Về việc xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

(www.vanthuluutru.com) Công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, có ý nghĩa là kết quả của công tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của phông lưu trữ cơ quan, cấp uỷ. Do tính chất của nó, công tác xác định giá trị tài liệu cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng. Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có giá trị và không loại được những tài liệu hết giá trị. Điều này yêu cầu cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu phải được trang bị những kiến thức nghiệp vụ vững vàng, phải nghiên cứu sâu sắc, toàn diện các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cấp uỷ; đồng thời phải có những hiểu biết cần thiết liên quan đến nội dung tài liệu của các phông được xác định giá trị.

Để bảo đảm cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác và thống nhất, cần phải có những công cụ hướng dẫn, chỉ đạo thích hợp như Quy chế xác định giá trị tài liệu, Danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản, bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu và tiêu biểu, Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ, Danh mục sự kiện lịch sử để xác định trọng điểm tài liệu, Danh mục tài liệu được lưu trữ…v.v…
Hợp thành một hệ thống, những công cụ này một mặt có tính độc lập, có thể cho thấy tác dụng trên từng phương diện cụ thể; nhưng mặt khác, những công cụ này luôn luôn có mối quan hệ bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau. Việc sử dụng chúng trong thực tế từng phông tài liệu cần phải linh hoạt và xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn để lựa chọn tài liệu một cách hợp lý.
Trong lĩnh vực lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và trong lĩnh vực xác định tài liệu nói riêng, hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu là những phương tiện để thực hiện xác định giá trị tài liệu được dễ dàng, chính xác nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ. Công cụ xác định giá trị tài liệu được hình thành trong quá trình và trên cơ sở kinh nghiệm làm việc với tài liệu trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu, trên cơ sở vận dụng những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tế phông tài liệu, có nghĩa là nó liên quan chặt chẽ với sự phát triển của lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu – đó là cơ sở đảm bảo xác định giá trị tài liệu đạt hiệu quả cao. Nó không chỉ giải quyết những vấn đề về phương pháp tiếp cận công vịêc trên thực tế, mà còn tham gia vào việc quyết định những vấn đề lý thuyết dựa trên kinh nghiệm của việc áp dụng những phương pháp khoa học kỹ thuật vào quá trình xác định giá trị tài liệu.
Việc áp dụng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam mang ý nghĩa rất quan trọng, nhất là trong hoàn cảnh hiện nay, công tác văn thư-lưu trữ của Đảng từ Trung ương đến địa phương chưa đi vào nề nếp, trình độ cán bộ còn thấp so với yêu cầu nghiệp vụ, Cục lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng tuy đã ban hành một số văn bản làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu như: Quy chế xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam số 42-CV/LT ngày 02.07.1990; Thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu của Đảng ở Trung ương số 160 CP/LT ngày 26/10/1988; Thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu của Đảng ở cấp tỉnh, huyện và cơ sở số 1203/VPTW ngày 05.06.1985. Nhưng so với yêu cầu thực tế của công tác xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thì những công cụ đó chưa đầy đủ, chưa đồng bộ, còn nhiều khiếm khuyết dẫn đến việc xác định giá trị tài liệu của Đảng, nhất là ở tỉnh, huyện và cơ sở triển khai chưa được tốt. Hơn nữa, việc áp dụng các công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu vào thực tế tài liệu phông lưu trữ các cơ quan, cấp uỷ còn nhiều lúng túng do cán bộ lưu trữ chưa nắm vững được yêu cầu của công việc cần thực hiện. Hiện trạng tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đặc biệt ở nhiều kho lưu trữ địa phương còn lộn xộn, chưa được sắp xếp, chỉnh lý và xác định giá trị. Nguồn tài liệu bổ sung từ văn thư vào kho thường trong tình trạng không được lập hồ sơ đầy đủ, những tài liệu quý có giá trị lưu trữ vĩnh viễn còn để chung với công văn giao dịch sự vụ; tài liệu lưu trữ để lẫn với báo, sách, tạp chí, tư liệu tham khảo…v.v…
Tài liệu lưu trữ của Đảng là di sản quí báu của dân tộc, là kết tinh trí tuệ của toàn Đảng, là nguồn sử liệu vô cùng phong phú, chứa đựng nguồn thông tin quá khứ quan trọng, có giá trị cho công tác nghiên cứu lý luận khoa học và hoạt động thực tiễn của Đảng; không sử dụng thông tin quá khứ tài liệu của Đảng khó có thể rút ra được những kết luận khoa học để chỉ đạo thực tiễn. Việc xác định giá trị tài liệu Đảng thực hiện chưa tốt như giai đoạn vừa qua gây khó khăn rất nhiều cho công tác bảo quản và sử dụng tài liệu, không phát huy được hết tác dụng của nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ của đảng.
Như vậy, vấn đề cấp bách trong giai đoạn hiện nay là nghiên cứu đề ra được một phương án tối ưu để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Vấn đề này hoàn toàn phù hợp với yêu cầu đổi mới tổ chức mà Đảng ta đề ra, khắc phục tình trạng tài liệu lộn xộn, chưa được xác định giá trị… sẽ giúp cho công tác xác định giá trị được dễ dàng, chính xác và thống nhất trong toàn hệ thống lưu trữ Đảng và nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng.

Hà Nội, 1997

Nguyễn Lệ Nhung
Văn phòng Trung ương

www.vanthuluutru.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *