét bổ sung thông tin sơ cấp mang nội dung cho những dữ liệu đã đăng ký của tài liệu, ở giai đoạn ba – tất cả tài liệu và hồ sơ được xử lý toàn bộ và đưa về dạng điện tử.

Mấy ý kiến bước đầu về văn bản học trong công bố tài liệu văn kiện

Mấy ý kiến bước đầu về văn bản học trong công bố tài liệu văn kiện

 

(www.vanthuluutru.com) Để nâng cao chất lượng khoa học của một xuất bản phẩm văn kiện, các nhà công bố học cần giải quyết rất nhiều vấn đề liên quan đến những tài liệu văn kiện công bố, trong đó phải đặc bịêt lưu ý các vấn đề liên quan đến văn bản của văn kiện công bố nói riêng và văn bản học nói chung. Nhưng, cho đến nay văn bản học trong công bố tài liệu văn kiện còn rất ít người quan tâm bàn đến. Cho nên, khi công bố các tài liệu văn kiện dưới bất kỳ kiểu, loại, hình thức nào, chúng ta cũng còn thấy có những khiếm khuyết cần kịp thời xem xét, bổ sung. Điều này có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Song, trước hết cần khẳng định rằng, nếu thiếu tri thức về văn bản học, thiếu hiểu biết về các phương pháp và phương thức chuẩn bị văn bản cho xuất bản phẩm, cá nhà công bố học không thể thực hiện được một cách có hiệu quả việc công bố các nguồn tài liệu văn kiện đa dạng và phong phú mà các kho và các trung tâm lưu trữ đã bảo quản được.

Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước – nhìn từ góc độ lý luận

Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước – nhìn từ góc độ lý luận

I- Khái niệm về tiêu chuẩn hoá văn bản

Tiêu chuẩn hoá văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức.

Định nghĩa trên cho thấy, nội hàm của khái niệm tiêu chuẩn hoá văn bản có hai thuộc tính chung, đó là: Xây dựng, ban hành thể thức văn bản và ứng dụng thể thức văn bản vào việc soạn thảo và ban hành văn bản.

Một số quy định của triều Nguyễn về bảo mật thông tin trong văn bản

Một số quy định của triều Nguyễn về bảo mật thông tin trong văn bản

Bảo vệ bí mật quốc gia là yêu cầu, nhiệm vụ quan trọng của mọi nhà nước. Trong hoạt động tổ chức, điều hành của nhà nước, nhiều thông tin bí mật được thể hiện qua nội dung của các văn bản. Chính vì vậy, Nhà nước ta đã có nhiều văn bản quy định về vấn đề bảo mật nói chung, bảo mật các thông tin trong văn bản nói riêng. Hiện nay, các phương tiện kỹ thuật hiện đại mặc dù đang hỗ trợ rất nhiều việc đẩy mạnh cải cách hành chính, nhưng cũng đặt ra cho các cơ quan, tổ chức những thách thức mới trong vấn đề bảo mật thông tin. Để nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về vấn đề này, chúng tôi xin giới thiệu về một số quy định của triều Nguyễn về vấn đề bảo mật thông tin trong văn bản1.

 

Thêm những tư liệu về Tổng bí thư đầu tiên của Đảng

Trong lịch sử Đảng, lịch sử cách mạng Việt Nam từ buổi trứng nước đến nay, tên tuổi đồng chí Trần Phú luôn có vị trí đặc biệt.

Trong con người nhà cách mạng tài hoa, uyên bác này, hy sinh anh dũng ở độ tuổi 27 trên cương vị Tổng Bí thư đầu tiên của Đảng ta, hội tụ nhiều giá trị độc đáo.

Nói đến đồng chí Trần Phú, người đời sau không chỉ nhớ tác giả của bản Luận cương chính trị (10-1930), thuộc số những Cương lĩnh chính thức đầu tiên của Đảng ta, mà còn nhớ đến sự hy sinh “cao cả như một vị Thánh”. Khi trút hơi thở cuối cùng với lời nhắn nhủ đồng chí anh em “Hãy giữ vững chí khí chiến đấu”.

Bảo quản tài liệu số

Bảo quản tài liệu số


Các hướng dẫn về bảo quản số trong tương lai

(www.vanthuluutru.com) Hơn 30 năm trước đây, Lưu trữ Quốc gia Úc đồng ý tiếp nhận khoảng 600000 băng máy tính từ Bộ Tài nguyên khoáng sản, về căn bản đã phát triển khối tài liệu số còn non trẻ. Các băng này ghi lại những vụ nổ dưới lòng đại dương trong thời gian tiến hành những cuộc khảo sát khai thác dầu mỏ dọc khu vực bờ biển lãnh thổ nước Úc.

Qua việc chuyển những băng này cho Lưu trữ Quốc gia, Chính phủ Úc có ý định bảo quản lâu dài và sử dụng trong tương lai khối tài liệu  phong phú về những dữ liệu vật lý này. Đó quả là khối tài liệu hiếm hoi so với biển tài liệu giấy mà Lưu trữ thường xuyên tiếp xúc thời kỳ những năm 1970.

Bảy cột mốc trong lãnh đạo Chính phủ điện tử

Bảy cột mốc trong lãnh đạo Chính phủ điện tử

Các nhà lãnh đạo hiện nay thường nhìn nhận Chính phủ điện tử bó hẹp ở việc chuyển toàn bộ dịch vụ công lên mạng, vì thế đã bỏ qua những cơ hội vô cùng to lớn có tính quyết định đối với lợi thế tương đối của một quốc gia về lâu dài. Cung cấp dịch vụ trực tuyến chỉ là điều hiện cần của Chính phủ điện tử. Bất cứ một Chính phủ tham vọng nào cũng đều phải nhìn xa hơn thế.

Dự án triển khai Hệ thống quản lý văn bản của Intarsia

Dự án triển khai Hệ thống quản lý văn bản của Intarsia

Nếu thiếu công việc tư vấn sơ bộ thì không thể triển khai được bất kỳ hệ thống tự động hóa nào cả, và điều này cũng hoàn toàn liên quan tới dự án tự động hóa quản lý văn bản. Điều quan trọng nhất là viết rõ ràng và đầy đủ tất cả các quy trình luân chuyển văn bản và đạt được sự đồng thuận của nhân viên thực hiện trong các quy trình này. Chân lý này một lần nữa được khẳng định bằng dự án xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử (HTQLVB) trong nhóm công ty “Intarsia”. Chúng ta cùng bàn luận về việc này cùng với giám đốc CNTT (CIO) của “Intarsia” Iuri Shoidin.

Một số nguyên tắc quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu

Các quyết định về việc định thời hạn bảo quản tài liệu cơ sở dữ liệu cần được đưa ra ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống như là một bộ phận của một bảng thời hạn bảo quản tài liệu toàn diện cho toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, nếu như các quyết định như vậy không được đưa ra một cách có chủ định thì chúng cũng sẽ là một phần hàm ẩn của việc thiết kế hệ thống, có vai trò quyết định đối với những vấn đề, chẳng hạn như, tài liệu nào được tạo ra, những tài liệu nào trong số đó được giữ lại và chúng cần được lưu trữ như thế nào. Hàm ý của điều này là ở chỗ các quyết định quản lý văn thư và lưu trữ quan trọng phải được đưa ra như là một phần của việc thiết kế hệ thống, thậm chí là trước khi một tài liệu cụ thể nào đó được sản sinh.