Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay

“Cơn bão giấy” đã thực sự “tấn công” không gian làm việc của bạn bằng cách “bành trướng” khu vực lưu trữ tài liệu, khiến cho văn phòng trở lên bề bộn, dẫn đến công việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của nhà quản trị, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, tăng chi phí, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó giải pháp số hóa ra đời giúp bạn làm chủ thông tin, nâng cao lợi nhuận, giảm chi phí và xóa bỏ mọi rủi ro về an toàn thông tin.
Một hệ thống số hóa tốt cần có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông tin trên tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để phục vụ các nhân viên của tổ chức.

 

Mô hình tổng quan của hệ thống số hóa tài liệu được mô tả ở hình vẽ dưới đây.

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể là sự kết hợp thông minh giữa hệ thống máy quét, hệ thống lập chỉ mục, tách bộ (điển hình là phần mềm Kodak Capture Pro) và hệ thống quản lý khai thác tài liệu (mà hiện nay thông dụng là giải pháp quản lý tài liệu Docuflo) sẽ giúp doanh nghiệp của bạn:
– Làm chủ được khối lượng lớn thông tin.
– Tiết kiệm không gian lưu trữ do văn bản được chuyển từ dạng giấy sang những dạng lưu trữ khác như JPEG, TIFF, PDF, Searchable PDF thuận tiện trong quá trình quản lý, khai thác thông tin. Đặc biệt cho bản quét có chất lượng tốt hơn ban đầu.
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn.
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng trên bản quét.
–  Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp
– Nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu
Để làm được điều đó bạn nên bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được. Giải pháp tối ưu lúc này là thay đổi những biện pháp lưu trữ văn bản truyền thống sang lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và chi phí.
Giải pháp số hóa một cách tổng thể cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
– Số lượng tài liệu cần số hóa trung bình trong 1 ngày?
– Mục đích chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Khoảng thời gian số hóa là?
– Ngân sách để tiến hành số hóa?
Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ giấy ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.

Theo http://sohoatailieu.vn

Leave a Reply