Trao đổi một số nguyên tắc chung trong công bố tài liệu

Những nguyên tắc này được xây dựng dựa trên những cơ sở pháp lý khoa học và thực tiễn phát triển của công tác lưu trữ ở mỗi nước và có thể áp dụng được trong mọi hình thức hoạt động công bố tài liệu lưu trữ.

 Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú, gỗ (mộc bản), đồng dát mỏng… hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh… Những tài liệu này hàm chứa các thông tin về chính trị, kinh tế, quân sự, văn hoá – xã hội hoặc về đời tư các cá nhân, các dòng họ… Nó được làm ra do nhu cầu của hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan, tổ chức, của quá trình lao động sản xuất, kinh doanh, hoặc để ghi chép diễn biến của các dòng họ (gia phả), đời sống và hoạt động của các cá nhân… Như chúng ta đều biết, những thông tin chứa đựng trong các tài liệu lưu trữ thường có độ tin cậy, chính xác cao. Bởi vì, thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc hoặc là bản sao thay thế có giá trị như bản chính, bản gốc. Hai là, tài liệu lưu trữ phản ánh trực tiếp mọi mặt hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu trong tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Ba là, những thông tin có trong tài liệu lưu trữ là những thông tin quá khứ liên quan đến các sự kiện, hiện tượng tự nhiên và xã hội, các cá nhân, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử không thể thay đổi, sửa chữa hay xuyên tạc được. Những tài liệu lưu trữ này tuỳ thuộc vào quyền sở hữu mà được Nhà nước, các tổ chức xã hội hay dòng họ, gia đình, cá nhân bảo quản hết sức cẩn thận, chặt chẽ. Nó được coi là tài sản vô giá của dân tộc nói chung. Bởi thế, vấn đề đặt ra là, công bố những tài liệu lưu trữ này như thế nào, để có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, giúp cho người sử dụng nhận thức được chính xác bản chất các sự kiện, hiện tượng hoặc các nhân vật lịch sử. Như vậy bản chất của việc công bố tài liệu lưu trữ chính là sự nhận thức chân giá trị của những sự kiện, hiện tượng và các nhân vật lich sử ở trong tài liệu được công bố. Do đó, bất cứ tài liệu lưu trữ nào khi công bố cũng phải tuân thủ một số nguyên tắc chung sau:

Thứ nhất, khi công bố các tài liệu lưu trữ cần phải bảo đảm sự chính xác cao

Như đã trình bày ở trên, công bố tài liệu lưu trữ là đưa ra cho người đọc những tài liệu hoặc chưa ai biết, hay đã biết nhưng chưa đầy đủ, chưa toàn diện. Nhờ những tài liệu công bố mà người đọc và sử dụng có thể giải quyết các công việc được giao như hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, đưa ra các giải pháp mới không trùng lặp với những vấn đề đã kết luận, đã tổng kết. Như vậy có thể tránh được lãng phí về thời gian, công sức, tiền bạc của mỗi cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung.

Sự chính xác của tài liệu công bố phải thể hiện rõ ở phương diện nội dung và hình thức của nó. Về nội dung, các tài liệu công bố không được xuyên tạc, bóp méo các sự kiện, hiện tượng, các nhân vật lịch sử đã được nói đến trong tài liệu. Đối với những tài liệu có nội dung phức tạp, nhất là những tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ còn bảo quản được, khi tiến hành công bố phải có sự chú giải cặn kẽ để “nguồn thông tin” của những tài liệu công bố đến với người đọc rõ ràng, dễ hiểu, tránh mọi sự hiểu lầm có thể xảy ra. Về phương diện hình thức của tài liệu, khi công bố  không thể tuỳ tiện cắt xén hoặc thay đổi các từ ngữ đã được dùng trong văn bản. Điều quan trọng đối với người công bố tài liệu là phải chú thích rõ để người sử dụng hiểu đúng bản chất của từng nội dung thông tin có trong tài liệu. Trái lại, nếu tài liệu công bố thiếu chính xác sẽ có thể dẫn người đọc, người sử dụng đưa ra kết luận phiến diện hoặc sai lầm. Như vậy, rõ ràng việc công bố tài liệu đã “lợi bất cập hại”.

Thứ hai, công bố tài liệu lưu trữ để phục vụ lợi ích chung của dân tộc

Tài liệu lưu trữ được coi là nguồn di sản văn hoá quý giá, lưu giữ những thông tin quá khứ, là ký ức văn hoá có giá trị cao của dân tộc. Nó đã góp phần đắc lực trong việc tái hiện lại một cách chân thực nhất cuộc đấu tranh xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân ta. Tài liệu lưu trữ chữ viết, với ưu điểm là được thể hiện bằng các ký hiệu ngôn ngữ của loài người, được kiểm chứng về độ chính xác và tin cậy cao, đã giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu trong công cuộc khám phá các quy luật vận động của các sự kiện, hiện tượng lịch sử trong mối quan hệ biện chứng của chúng.

Như chúng ta đều biết, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. Lượng thông tin chứa đựng trong các tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia vô cùng đa dạng và phong phú. Những tài liệu này được công bố để phục vụ nhiệm vụ chính trị của đất nước, đó là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN. Cụ thể là phải công bố những tài liệu liên quan đến cuộc đấu tranh bảo vệ chủ quyền đất nước, tuyên truyền, giới thiệu những đường lối cách mạng nước ta do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh lãnh đạo được tập trung nhiều trong các bộ sách lớn là Hồ Chí Minh toàn tập, Văn kiện Đảng toàn tập, Văn kiện về kháng chiến chống thực dân Pháp, Văn kiện Đảng về chống Mỹ cứu nước… Những tài liệu công bố trong các xuất bản phẩm này cùng với nhiều văn kiện công bố trên tạp chí, nhật báo, không chỉ giới thiệu đường lối cách mạng của Đảng ta mà còn góp phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận cách mạng của chủ nghĩa Mác-Lênin trong thời kỳ mới. Đồng thời, hoạt động công bố tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng nhân các ngày kỷ niệm lớn của dân tộc còn góp phần giáo dục truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ – một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng mà Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm. Đối với khoa học lịch sử, tài liệu lưu trữ được công bố là một nguồn sử liệu xác thực, tin cậy và khó có một nguồn sử liệu nào khác có thể thay thế trong việc nghiên cứu, đánh giá, nhận thức khách quan về một sự kiện, hiện tượng hay một nhân vật lịch sử.

Thứ ba, công bố tài liệu phải dựa trên cơ sở pháp luật của  quốc gia

Tài liệu lưu trữ, như đã từng nhấn mạnh, là tài sản chung của dân tộc, có giá trị quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Tài liệu lưu trữ được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất trong hệ thống các kho, các trung tâm lưu trữ từ Trung ương đến các địa phương. Những tài liệu này không được tự do mua bán, tiêu huỷ nếu không được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép. Công bố tài liệu lưu trữ cũng không thể vượt ra ngoài những qui định chung đó.

Công bố tài liệu là một trong những hình thức sử dụng tài liệu tổng hợp, rộng lớn, mang lại hiệu quả cao. Bởi vì, công bố tài liệu có thể đem đến cho người đọc và người sử dụng không phải chỉ một tài liệu riêng lẻ, mà là một số lượng lớn tài liệu liên quan đến một vấn đề, một sự kiện hoặc một nhân vật nổi tiếng thông qua các xuất bản phẩm văn kiện một hoặc nhiều tập (ví dụ: Văn kiện Đảng toàn tập, Hồ Chí Minh toàn tập…).

Khi nói đến pháp luật về công bố tài liệu lưu trữ, nhiều nước đều quy định về thời gian tiếp cận tài liệu. Ví dụ: Luật 79-18 ngày 03-01-1979 của Cộng hoà Pháp, “Luật bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ liên bang” ban hành ngày 06-01-1988, được sửa đổi, bổ sung ngay 13-3-1992 của Cộng hoà Liên bang Đức, Luật lưu trữ nước Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa ngày 05-7-1996… đều quy định sau 30 năm kể từ khi tài liệu giải quyết xong đưa vào bảo quản trong lưu trữ thì có thể được tiếp cận rộng rãi, trừ những tài liệu thuộc bí mật kinh tế, an ninh, quốc phòng hoặc liên quan đến đời tư cá nhân thì phải được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì mới được tiếp cận và công bố.

Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu lưu trữ được quy định rõ ràng trong luật lưu trữ của mỗi nước. Phần lớn các nước đều quy định, cơ quan quản lý, bảo quản tài liệu thì có quyền công bố tài liệu lưu trữ. Ví dụ, theo Luật lưu trữ nước Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa ngày 05-7-1996 thì: “tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu nhà nước thì do Viện lưu trữ được nhà nước giao quyền hoặc cơ quan hữu quan công bố, khi chưa được sự đồng ý của Viện lưu trữ hoặc cơ quan hữu quan thì không một tổ chức hoặc cá nhân nào có quyền công bố.

Tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tập thể và sở hữu cá nhân thì người sở hữu có quyền công bố nhưng phải tuân thủ quy định hữu quan của nhà nước không được xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người khác” (điều 22).

Ở Việt Nam, căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền công bố tài liệu lưu trữ quốc gia đã được quy định. Tại điều 23 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, Chủ tịch nước ký Lệnh công bố ngày 15/4/2001 thì “việc công bố tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định như sau:

1. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định việc công bố tài liệu thuộc phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

2. Chính phủ quy định việc công bố tài liệu thuộc phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”1.

Điều 31 của Pháp lệnh  này cũng chỉ rõ: “Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Pháp lệnh này”2.

Thực hiện điều 31 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh. Trong Điều 21, 22 của Nghị định này đã quy định rõ thẩm quyền công bố tài liệu3.

Tóm lại, công bố tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin quý hiếm có giá trị cao cho người sử dụng là sự nghiệp cao cả và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Để đạt được mục đích đó, hoạt động công bố tài liệu cần phải thực hiện một số nguyên tắc chung: tài liệu được công bố phải chính xác, phục vụ lợi ích chung của dân tộc và phải dựa trên những quy định của pháp luật  lưu trữ mà Nhà nước đã ban hành.

———————————

(1), (2) Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2001, trang 39.

(3) Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2-2004

PGS. Nguyễn Văn Hàm

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

www.vanthuluutru.com

 

 

 

Leave a Reply