images

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho các doanh nghiệp thuộc tổ hợp quân sự quốc phòng

Tổ hợp công nghiệp quốc phòng (DIC) là một trong những khu vực lớn nhất của nền kinh tế Nga, sử dụng vài triệu nhân viên. Hơn 1.300 tổ chức đã được đăng ký vào sổ đăng ký doanh nghiệp quốc phòng: đây là các nhà máy, viện nghiên cứu và thiết kế tham gia phát triển và giới thiệu vũ khí cho quân đội và lực lượng an ninh.

Nhà nước xem xét sự phát triển của ngành công nghiệp quốc phòng là một trong những ưu tiên hàng đầu, do đó, có một chương trình nhà nước để phát triển vũ khí cho đến năm 2020, theo đó nó thực hiện khoảng mười chương trình mục tiêu liên bang hỗ trợ phát triển vũ khí mới và chuyển giao năng lực cho sản xuất của họ đến một cấp độ công nghệ mới.

Để thực hiện thành công chương trình nhà nước phát triển vũ khí, khu công nghiệp quốc phòng phải giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây:

Thông tin chuyên sâu và tăng năng suất, bởi vì sự gia tăng số lượng đơn đặt hàng dẫn đến yêu cầu khắt khe hơn về hiệu quả của doanh nghiệp;

Củng cố quản lý: nhà nước thống nhất các doanh nghiệp của tổ hợp công nghiệp quốc phòng trong vài chục cấu trúc tích hợp (tập đoàn, quan tâm và nắm giữ), trong đó tập trung các thiết kế và cơ sở sản xuất chính của các khu vực khác nhau. Những cấu trúc này, lần lượt, đang bắt đầu củng cố hàng chục (và đôi khi hàng trăm) doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo của họ, và họ cần phải có các công cụ hiệu quả để tập trung các hoạt động kiểm soát và quản lý;

Khắc phục các vấn đề thừa hưởng từ khu công nghiệp quân sự Liên Xô. Chúng bao gồm sự phân bố địa lý của các doanh nghiệp, tính không đồng nhất của cơ sở hạ tầng (máy tính, khách hàng và phần mềm máy chủ, kênh truyền thông), thành phần cụ thể của nhân viên, quá trình và với kinh nghiệm cơ bản).

Nhiệm vụ đảm bảo các yêu cầu của cơ quan quản lý: tài liệu chuyên sâu và kỹ lưỡng về cả sản phẩm và quy trình, tôn trọng tính bảo mật.

Để giải quyết những vấn đề này, các doanh nghiệp quốc phòng cần các công cụ và công nghệ hiện đại. Một trong những công cụ này là một nền tảng linh hoạt và mạnh mẽ để xây dựng một hệ thống và các giải pháp dựa trên nó, cung cấp cho việc quản lý tài liệu, nhiệm vụ và quy trình doanh nghiệp (EDMS). Trên nền tảng này, bạn có thể xây dựng cả hai hệ thống sản xuất chính trực tiếp kiểm soát thiết kế, tạo và bảo trì các sản phẩm quốc phòng và các hệ thống thông tin khác đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.

Dựa trên thực tế triển khai thực hiện trong các công ty quốc phòng, chúng ta hãy xem cách tài liệu hướng dẫn EDS đáp ứng các nhu cầu cấp bách nhất của các doanh nghiệp trong ngành này, có tính cụ thể đến chi tiết của họ.

Nâng cao hiệu quả quản lý và củng cố

Trong các cấu trúc tích hợp được tạo ra bởi nhà nước như là một phần của việc củng cố quản lý của ngành công nghiệp, với mắt thường có những vấn đề cụ thể đang ngày càng trở nên cấp tính mỗi ngày:

  • Đơn đặt hàng từ công ty mẹ đôi khi đến tay người thi hành thì thời hạn đã hết;
  • Thời gian phối hợp và thực hiện các văn bản quan trọng để thực hiện lệnh bảo vệ quốc gia (các văn bản hợp đồng, tài liệu mua sắm, quyết định của các cơ quan quản trị công ty, vv) bị chậm trễ không cần thiết;
  • Công ty mẹ thiếu một bức tranh tổng hợp, một cái nhìn chung về các quy trình hoạt động diễn ra trong các doanh nghiệp của tập đoàn;
  • Đổi lại, các công ty con không hiểu chính xác nơi các tài liệu được gửi để phê duyệt cho công ty mẹ, điều gì đang xảy ra với họ (và liệu điều đó có xảy ra không), chính xác là họ đang ở đâu và khi nào họ sẽ được điều phối, đó là, yếu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp;
  • Do thiếu một bức tranh rõ ràng, toàn diện và minh bạch trong sự lãnh đạo của các tập đoàn thống nhất, các chương trình tham nhũng đang phát triển trong các công ty con, hiệu quả sản xuất đang giảm.
  • Khả năng mất tài liệu và phá vỡ chuỗi thực hiện các đơn đặt hàng không bị loại trừ.

Do khả năng xây dựng các giải pháp phân tán, một nền tảng để xây dựng một EDS có thể cung cấp các công cụ và một chiến lược để tạo ra các hệ thống điều khiển cho các cấu trúc tích hợp. Các giải pháp được triển khai trên nền tảng tài liệu hướng dẫn là câu trả lời cho các câu hỏi như vậy:

  • Làm thế nào để đảm bảo sự chuyển động nhanh chóng của các tài liệu giữa công ty mẹ và các công ty con (và các bộ phận) theo các cách khác nhau để đăng ký tài liệu và nhiều trung tâm xử lý?
  • Làm thế nào để đảm bảo tính minh bạch và bắt buộc thực hiện các đơn đặt hàng, đơn đặt hàng và hướng dẫn của công ty mẹ được chuyển giao cho các công ty con?
  • Làm thế nào để giảm hàng triệu chi phí để hỗ trợ tài liệu về quy trình sản xuất, gửi tài liệu giữa các doanh nghiệp của tổng công ty hay chi nhánh?
  • Làm thế nào để đảm bảo, trong phân phối địa lý của các doanh nghiệp của công ty, quy trình phối hợp các tài liệu (hợp đồng, đơn mua hàng, tài liệu pháp lý địa phương, vv) với các phòng kiểm soát tập trung của công ty mẹ và các dịch vụ có trách nhiệm của các công ty con?

Tất cả những câu hỏi này đã có những câu trả lời đã được chứng minh ngày nay, và đây không phải là tính toán lý thuyết của các nhà phân tích, mà là kinh nghiệm đã được xác nhận bằng cách giới thiệu các hệ thống ECM (và đặc biệt là hệ thống quản lý tài liệu điện tử).

Quản lý doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thuộc tổ hợp quân sự – công nghiệp, có cấu trúc phân nhánh và hệ thống tương tác nội bộ phức tạp, cần sự rõ ràng của các quy trình nội bộ và chuyển động của tài liệu. Sự ra đời của một hệ thống quản lý tài liệu và việc tránh các quy trình làm giấy khiến quy trình quản lý doanh nghiệp trở nên minh bạch đến một mức độ lớn, tiết kiệm thời gian đáng kể.

Phương pháp tổ chức công việc của các doanh nghiệp quốc phòng là gần gũi hơn với phương thức sử dụng ở các bộ, ngành khác nhau so với các công ty thương mại. Các mạch tự động bao gồm quy trình, văn bản truyền thống và quy trình tài liệu theo hợp đồng: làm việc với thư từ công ty, thư từ chính thức, tự động hóa quy trình công việc quản trị và tổ chức, tài liệu quy định, đặc biệt lớn trong lĩnh vực quốc phòng và phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt.

Đặt module Docsvision và các giải pháp đối tác như công việc văn phòng , hợp đồng , các cuộc họp quản lý , quản lý hành chính khẳng định, quản lý hồ sơ lưu trữ cho phép bạn bao quát tất cả các quy trình quản lý kinh doanh chủ chốt.

Với sự ra đời của quản lý tài liệu điện tử trong ngành công nghiệp quốc phòng, doanh nghiệp phải nhận thức được những đặc thù của việc thực hiện về an ninh thông tin, chẳng hạn như:

  • Làm việc với các tài liệu bí mật (tách luồng, vòng đời khép kín của SED),
  • Tăng yêu cầu về bảo mật thông tin (bao gồm cả nơi làm việc trên thiết bị di động),
  • Tính năng tương tác giữa người triển khai và doanh nghiệp (vượt qua, dung sai, vv), giấy phép.

Tài liệu hướng dẫn dựa trên, ví dụ, các công ty Thiết kế kỹ thuật số, quy trình tự động quản lý hành chính trong mối quan tâm lớn tham gia vào sự phát triển của thiết bị quốc phòng. Kinh nghiệm của dự án này khẳng định các chức năng tăng các yêu cầu SED cho ngành công nghiệp quốc phòng và sự gần gũi của các phương pháp để các công việc và tài liệu của chính phủ cổ điển.

Lưu trữ điện tử

Lưu trữ điện tử của các doanh nghiệp là cơ sở của hệ thống tài liệu sản xuất và chứa hình ảnh quét và số hóa các tài liệu giấy (thiết kế công nghệ, báo cáo tài chính, quy định, bằng sáng chế, vv). Tạo một kho lưu trữ như vậy cho phép bạn tối ưu hóa tài liệu, khả năng sắp xếp tài liệu theo một thuộc tính nhất định, bảo quản tốt nhất tài liệu giấy trong một thời gian dài, đồng thời truy cập vào một tài liệu đơn lẻ. quy định thông qua việc sử dụng chữ ký số.

Lưu trữ điện tử dựa trên hệ thống tài liệu hướng dẫn cho phép bạn sắp xếp:

  • Lưu trữ tài liệu với kiểm soát truy cập ở cấp độ của các đối tượng hệ thống khác nhau;
  • Tìm kiếm tài liệu về các tiêu chí khác nhau với khả năng lấy mẫu tài liệu về các thông số cụ thể (đối tượng, nhà thầu, giai đoạn), cũng như tìm kiếm toàn văn bản;
  • Lưu trữ tài liệu dưới dạng bộ (gói), bao gồm một số tài liệu;
  • Cấu trúc thư mục giống cây để lưu trữ tài liệu;
  • Lưu trữ thông tin về tài liệu dưới dạng một thẻ với các chi tiết cần thiết – đối với từng loại tài liệu có thể được cấu hình danh sách chi tiết của riêng mình về các loại khác nhau;
  • Lưu trữ các tập tin tài liệu của bất kỳ định dạng nào, một hoặc nhiều tệp đính kèm vào thẻ;
  • Phân loại thẻ tài liệu (gán cho một hoặc một số chuyên mục từ thư mục tùy chỉnh và tìm kiếm nhanh trong đó);
  • Mục đích của liên kết ngữ nghĩa một chiều và hai mặt giữa các thẻ tài liệu từ một thư mục tùy chỉnh;
  • Hạn chế quyền truy cập của người dùng vào tài liệu phù hợp với tài khoản của họ, tư cách thành viên trong nhóm, vai trò thực thi và trạng thái hiện tại của tài liệu;
  • Phương tiện tìm kiếm và lấy mẫu tài liệu cho bất kỳ sự kết hợp các thuộc tính của thẻ đăng ký;
  • Hỗ trợ phiên bản tài liệu;
  • Ghi nhật ký tất cả các hành động liên quan đến tài liệu;
  • Khả năng bảo vệ tài liệu và xác nhận hành động của người dùng bằng EDS;
  • Khả năng gửi thông báo e-mail về các tác vụ nhận được, các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu và các sự kiện khác trong hệ thống;
  • Duy trì sách tham khảo và phân loại.

Kho lưu trữ điện tử trong việc thực hiện hệ thống tài liệu điện tử là một phần không thể tách rời của hệ thống được giới thiệu và, trên thực tế là nền tảng của nó. Đồng thời, các chức năng như danh pháp của các trường hợp, công việc của các nhà lưu trữ để quản lý, ghi lại, viết tắt và phá hủy các trường hợp cũng được tự động hóa.

Nền tảng tài liệu hướng dẫn cung cấp cơ hội lưu trữ lâu dài tất cả các kiến thức tích lũy của doanh nghiệp (có tính đến vòng đời của tài liệu sản phẩm, có thể là hàng thập kỷ).

Tài liệu sản xuất

Hệ thống quy trình sản xuất được sử dụng trong thiết kế, sáng tạo và bảo trì sản phẩm của các doanh nghiệp quốc phòng. Trên cơ sở tài liệu hướng dẫn, ví dụ, Thiết kế kỹ thuật số đã tự động hóa quy trình sản xuất của một trong những viện thiết kế lớn nhất tham gia vào việc phát triển tàu chiến và tàu ngầm.

Các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ có sẵn trong tài liệu hướng dẫn cho phép bạn tự động hóa các quy trình thiết kế và quy trình công việc kỹ thuật phức tạp như:

  • Phê duyệt các tài liệu kỹ thuật, bao gồm cả việc soạn thảo các văn bản dự thảo, phê duyệt trong mọi trường hợp, phê duyệt và ký thêm, có tính đến quyền hạn của người ký theo quy định – nghĩa là tất cả các bước trong hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật;
  • Hình thành một danh sách nhìn thấy;
  • Hỗ trợ làm việc với những thay đổi trong tài liệu;
  • Đăng ký chứng từ, đảm bảo giao hàng cho đối tác và kiểm soát việc trả hàng;
  • Bảo trì các mẫu tài liệu kỹ thuật, bao gồm phát triển, phê duyệt và xuất bản các mẫu;
  • Chuẩn bị báo cáo trong các phần khác nhau về công việc liên quan đến tài liệu kỹ thuật;
  • Thông báo cho người dùng về hệ thống, về quá trình phối hợp các tài liệu bằng cách sử dụng thông báo e-mail.

Cơ chế của tài liệu hướng dẫn để quản lý các quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp sản xuất cho phép hệ thống được phát triển bằng cách tự động hóa các quy trình mới và bổ sung bằng cách sử dụng trình thiết kế trực quan của các quy trình nghiệp vụ.

Tự động hoá quy trình nội bộ của doanh nghiệp quốc phòng

Trên cơ sở hệ thống tài liệu điện tử, các quy trình nội bộ khác cũng có thể được tự động hóa, cả trực tiếp tài liệu trung tâm và cả tài liệu ít liên quan.

Hầu như tất cả các doanh nghiệp quốc phòng đều có quy tắc nghiêm ngặt để thừa nhận khách truy cập và trên nền tảng dễ dàng tự động hóa quy trình đặt hàng, điều phối và đảm bảo kiểm soát tập trung quyền truy cập và tổ chức lưu trữ thông tin về khách truy cập. Có thể tích hợp hệ thống truy cập với thư mục người dùng của hệ thống tài liệu điện tử để chuyển hướng hợp tác hướng dẫn cho nhân viên vắng mặt vì nhiều lý do khác nhau (kỳ nghỉ, bệnh tật, chuyến công tác, …).

Toàn bộ quá trình sắp xếp các chuyến công tác cho nhân viên của doanh nghiệp (ví dụ, từ phòng thiết kế để sản xuất hoặc thử nghiệm) cũng đang được thực hiện.

Và đây chỉ là một vài ví dụ điển hình của các quy trình công nghiệp quốc phòng đã được tự động hóa thành công trong thực tiễn của các doanh nghiệp với sự trợ giúp của tài liệu hướng dẫn. Sử dụng tùy biến, hệ thống có thể tự động hóa bất kỳ quá trình nội bộ nào.

Nhập thay thế

Gần đây, đã có một chính sách của nhà nước về thay thế nhập khẩu, trong lĩnh vực phần mềm được thể hiện bằng cách thay thế các sản phẩm phần mềm của các nhà sản xuất nước ngoài bằng các sản phẩm của Nga. Điều này, đặc biệt, là về khả năng sử dụng phần mềm nguồn mở, có sẵn để phân tích, để xây dựng các hệ thống thông tin. Tài liệu hướng dẫn đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu cho các sản phẩm trong nước, thay thế các hệ thống nhập khẩu. Các sự kiện gần đây trong quan hệ chính sách đối ngoại của Nga và phương Tây cho thấy sự chuyển đổi sang phần mềm trong nước là một bước quan trọng và đáp ứng các yêu cầu độc lập của ngành công nghiệp quốc phòng từ các rủi ro bên ngoài.

Việc lựa chọn hệ thống của Nga để tổ chức quy trình làm việc của các doanh nghiệp quốc phòng có vẻ là quyết định khá hợp lý, có tính đến mức độ phát triển hiện đại của Nga, cũng như thực tế là các hệ thống của Nga chủ yếu tính đến các quy trình cụ thể của việc đảm bảo tài liệu cho quản lý trong thực tiễn của nước ta.

Một yếu tố bổ sung có lợi cho sự lựa chọn của hệ thống Nga là sự tiện lợi và hiệu quả của giao tiếp trực tiếp với nhà cung cấp, cũng như nhiều lợi thế khác.

Luồng tài liệu có liên quan về mặt pháp lý

Hiện tại, có một phong trào tích cực theo hướng chuyển đổi của các doanh nghiệp sang dòng tài liệu điện tử hợp pháp về mặt pháp lý, và tiểu bang thể hiện sự quan tâm trực tiếp về vấn đề này.

Các doanh nghiệp thuộc tổ hợp quân sự – công nghiệp giống như tất cả các công ty khác trao đổi tài liệu với nhà thầu, khách hàng và tổ chức cung cấp các hoạt động hành chính và kinh tế của doanh nghiệp.

Ở Nga, đã có hàng chục doanh nghiệp đã thiết lập lưu thông tài liệu có ý nghĩa pháp lý về tài liệu chính và hợp đồng với các đối tác của họ. Sớm hay muộn, hầu hết các tài liệu sẽ trở thành điện tử và những doanh nghiệp bắt đầu quá trình chuyển đổi này sớm hơn những người khác cuối cùng sẽ nhận được một lợi thế cạnh tranh.

Đáp lại nhiệm vụ này, các giải pháp SED cho phép trao đổi tài liệu điện tử giữa các công ty thông qua Internet: trực tiếp từ Cẩm nang hướng dẫn sử dụng hệ thống trao đổi tài liệu điện tử.

Tất cả các tài liệu điện tử được gửi và nhận bởi Cẩm nang hướng dẫn thông qua mô-đun tích hợp với hệ thống trao đổi tài liệu điện tử được ký bằng chữ ký số và có hiệu lực pháp lý.

Trải nghiệm triển khai thành công

Qua nhiều năm trong hệ thống tài liệu hướng dẫn, hàng chục dự án đã được triển khai cho các doanh nghiệp quốc phòng. Có một sự hiểu biết đầy đủ về các chi tiết cụ thể của việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu cho các doanh nghiệp của tổ hợp quân sự-công nghiệp, chúng tôi sẵn sàng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của chúng tôi với bạn.

Để tìm hiểu thêm về khả năng tạo hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho các doanh nghiệp quốc phòng, hãy truy cập phần triển khai trong ngành quốc phòng , tải xuống đánh giá của khách hàng và mô tả dự án do chúng tôi triển khai, thông tin về giải pháp hoặc đặt câu hỏi cho chúng tôi.

Việc giới thiệu hệ thống tài liệu điện tử là một cách đơn giản và đáng tin cậy để vượt qua những khó khăn hiện tại vì nhiều lý do có thể xảy ra của nội bộ tổ chức của các doanh nghiệp quốc phòng. Sự linh hoạt của nền tảng Tài liệu hướng dẫn cung cấp khả năng tự tin giải quyết các nhiệm vụ chính của quy trình làm việc, tự động hóa các quy trình chính và, do đó, nâng cao hiệu quả của các quy trình nghiệp vụ.

Chernyshev Alexey, chuyên gia  hệ thống công ty thiết kế kỹ thuật số

Nguyễn Lệ Nhung dịch từ nguyên bản tiếng Nga

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *