nghe_thu_ky_van_phong

Người thư ký trong văn phòng hiện đại

Người thư ký trong một văn phòng hiện đại không còn phân ra từng công việc riêng lẽ như thư ký đánh máy hay thư ký xử lý văn bản v.v…. mà người thư ký ngày nay là một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng. Họ là người trợ giúp đắc lực cho Giám đốc, để giải phóng Giám Đốc ra khỏi những công việc có tính chất sự vụ, giúp Giám đốc có thời gian tập trung đầy đủ vào những công việc quan trọng về kinh doanh và sản xuất.

Nói rộng ra là họ vừa giữ cho cấp trên thực hiện tốt các kết quả đề ra vừa cáng đáng những nhiệm vụ hành chánh mà cấp trên tin cậy giao cho như:

–          Đóng vai trò trung tâm tin tức

–          Tổ chức những công việc hàng ngày,

–          Đề xuất công việc

–          Chuẩn bị những cuộc công tác xa và những cuộc hội họp

–          Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ.

Các nhiệm vụ thông thường của người thư ký gồm:

–          Công tác văn thư

–          Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax

–          Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản

–          Tổ chức lưu trử văn bản.

–          Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý

–          Đón tiếp khách

–          Tổ chức các buổi hẹn gặp

–          Tổ chức cho chuyến đi công tác

–          Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng

–          Sử dụng máy vi tính thành thạo

–          Tra tìm tài liệu.

–          Mở sổ nhật ký công tác

–          Lập lịch công tác cá nhân

–          Lập lịch công tác cho người phụ trách

–          Lập lịch hoạt động công ty trong tuần

–          Lập bảng công tác

–          Tổ chức hội nghị

Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ngày nay phải phát huy tính chủ động, năng lực sáng tạo và phải biết sử dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để xử lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải có khả năng phục vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp và phải đảm bảo được kết của những người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:

–          Khi các lãnh đạo làm việc trong cùng một thời gian họ sẽ đua nhau tận dụng thời gian của người thư ký

–          Người thư ký có thể gặp khó khăn khi quyết định dành ưu tiên cho ai

–          Công việc có thể gây ra mâu thuẩn giữa các người phụ trách

Để làm tốt công việc này đòi hỏi người thư ký phải có một óc tổ chức, khả năng làm việc cao. Những buổi họp nội bộ rất cần thiết để hiểu được quan điểm chung và sự đóng góp của mỗi thành viên, nhằm đánh giá được những cái ưu tiên và những công việc có kỳ hạn. Dựa vào đó sẽ đề ra một thời khoá biểu thích hợp nhằm cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho mỗi người có hiệu quả và được hài lòng.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *