Quy tắc đặt tên thống nhất cho các file và các tệp dữ liệu điện tử

Quy tắc đặt tên thống nhất cho các file và các tệp có ý nghĩa đặc biệt cho quản lý những tài liệu – web trong cơ quan, tổ chức. Những quy tắc thống nhất như vậy phải dựa trên cơ sở các yêu cầu về tính độc đáo, sự không phụ thuộc vào nơi bảo quản và bền vững theo thời gian, nghĩa là các tên file phải vẫn giữ nguyên như trước đó nếu như các file này được di chuyển vào máy chủ khác, cấu trúc của site đã thay đổi hoặc để tạo trang web đã sử dụng bảo đảm chương trình khác (hay các phương pháp khác).
Khi đặt tên cho các file và các tệp của cần giữ sự cân đối hợp lý giữa tính ngắn gọn và tính tiện ích cho sử dụng bằng độ chính xác của các đặc trưng và sự tổng quát. Các tên phải mô tả nội dung như thế nào để đảm bảo ngắn gọn, chính xác, hiểu được, thuận tiện cho sử dụng cũng như cho phép nhóm các file và các tệp dưới những cái tên tổng quát, phân biệt các phiên bản khác nhau, tránh trùng lặp tên của các file. Một mặt cần để các tài liệu và các tệp liên quan với nhau có ký hiệu chung, mặt khác phải phân biệt được các tài liệu và các tệp giống nhau. Khi đó việc tìm kiếm và quản lý các tài liệu mới đạt hiệu quả.
Quy tắc đặt tên file và tệp phải có logic thống nhất, bảo đảm những file và tệp khác biệt phối hợp với nhau. Khi đã nắm vững quy tắc đó người sử dụng phải dự kiến sẽ sử dụng chúng như thế nào trong tình huống mới.
Các tên của các file và các tệp phải được phối hợp. Cụ thể, tên file không được mang thông tin chung không cần thiết đã có trong tên tệp chứa file đó (thí dụ, tên của dự án, tên của đơn vị trực thuộc chỉ được nêu trong các tên tệp).
Để có thể đọc được, tên của các file và tệp phải không quá dài (trung bình khoảng 20 ký tự).
Đồng thời các tên phải hiểu được không chỉ đối với người lập nó mà cả với các nhân viên khác của cơ quan, tổ chức. Vì thế, trong những trường hợp này cách viết tắt được thống nhất sử dụng, còn trong những trường hợp khác phải viết tên gọi đầy đủ.
Tùy theo khả năng, ta cần sử dụng những từ viết tắt chuẩn đã được sử dụng trong cơ quan tổ chức (ví dụ, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc) hay đã thống nhất chung (thí dụ, tên viết tắt của các cơ quan, bộ, ngành). Ngoài ra cần sử dụng những thuật ngữ và mẫu tên đã thống nhất (đặc biệt tên của các tổ chức và tên người, tên gọi của các dự án và dạng hoạt động, các kiểu tài liệu). Để làm việc đó, người ta sử dụng các từ điển kiểm tra, nó là danh sách đơn giản những thuật ngữ đã thống nhất trong tổ chức (trong đó có những thuật ngữ đồng nghĩa, đối nghĩa, viết tắt) không nêu ngữ nghĩa và những mối liên hệ với nhau của chúng. việc xác định những quy tắc viết tắt các từ thường sử dụng trong hoạt động của tổ chức (thí dụ, các tên của những quan chức, của những chỗ làm việc v.v.) cũng rất quan trọng.
Cấu trúc của tên phải gồm các thành phần được sắp xếp theo trật tự  bảo đảm tính thông tin cao nhất của tên gọi và tính hiệu quả của tìm kiếm tài liệu. Ở đây, đầu tiên phải đưa thông tin có ích nhất về tài liệu, ví dụ như: chủ đề-người nhận-dạng thư.
Không nên đưa vào tên file và tệp thông tin về tài liệu mà hệ thống tự động ghi nhận (thí dụ, mở rộng file, thời gian lập hay thay đổi). Nhưng ít nhất những siêu dữ liệu nhất định phải được đưa vào tên file bởi lẽ điều đó làm đơn giản việc quản lý những tài liệu điện tử (cụ thể như tìm kiếm tài liệu). Ví dụ, trong tên file cần chỉ ra rằng file này là dự thảo tài liệu.
Xác lập các mối quan hệ giữa những phiên bản khác nhau của một tài liệu có thể bằng cách đưa số của phiên bản vào tên file. Nhưng làm điều đó sẽ phức tạp nếu ta biên tập tài liệu cho vài người sử dụng. Vì thế kiểm soát các phiên bản tài liệu – đó là một trong các yêu cầu chức năng cơ bản đối với hệ thống tự động quản lý tài liệu.
Không nên sử dụng tên hay chức vụ cá nhân để làm tên gọi của các thư mục (directory) và tệp. Tên tệp phải đồng nhất hóa những thành phần logic, thí dụ như chức năng và hình thức hoạt động hay những chủ đề và tiểu chủ đề.
Một công cụ rất hữu ích để đặt tên cho các tệp là bộ từ điển lớn – danh sách được cấu trúc của các thuật ngữ thông dụng sắp đặt theo mối liên hệ tương quan logic. Sự tồn tại của nó trong tổ chức là yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, tại đó quy định rằng để tổ chức tìm kiếm tài liệu có thể biên soạn bộ từ điển lớn chứa đựng những ý nghĩa của các thuật ngữ và chỉ ra những mối quan hệ tương quan về ngữ nghĩa, đẳng cấp, liên tưởng hay tương đương của chúng. Trong bộ từ điển lớn nghĩa của thuật ngữ được cụ thể hóa và các mối quan hệ tương quan đẳng cấp của nó với những thuật ngữ khác được chỉ ra.
Khi biên soạn bộ từ điển lớn được sử dụng những ký hiệu và thủ tục quy ước nêu trong tiêu chuẩn ISO 2788. Trong tiêu chuẩn nhà nước của Nga tương ứng với tiêu chuẩn quốc tế này quy định thí dụ như sau đưa ra những từ và cụm từ  được dùng trong bộ từ điển lớn bằng tiếng nga theo mẫu từ điển đã xác định: các danh từ để ở cách 1, các tính từ và trạng từ – cách 1 và giống đực, các động từ – nguyên thể (chưa chia). Những từ viết tắt trong bộ từ điển lớn phải phù hợp với tiêu chuẩn GOST 7.12.
Khác với các bộ từ điển lớn các từ điển kiểm tra giải thích những định nghĩa đặc thù của các thuật ngữ đối với tổ chức hoặc cách sử dụng các thuật ngữ. Thí dụ, danh sách những đề mục chủ đề (đối tượng) có thể sử dụng-là danh sách đơn giản các thuật ngữ được lập trên cơ sở những thuật ngữ của bộ phân loại hoạt động quản lý.Trong đó nghĩa của thuật ngữ không đưa ra và không chỉ ra các mối liên hệ lẫn nhau giữa các thuật ngữ. Từ điển này cho phép kiểm tra thuật ngữ được dùng để đặt tên tài liệu thông qua việc xác định những thuật ngữ có thể sử dụng trong tổ chức và được dùng trong giao tiếp bình thường cũng như bằng cách kiểm tra việc sử dụng các từ đồng nghĩa, đối nghĩa, viết tắt và acronim (từ ghép bằng chữ đầu của những từ khác-thí dụ, ISO…).
Cấu trúc file phải logic (đi từ chung tới riêng: các dạng hoạt động được chia ra thành những dạng nhỏ, các nhiệm vụ, các nhiệm vụ riêng) sao cho đơn giản hơn cả. Địa chỉ của file trong cấu trúc file không được quá dài, trong phân cấp tệp không nên sử dụng quá 4-5 bậc. Ví dụ việc tìm kiếm tài liệu nằm ở địa chỉ kiểu: C://My Documents/tài liệu của Tổ chức/ tên tài liệu.doc là dễ dàng hơn nhiều so với tìm kiếm theo địa chỉ sau: C:// My Documents/Năm/2005/Cơ quan/cơ quan quản lý tài liệu/Tài liệu/tài liệu của Tổ chức/tên tài liệu.doc
Nhiều khi, để cấu trúc thư mục (directory) người ta sử dụng cấu trúc của danh mục hồ sơ hay sơ đồ phân loại theo chủ đề tài liệu giấy của tổ chức. Điều này là thuận tiện để xác lập những mối liên hệ giữa các tài liệu giấy và các thành phần điện tử của hệ thống quản lý tài liệu của tổ chức.
Nếu cấu trúc file được xây dựng trên cơ sở danh mục hồ sơ của tổ chức,   nên nhớ rằng:
– môi trường điện tử của quản lý tài liệu đòi hỏi xem xét lại cách tổ chức tài liệu trong văn thư, đòi hỏi hoàn thiện cấu trúc của danh mục hồ sơ mới chỉ được sử dụng trong môi trường quản lý tài liệu giấy;
– sử dụng đồng thời các ký hiệu chữ và số cho các tệp thuận tiện hơn so với chỉ sử dụng ký hiệu số (ví dụ, số hồ sơ theo danh mục).
Cần giải quyết sao cho tên file của tài liệu điện tử sẽ gắn kết với tên gọi của hồ sơ đang được lưu giữ trong tổ chức. Khi đó cần lưu ý rằng tên gọi của hồ sơ trong hệ thống tài liệu giấy thường dài hơn so với trong hệ thống điện tử.
Như vậy, những quy tắc đặt tên file định ra việc thống nhất mẫu tên, sử dụng thuật ngữ thống nhất, biên soạn quy tắc cấu trúc tên, xác định quy tắc nhận dạng phiên bản tài liệu, sử dụng bộ từ điển lớn. Toàn bộ những quy tắc trên phải được ghi nhận, đơn giản và dễ dàng cho sử dụng. Những quy tắc đặt tên file, cấu trúc các directory đã được thông qua ở cơ quan, tổ chức, nơi lưu giữ các tài liệu điện tử, phải phản ánh hệ thống quản lý tài liệu.
Việc quản lý tài liệu sẽ là đơn giản hơn nhiều nếu dễ nhận diện theo tên file.

—————————–

1- Mỗi một file sẽ là tập hợp nguyên vẹn các dữ liệu trên máy tính và mỗi một file đều được gán 1 tên gọi. Các tệp cũng có tên – tệp là một cấu trúc file mà trong đó xếp các file và các tệp khác. Nhờ vào các tên tệp, tên file mà hệ thống máy tính sẽ tìm và nhận dạng chính xác các file và các tệp.
Trong những hệ điều hành hiện đại (cụ thể như trong các phiên bản Windows hiện nay) để đánh dấu các file và tệp có thể sử dụng những tên dài (đến 255 ký tự). Windows dành sự tự do rộng rãi trong đặt tên cho các file và tệp, sự hạn chế chỉ ở chỗ ở đầu hay cuối tên không được có các dấu chấm hay  khoảng trống, trong tên không được sử dụng những ký tự: \ , /, : , “, *, ?, , |.

Tài liệu tham khảo

1. ГОСТ 7.12 – Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила/Hệ thống các tiêu chuẩn về thông tin, thư viện và xuất bản. Thư mục hồ sơ. Những từ viết tắt trong tiếng Nga. Các yêu cầu và quy định chung
2. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 2788-1986 “Hướng dẫn biên soạn và phát triển thesauri đơn ngữ
3. ISO 5964-1986 “Hướng dẫn biên soạn và phát triển thesauri đa ngữ”
4. Bộ từ khoá KHCN do Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia xuất bản

TS. Nguyễn Lệ Nhung dịch từ “Tài liệu điện tử trong quản lý”

Leave a Reply