Lưu trữ trong thời đại kỹ thuật số: gần gũi hơn với mọi người, với các tổ chức và Internet

Alexander Vladimirovich Radchenko, Trưởng phòng Lưu trữ của ELAR Corporation – một trung tâm năng lực trong lĩnh vực tự động hóa lưu trữ nhà nước.

Bài viết dưới đây nói về triển vọng phát triển ngành lưu trữ ở Nga bằng các công nghệ hiện đại.

 

Đến năm 2024, Chương trình quốc tế về kỹ thuật số, kinh tế kỹ thuật số cung cấp cho việc thay đổi hầu hết các quy trình quản trị công bằng cách chuyển sang sử dụng tài liệu và dữ liệu điện tử, tạo ra một hệ thống các nền tảng phần mềm tương thích. Điều này nhằm mở rộng cơ hội cho công dân và tổ chức tương tác với nhà nước, để đảm bảo cung cấp dịch vụ công ở chế độ chủ động (chia sẻ thông tin giữa các bộ phận và ra mắt dịch vụ mà không cần có yêu cầu nào từ công dân), cũng như loại bỏ bất bình đẳng kỹ thuật số đối với các dịch vụ công cộng, một phần của sự liên kết của mức độ tin học hóa của các tổ chức ngành của chính phủ trong cả nước.

Một trong những thành phần quan trọng của quá trình số hóa là ngành lưu trữ, vì các tổ chức lưu trữ là người giám sát và cung cấp thông tin xã hội quan trọng mà công dân, tổ chức và chính quyền sử dụng trong nhiều tình huống cuộc sống, bao gồm xác nhận tình trạng xã hội và sự thật lịch sử, hoạt động khoa học, nghiên cứu phả hệ,…

Yêu cầu từ người dùng thông tin lưu trữ

Trong thập kỷ qua, Lưu trữ đã đạt được tiến bộ đáng kể trong việc tạo ra các công cụ cung cấp thông tin lưu trữ. Phông lưu trữ hiện tại và số hóa bản danh mục cho phép đạt được mức độ hoàn thiện và chất lượng thống kê của các phông cao. Sự ra đời của các hệ thống thông tin tự động hiện đại ở cấp độ của các thực thể cấu thành của Liên bang Nga và các tổ chức lưu trữ cá nhân đã tạo cơ sở cho việc phục vụ người dùng trong phòng đọc và đáp ứng các yêu cầu xã hội và pháp lý. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là việc nhận thức chưa đầy đủ về tiềm năng hiện diện trên Internet và việc sử dụng các kênh kỹ thuật số mở để cung cấp thông tin lưu trữ cho người dùng.

Người dùng hiện đại – công dân cần truy cập vào kho lưu trữ hàng ngày, cho mục đích nghiên cứu phả hệ, công trình khoa học hoặc giáo dục văn hóa theo cách thông thường – từ máy tính hoặc điện thoại di động của họ, bất kể vị trí (nguyên tắc ngoài lãnh thổ). Mặc dù việc tạo ra các trang web và cổng thông tin bằng các dịch vụ và tổ chức lưu trữ, nhu cầu này không được thỏa mãn. Để tìm kiếm thông tin, người dùng buộc phải đăng nhập và đăng nhập vào hàng chục trang web và trong hầu hết các trường hợp, họ không thể nhận được trợ giúp từ một tổ chức cụ thể từ xa dưới dạng điện tử.

Do đó, trong xã hội có một yêu cầu rõ ràng về việc tạo ra các phương tiện truy cập thông tin lưu trữ thống nhất, thuận tiện thay vì thực tế không có bằng chứng trong thế giới hiện đại về chi phí (tạm thời và tài chính) cho các chuyến đi đến kho lưu trữ. Tạo các cơ chế như vậy có thể là một yếu tố mạnh mẽ trong việc phổ biến tài liệu lưu trữ và thu hút người dùng mới.

Đổi lại, người dùng – tổ chức khi kết xuất dịch vụ nhà nước cần tương tác nhanh với tài liệu lưu trữ dưới dạng điện tử thông qua các yêu cầu pháp lý và xã hội, vì điều này được phản ánh trong các chỉ số chính hoạt động của họ và sự hài lòng của công dân.

Ngoài ra, yêu cầu công khai thứ ba – nhu cầu lớn của các tổ chức – nguồn nộp lưu để giảm chi phí quản lý tài liệu lưu trữ, chuẩn bị và chuyển chúng để lưu trữ vĩnh viễn, vì các mục chi phí này không phải là cốt lõi cho tất cả các tổ chức và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế chung. Rõ ràng, theo quan điểm về sự đa dạng và số lượng lớn các tổ chức, giải pháp cho họ phải được thống nhất và tiêu chuẩn hóa.

Triển vọng cho bước nhảy vọt công nghệ

Điều này được hiểu rằng câu trả lời cho ít nhất ba yêu cầu phổ biến trong xã hội có thể là một sự thay đổi trong việc số hóa ngành lưu trữ – sự chuyển đổi từ sự phát triển và nhân rộng các hệ thống và dự án lưu trữ riêng lẻ để tạo ra một nền tảng duy nhất chứa một bộ dịch vụ thống nhất cho tất cả các tổ chức, công dân và tổ chức lưu trữ. Cách tiếp cận này hiện được Bộ Truyền thông và Chính phủ Liên bang Nga công nhận là cơ chế hiệu quả nhất để phổ biến các hoạt động thành công. Quyết định này cũng được hỗ trợ bởi các kế hoạch số hóa các lĩnh vực hành chính công liên quan: việc chuyển giao bởi tất cả các cổng dịch vụ công cộng trong khu vực sang Cổng thông tin dịch vụ công cộng thống nhất (EPGU), tạo ra các nền tảng phần mềm dành riêng cho các cơ quan sử dụng thông tin lưu trữ.

Có mọi lý do để nói về sự sẵn sàng của ngành công nghiệp lưu trữ để vượt qua chặng cuối cùng này, vì có khả năng tích hợp vào một nền tảng duy nhất phát triển tiên tiến, sẵn sàng được thực hiện bởi các tổ chức và dịch vụ lưu trữ của Nga. Nó có thể dựa trên IP WIKAD, được phát triển theo yêu cầu của Cơ quan lưu trữ liên bang, một hệ thống thông tin đám mây toàn diện được thiết kế để cung cấp cho kho lưu trữ liên bang một bộ công cụ tự động hóa để lưu trữ các chức năng, các công cụ được tạo sẵn để duy trì hệ thống công cụ tra tìm thông minh và ủy quyền thông qua Hệ thống xác thực và xác thực thông minh đặt hàng dịch vụ thông qua văn phòng người dùng cá nhân, nhận và thực hiện thanh toán cho một số dịch vụ thông qua Hệ thống thông tin nhà nước (GIS GMP), và vân vân… (Sau này sẽ được đưa vào khai thác với việc áp dụng các thay đổi cần thiết trong pháp luật.)

Giải pháp này có thể nhanh chóng được nhân rộng đến cấp độ lưu trữ khu vực và thành phố. Do đó, mỗi kho lưu trữ được kết nối sẽ nhận được bộ dịch vụ tương tác người dùng và tự động hóa tiên tiến nhất và, khi đã tải xuống hệ thống công cụ tra tìm, ngay lập tức bắt đầu khả năng cung cấp dịch vụ điện tử và sử dụng các lợi thế khác của nền tảng kỹ thuật số.

Trong tương lai, định dạng của một nền tảng duy nhất ngụ ý loại bỏ bất bình đẳng kỹ thuật số của Google – tất cả các tổ chức lưu trữ, bất kể mức độ thông tin và điều kiện tài chính hiện tại, sẽ được cung cấp các cơ hội bình đẳng để tự động hóa các hoạt động và cung cấp dịch vụ, và công dân có thể truy cập tài nguyên và dịch vụ của bất kỳ kho lưu trữ nào. .

Các thành phần của một nền tảng duy nhất

Dịch vụ lưu trữ và các tổ chức của Nga đã tạo ra một số nền tảng công nghệ có thể được tích hợp hài hòa vào một nền tảng lưu trữ duy nhất để đáp ứng nhu cầu của người dân và các tổ chức. Ngày nay, có một sự hiểu biết rằng, là một phần của một nền tảng duy nhất, cần phải triển khai các dịch vụ tương tác giữa các tài liệu lưu trữ với Phông Hưu trí của Nga, Phông an sinh xã hội với những người dùng thông tin lưu trữ khác ở dạng điện tử. Cơ hội như vậy tồn tại và có thể được nhận ra bằng cách kết hợp vào nền tảng hợp nhất đã sẵn sàng, thông qua hoạt động thử nghiệm trong một số cơ chế tích hợp khu vực với Phông Hưu trí của Nga, Phông an sinh xã hội. Cần lưu ý rằng việc tích hợp với các nền tảng Phông Hưu trí của Nga, Phông an sinh xã hội có thể đạt được tập trung ở cấp liên bang, trong khi tích hợp với Phông Hưu trí của Nga, Phông an sinh xã hội sẽ yêu cầu kết nối với các thành phần chính phủ điện tử trong mỗi thực thể cấu thành riêng lẻ của Liên bang Nga. Việc thực hiện các khả năng của chức năng này sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời các chứng chỉ lưu trữ và báo cáo điện tử về nhu cầu xã hội và pháp lý của công dân và chính quyền, điều này sẽ cải thiện chất lượng cung cấp hầu hết các dịch vụ công cộng xã hội.

Dự kiến trong ba năm tới, nhiệm vụ nhận tài liệu điện tử để lưu trữ sẽ xuất hiện và có nhu cầu lớn trên khắp nước Nga. Nhu cầu này gắn liền với việc hoàn thành chu trình tích lũy tài liệu điện tử đầu tiên (bản chính), do sự ra đời của các tài liệu điện tử ở cấp khu vực và cấp phòng ban.

Tạo một nền tảng duy nhất sẽ giải quyết vấn đề này. Ngay hôm nay, phương thức tích cực hàng đầu về tự động hóa và điều chỉnh các quy trình này ở cấp độ khu vực đã được khắc phục – một dự án để xây dựng giao diện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hợp nhất và Hệ thống thông tin lưu trữ hợp nhất của Cộng hòa Tatarstan. Ở giai đoạn đầu tiên của việc tạo ra một nền tảng thống nhất, việc tiếp nhận các tài liệu điện tử từ các nguồn thu thập ở cấp liên bang (Tổng thống, cơ quan hành pháp liên bang, cơ quan lập pháp và tư pháp) có thể được thực hiện.

Sự hiện diện của chức năng như vậy trong một nền tảng duy nhất sẽ đảm bảo nhận được tài liệu điện tử từ tất cả các tổ chức quan tâm – nguồn bổ sung ở Nga, bất kể kho lưu trữ có khả năng lưu trữ tài nguyên kỹ thuật số (sử dụng dung lượng của Trung tâm xử lý dữ liệu).

Cơ hội bổ sung để thúc đẩy và phát triển

Để kết luận, chúng tôi lưu ý một khía cạnh quan trọng khác. Việc triển khai một nền tảng phần mềm duy nhất sẽ dẫn đến việc thay thế hàng trăm trang web bằng một điểm truy cập tổng hợp, dễ nhận biết đối với các dịch vụ và tài nguyên lưu trữ, nghĩa là một phương tiện tự cung cấp phổ biến các dịch vụ và dự án lưu trữ. Điều này sẽ mở ra khả năng áp dụng một loạt các cơ chế kỹ thuật số khổng lồ để thu hút người dùng. Nền tảng hợp nhất sẽ cung cấp đầy đủ tính minh bạch và khả năng quản lý của các quy trình cung cấp dịch vụ lưu trữ, thu thập và phân tích số liệu thống kê về hoạt động của các tổ chức trong các phần khác nhau và do đó sẽ trở thành một công cụ để thực hiện chính sách có hệ thống và phối hợp để phát triển ngành.

Việc tạo văn phòng cho các tổ chức là nguồn thu thập với chức năng lưu giữ hồ sơ tài liệu của họ liên quan đến thành phần của Phông Lưu trữ Liên bang Nga, việc chuẩn bị danh mục tài liệu và tài liệu cho Hội đồng xác định giá trị tài liệu hiện có thể được coi là bước ưu tiên. Số hóa các quy trình này sẽ giảm bớt một phần khối lượng công việc từ chính các tổ chức và cung cấp cho các tổ chức lưu trữ một cơ chế lập kế hoạch hoạt động hiệu quả.

Do đó, bằng cách tiếp cận phối hợp dựa trên sự hợp nhất của các phát triển hiện có, đến năm 2024, chất lượng và khối lượng thực hiện của dịch vụ lưu trữ có thể được tăng lên đáng kể, và ngành công nghiệp lưu trữ gần với các nhà lãnh đạo về sự thâm nhập và tương tác công nghệ với người dân và tổ chức.

TS. Nguyễn Lệ Nhung dịch

Nguồn: Радченко А.В. – Архивы в цифровую эпоху: ближе к людям, организациям и Интернету

Số 6/2018 Lưu trữ nước Nga

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *