CÁC VẤN ĐỀ THỰC HIỆN CHỨC NĂNG VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Cách đây không lâu ở Nga đã xuất hiện vấn đề quản lý tài liệu điện tử. Bắt đầu viết bài viết này, chúng tôi đã đề ra một tổng quan ngắn gọn về các vấn đề chính trong quản lý tài liệu điện tử. Bất kỳ công nghệ nào có ưu và khuyết điểm của nó. Quản lý tài liệu điện tử cũng không phải là ngoại lệ. Theo thực tế cho thấy, ở giai đoạn này quản lý tài liệu điện tử có nhiều bất lợi hơn lợi thế.

Nếu kinh nghiệm lâu đời với tài liệu giấy cho thấy tất cả các vấn đề chính đã được giải quyết, ở đây, liên quan đến tài liệu điện tử, chúng tôi chỉ có thể nói rằng hai mươi lăm năm kinh nghiệm đã đạt được, vấn đề chính là rõ ràng và có một số kinh nghiệm trong việc giải quyết chúng.

Gần đây, vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Nga ngày càng trở nên có liên quan đến việc giới thiệu các công nghệ thông tin đang tăng tốc, tài liệu điện tử đang bắt đầu dần dần có mặt trên các phương tiện truyền thông. Thay đổi đáng kể khung pháp lý văn phòng và trong khu vực công, một chương trình để tạo ra một “chính phủ điện tử” đang được thực hiện, điều này cũng dẫn đến việc tăng cường vai trò của các tài liệu điện tử [2].

Lưu lượng tài liệu điện tử nói chung là gì? Quản lý tài liệu điện tử là hệ thống tài liệu trong đó toàn bộ mảng tài liệu được tạo, truyền và lưu trữ được hỗ trợ bằng cách sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trên máy tính, kết hợp thành cấu trúc mạng, cung cấp khả năng tạo và duy trì cơ sở dữ liệu phân tán. Đồng thời, việc sử dụng tài liệu giấy không bị từ chối, nhưng ưu tiên là tài liệu điện tử được tạo, chỉnh sửa và lưu trữ trong máy tính.

Như đã đề cập, mọi công nghệ đều có ưu và khuyết điểm của nó.

Ss Malofeev, N. Khramtsovskaya, phân biệt lợi thế của quản lý tài liệu điện tử:

  • tăng tốc quy trình công việc;
  • khả năng truyền tải tài liệu qua các kênh truyền thông kỹ thuật số;
  • tài liệu điện tử dễ tạo, chỉnh sửa, nhân bản, phân phối và chuyển tiếp;
  • Dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết về hệ thống máy tính tìm kiếm (theo ngữ cảnh);
  • trong kinh doanh và quản trị công, tài liệu điện tử, nếu được sử dụng đúng cách, có thể đẩy nhanh việc ra quyết định và nâng cao chất lượng của chúng [3].

Tuy nhiên, các tài liệu điện tử, giống như bất kỳ công nghệ nào, có những hạn chế riêng phải được tính đến. Hiện tại, chúng ta đang xem xét các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử.

S.L. Kuznetsov, N. Khramtsovskaya, phân biệt điểm tồn tại về quản lý tài liệu điện tử :

  • sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ, buộc các tổ chức liên tục cải thiện phương pháp làm việc của họ, thường xuyên chuyển tài liệu và thông tin từ hệ thống này sang hệ thống khác và chuyển chúng từ phương tiện và định dạng lỗi thời sang định dạng mới;
  • cuộc sống dịch vụ ngắn của truyền thông với sự đa dạng của nó, dẫn đến việc cập nhật thường xuyên, điều này đòi hỏi tổ chức phải liên tục giám sát tính toàn vẹn của thông tin;
  • sự phức tạp của việc không chỉ bảo tồn, mà còn phá hủy các tài liệu điện tử so với các tài liệu giấy;
  • sự cần thiết phải sử dụng các nhân viên có trình độ cao nên tự động tăng chi phí quản lý tài liệu và thông tin [2].

Vấn đề chính của một tài liệu điện tử là sự hiểu lầm về sự khác biệt giữa các tài liệu tạm thời và có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn. Từ quan điểm của nhân viên quản lý, tất cả các tài liệu phải được xử lý theo một chương trình, đòi hỏi phải cố gắng chuyển tất cả các tài liệu thành dạng điện tử mà không có ngoại lệ. Tuy nhiên, tất cả các công nghệ quản lý tài liệu điện tử hiện đại chủ yếu nhằm mục đích tổ chức công việc với tài liệu hiện tại: đảm bảo tốc độ truyền tệp tài liệu văn bản, hình ảnh được quét. Điều này đảm bảo hiệu quả của việc chuyển giao tài liệu, phối hợp, tìm kiếm toàn văn bản thuận tiện, có nghĩa là, làm tăng đáng kể hiệu quả công việc. Nhưng những công nghệ này không nhằm mục đích lưu trữ tài liệu dài hạn, không đảm bảo ý nghĩa pháp lý của chúng trong thời gian dài [1].

Cơ sở của công nghệ chữ ký số điện tử được đặt ra năm 2002 trong Luật Liên bang số 1-ФЗ “Chữ ký điện tử kỹ thuật số” và được quy định trong năm 2011 trong Luật liên bang số 63-ФЗ “Về chữ ký điện tử” là nguyên tắc hoạt động tương tự, được sử dụng để đảm bảo ý nghĩa pháp lý của tài liệu. Chỉ trong luật đầu tiên là khái niệm “chữ ký điện tử kỹ thuật số” được sử dụng, và vào năm 2011 nó đã được thay thế bằng khái niệm “chữ ký số nâng cao đủ điều kiện”. Các phiên bản đơn giản khác của chữ ký điện tử, xuất hiện trong luật năm 2011, chỉ có thể được sử dụng nếu có các hành vi pháp lý riêng biệt điều chỉnh đơn đăng ký của họ. Công nghệ sử dụng các phương pháp mã hóa, một hệ thống khóa công khai và riêng tư yêu cầu hệ thống trung tâm xác thực có liên quan, cung cấp ý nghĩa pháp lý của các tài liệu hiện tại, ví dụ: tài liệu ngân hàng, báo cáo nộp đơn, thậm chí chỉ chuyển giao tài liệu giữa các phòng ban. Nhưng nó không áp dụng cho việc lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử trong kho lưu trữ. Làm thế nào để đảm bảo việc lưu trữ và sử dụng cơ sở dữ liệu khóa công khai cần thiết để xác minh tính hợp lệ của chữ ký số? Làm thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn của tập tin? Ngày nay, các tài liệu thường được tạo ra trong Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project và các tài liệu khác, nhưng làm cách nào chúng ta có thể đảm bảo rằng các tài liệu có thể được xem ở các định dạng này sau 10, 20, 30, 100 năm? Nhiều khả năng, những tệp này sẽ được chuyển đổi sang một số định dạng khác và điều này đồng nghĩa với việc hủy bỏ chữ ký số [1]

Chính định dạng của các tập tin lưu trữ cũng là một vấn đề. Ngoài ra, các tổ chức phổ biến nhất có thể sử dụng nhiều định dạng khác, chẳng hạn như Open Office, PDF, các định dạng kỹ thuật. Đây không phải là đề cập đến thực tế là các phiên bản khác nhau của cùng một chương trình cũng có thể sử dụng các định dạng khác nhau. Ví dụ nổi tiếng nhất là các phiên bản định dạng tài liệu Microsoft Word: 95, 97–2003, 2007–2010. Tuy nhiên, để chơi loại tệp này bạn cần một chương trình nào đó, điều này đòi hỏi một hệ điều hành cụ thể chạy trên một bộ phần cứng giới hạn… Tất nhiên, bạn có thể chuyển đổi tất cả tài liệu sang PDF, đặc biệt vì có tiêu chuẩn ISO quốc tế mô tả một loại đặc biệt – Định dạng PDF, được gọi là lưu trữ PDF, chỉ dành cho lưu trữ dài hạn – ISO 19005-1: 2005 / Cor.1: 2007 Quản lý hồ sơ. Định dạng tệp tài liệu điện tử để lưu trữ lâu dài, Phần 1. Sử dụng PDF 1.4 (PDF / A-1). (“Quản lý tài liệu – Định dạng tệp tài liệu điện tử để bảo quản lâu dài”). Nhưng sử dụng nó để chuyển đổi các tập tin với phông chữ Cyrillic, thường với định dạng phức tạp, đòi hỏi nhiều nghiên cứu hơn [1].

Một tùy chọn khác – việc tạo các máy ảo, bao gồm một bộ phần mềm cần thiết để xem các loại tệp này hoặc các loại tệp khác. Ví dụ, một máy ảo với Windows 95 và Office 95, với Windows XP và Office 2003, với Windows 7 và Office 2010. Nhưng trong khi các công nghệ này cũng không được làm việc.

Một vấn đề khác là làm thế nào để đảm bảo sự an toàn của các tài liệu điện tử. Công nghệ bảo quản giấy từ lâu đã được biết đến và phát triển tốt. Chúng tôi có thể, nếu cần thiết, để khôi phục tài liệu bị hư hỏng, chống nấm mốc, v.v. Và làm thế nào để đảm bảo sự an toàn của tài liệu điện tử? Các phương tiện truyền thông, ngay cả với một ghi âm một lần, là ngắn ngủi. Đĩa CD và DVD bị phá hủy, băng bị bong ra, tất cả đều yêu cầu hệ thống phần mềm và phần cứng đặc biệt để phát lại, cũng có tuổi thọ giới hạn. Tiêu chuẩn ISO / TR 18492: 2005 về bảo quản dài hạn các tài liệu dựa trên tài liệu điện tử chứa các hướng dẫn chung để kéo dài tuổi thọ của phương tiện và tài liệu điện tử. Nhưng khi chúng ta nói về các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, rủi ro là không thể chấp nhận được. Bất kỳ phần cứng và phần mềm phức tạp nào đều có thể thất bại do lỗi kỹ thuật, sự cố, lỗi nhân viên bảo trì, và có thể là sự kết hợp của tất cả các yếu tố này. Và nếu vi phạm các quy tắc bảo quản trong kho lưu trữ truyền thống có thể dẫn đến mất một hoặc nhiều tài liệu, sự thất bại trong hệ thống máy tính có thể dẫn đến mất toàn bộ mảng thông tin, điều này hoàn toàn không thể chấp nhận được [1].

Các tài liệu lưu trữ truyền thống không có thiết bị cũng như các chuyên gia CNTT có trình độ để có thể đảm bảo sự an toàn và sử dụng mảng tài liệu điện tử và hình ảnh tài liệu điện tử. Vấn đề có thể được giải quyết bởi Trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử (CECD), một loại trung tâm dữ liệu chuyên ngành có thể lưu trữ các mảng lưu trữ liên bang, cũng như chấp nhận lưu trữ các mảng tài liệu được hình thành trong kho lưu trữ của các đối tượng Liên bang – điểm truy cập “để lưu trữ tài liệu thông qua cổng” Lưu trữ của Nga “. Việc thành lập một Trung tâm Lưu trữ tài liệu điện tử vẫn đang được nghiên cứu và phối hợp với tất cả các cơ quan liên quan [1].

Theo truyền thống, cơ sở thống kê trong kho lưu trữ là danh mục hồ sơ. Đó là vấn đề vừa là đơn vị thống kê vừa là đơn vị bảo quản. Và bây giờ các nhà lưu trữ đã được giao nhiệm vụ số hoá, tức là quét các tệp lưu trữ, để đảm bảo sự tiện lợi của việc sử dụng chúng, để giới thiệu các tài liệu lưu trữ trong một lượt rộng, đặt chúng trên Internet. Đây là một công việc rất tốn kém và dài hạn: số hóa các tài liệu lưu trữ, mô tả và đưa vào hệ thống thống kê tự động các tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang Nga. Nhưng nếu EDS của phòng ban xuất hiện trong các tổ chức, điều này có nghĩa là thẻ điện tử đã được nhập vào từng tài liệu trong tổ chức và bản thân tài liệu đã được quét hoặc đính kèm vào thẻ dưới dạng tệp nguồn. Đã tổ chức tiếp nhận phần EDS của bộ phận hàng năm cùng với phần tài liệu giấy truyền thống hàng năm, do đó, các kho lưu trữ sẽ nhận được một bộ máy tham khảo khoa học gần như sẵn sàng trong các trường hợp được chấp nhận, bao gồm các mô tả ở cấp tài liệu và tài liệu ở dạng điện tử. Trong trường hợp này, nếu chúng tôi chấp nhận cả giấy và tài liệu điện tử cùng lúc, vấn đề khó khăn nhất – đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu điện tử – tự động bị xóa. Chúng tôi có một tài liệu giấy và có một bản sao điện tử thuận tiện để làm việc, cho phép tìm kiếm nâng cao, truy cập từ xa qua Internet, v.v.

Dựa trên những điều trên, sơ đồ tự động hóa công việc với các tài liệu có vẻ hợp lý nhất: các tài liệu được tạo ra ở các thể chế dưới dạng điện tử, trong khi ở dạng điện tử, chúng có thể được phối hợp và ký kết. Nhưng tất cả các tài liệu lưu trữ lâu dài nhất thiết phải được hiển thị trên giấy, ví dụ, người quản lý tiếp nhận hoặc trong dịch vụ DOE và được ký trên giấy. Trong phần lớn các tổ chức, các tài liệu lâu dài cấu thành không quá 5–10% tổng số tài liệu được tạo trong hoạt động của tổ chức. Tài liệu lưu giữ tạm thời (tối đa 5 năm) chỉ có thể tồn tại ở dạng điện tử. Các tài liệu về thời hạn sử dụng vĩnh viễn, vì chúng được tạo ra ban đầu dưới dạng điện tử, cũng sẽ có một bản “sinh đôi” điện tử. Bản sao điện tử này sẽ được sử dụng cho mục đích tham khảo.

Từ tất cả những gì đã được nói sau đó vẫn còn rất nhiều vấn đề trong quá trình chuyển đổi sang tài liệu điện tử. Điều này đòi hỏi các nhà lưu trữ phải nghiên cứu cẩn thận về tất cả những vấn đề này.

Tài liệu tham khảo

  1. Kuznetsov, S.L. Các vấn đề về chuyển đổi sang tài liệu điện tử: dưới góc nhìn của nhà lưu trữ / SL. Kuznetsov // Văn thư. – 2011.- №4.tr. 17-25
  2. Khramtsovskaya, N. Chuyển từ tài liệu giấy sang lưu thông tài liệu hỗn hợp / N. Khramtsovskaya // Kadrovik. Quản lý hồ sơ nhân sự.- 2009.-№2.- tr. 4-9
  3. Malofeev S.S. Giới thiệu về việc sử dụng chữ ký điện tử kỹ thuật số trong lưu thông tài liệu điện tử / S.S. Malofeyev // Văn thư. -2007.-№4.-s. tr. 6-9

Tác giả: Ильина Е.С.Кожушкова Н.В.

Dịch giả: Nguyễn Lệ Nhung

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *