filearchive.cnews_.ru_img_reviews_2010_11_26_pic1_ae95a

Vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử

Qun lý tài liu đin t Nga đang tr nên ph biến hơn. Các tài liu đin t đã được tích cc s dng trong kinh doanh, các tòa án đang chuyn sang dng công vic đin t. Trong tương lai gn, lưu tr s phi chp nhn hàng ngàn, hàng triu, và có th hàng t tài liu đin t. Tài liệu điện tử s cn phi được lưu tr trong nhiu năm mà không vi phm tính toàn vn, tính xác thc, bo qun thông tin có th cn thiết bt c lúc nào. Và điu này chc chn s gây ra rt nhiu vn đ. Lưu trữ tài liệu điện tử được đặc trưng bởi sự vắng mặt của một khuôn khổ pháp lý tương ứng và quy định thống nhất cho tất cả mọi người. Nhưng trong những điều kiện này, không thể không nhìn vào thực tế là các tài liệu điện tử đã thay thế vị thế của họ trong các hoạt động kinh doanh của cả hai cơ cấu nhà nước và các tổ chức thương mại.

Bây gi có nhng cơ s d liu ln ca nhà nước có thi hn s dng c đnh, mc dù không có ai phi gii thích cho cơ quan nhà nước – ch s hu ca nhng cơ s này – chúng phi được lưu gi như thế nào và giá tr pháp lý ca thông tin và tài liu được lưu tr như thế nào. Đng thi có mt s min cưỡng liên tc đ đi phó vi các vn đ ca lưu tr đin t cp tiu bang.

Trong vic t chc lưu tr lâu dài và vĩnh vin các tài liu đin t có th được chia thành hai nhim v. Đu tiên là bo v ni dung thông tin ca các tài liu đ đm bo kh năng s dng ca h trong kinh doanh và trong chính ph. Đi vi tt c s phc tp ca nó, nhim v là rõ ràng. Có rt nhiu kinh nghim thc tế trong lĩnh vc này, bao gm c trong nước, đ đ thu hi các chương trình đang din ra đ tiết kim thông tin khoa hc có giá tr t băng t ghi li trong nhng năm 80 và 90 của thế kỷ trước. Nhim v th hai là bo tn không ch ni dung, mà còn là ý nghĩa pháp lý ca các tài liu, đ bn luôn có th chng minh tính toàn vn và tính xác thc ca chúng.  đây, kinh nghim trong nước  còn rất ít, vì vy thường phi học tập kinh nghiệm từ nước ngoài. Nhưng ngay c đó, không phi mi vn đ đu được gii quyết.

Làm vic vi các tài liu nên được t chc đ bt c lúc nào cũng có th chng minh rng đây là thông tin đáng tin cy mà không b bóp méo, thay đi hoc b hng theo thi gian.

S an toàn ca các tài liu đin t, như mt quy lut, cung cp mt s dch v. B phn CNTT thường t chc lưu tr và truy cp trc tuyến thông tin, gii quyết các vn đ lưu tr k thut. B phn an ninh thông tin nhìn thy nhim v chính ca nó trong vic đm bo tính bo mt, tc là trong vic hn chế truy cp thông tin. Cui cùng, dch v lưu tr (và đôi khi lut sư) có liên quan đến vic đm bo vic lưu gi thông tin đin t dưới dng văn bn pháp lý có liên quan. T góc nhìn ca doanh nghip lưu tr mc đích chính không phi là đ đm bo s an toàn ca tài liu cá nhân, và bo qun các tp tin tài liu, cùng vi mi quan h ca h đ có th hiu được vai trò ca các tài liu này trong kinh doanh ca t chc. Giá tr ca mt tài liu cá nhân ch yếu ph thuc vào ng cnh – v hoàn cnh to và s dng ca nó, trong mi tương quan ca nó vi các tài liu khác.

Nếu trong thủ tục giấy tờ này hoặc trường hợp đó kết hợp một cách vật lý các giấy tờ trên máy tính với một dấu hiệu hoặc tính năng nhất định, thì trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các tài liệu, theo quy định, không phải là vật lý trong các trường hợp liên quan. Rất thường xuyên, danh pháp và thành phần của các trường hợp chỉ là một biểu diễn logic của nội dung của cơ sở dữ liệu và có thể có các biểu diễn thay thế. Các tài liệu “sản sinh ra trong quá trình hoạt động” hầu như và logic này – chính bối cảnh – cũng có thể bị biến dạng hoặc bị mất – bạn có thể lưu tất cả các tài liệu riêng lẻ, nhưng mất thông tin về các mối quan hệ logic của chúng.

Một trong những vấn đề chính phải được giải quyết khi tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử là đảm bảo khả năng đọc của chúng trong suốt vòng đời. Nhiệm vụ là đa diện: bạn phải đảm bảo rằng tài liệu điện tử có thể được đọc trên hệ thống máy tính hoặc thiết bị mà chúng được tạo ban đầu hoặc nơi chúng hiện đang được lưu trữ hoặc hiện được sử dụng để truy cập chúng và sẽ được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử trong tương lai.

Thông tin được lưu trữ trên phương tiện kỹ thuật số có thể không đọc được theo thời gian. Có nhiều lý do cho việc này. Việc tiếp xúc với điều kiện bảo quản kém dẫn đến sự suy giảm vật chất hoặc sự suy giảm của vật mang tin. Tất cả các loại phương tiện truyền thông hiện đang được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử đều nhạy cảm với tác động của môi trường bất lợi, chẳng hạn như nhiệt độ và độ ẩm. Những điều kiện bất lợi như vậy hoặc là làm hư hại tài liệu, hoặc đẩy nhanh quá trình lão hóa và suy thoái của nó. Để tối đa hóa tuổi thọ của các loại phương tiện kỹ thuật số khác nhau, cần có các mức giám sát môi trường khác nhau tại các điểm lưu trữ.

Với một số công nghệ ghi thông tin, có thể bị hỏng dữ liệu do tiếp xúc với từ trường, bụi và các chất gây ô nhiễm môi trường (từ trường), trong khi các loại phương tiện khác (quang học) ít nhạy cảm với các yếu tố bên ngoài và ít nhạy cảm hơn trong môi trường lưu trữ.

Sự lỗi thời của phương tiện và thiết bị xảy ra khi thiết bị (ví dụ, băng hoặc đĩa) không tương thích với thiết bị máy tính hiện tại (ví dụ: ổ đĩa để đọc băng hoặc đĩa) và do đó không thể đọc được thông tin. Sự lỗi thời của phương tiện truyền thông là không thể tránh khỏi, vì những tiến bộ công nghệ liên tục thay đổi cách lưu trữ vật lý các tài liệu điện tử (ví dụ, thay đổi được thực hiện trong công nghệ ghi âm, trong giao diện phần cứng và phần mềm của ổ đĩa); thay đổi các thông số thiết kế của thiết bị. Kết quả là, theo thời gian, phương tiện lưu trữ cũ trở nên không tương thích với các thiết bị và phương tiện sau này.

Định dạng tài liệu lỗi thời – tài liệu điện tử được tạo và sử dụng ở nhiều định dạng khác nhau. Nhiều định dạng trong số đó “đóng cửa” – hoặc mô tả chi tiết của định dạng không có sẵn, hoặc việc sử dụng định dạng có thể khó khăn do quyền sở hữu trí tuệ. Điều này đặt ra một mối đe dọa cho sự sẵn có của thông tin trong thời gian lưu trữ dài hạn, vì vậy bây giờ khi chuyển các tài liệu điện tử để lưu trữ lâu dài, một số lượng nhỏ các tiêu chuẩn thường được sử dụng phù hợp cho tài liệu lưu trữ được chọn từ nhiều định dạng được sử dụng bởi người tạo ra và người nhận tài liệu.

Đó là lý do tại sao các định dạng mở phổ biến hiện nay cho phép bạn làm việc với các tài liệu điện tử ngay cả khi không có phần mềm được sử dụng để tạo ra chúng. Các chuyên gia khuyên rằng, nếu cần thiết, việc bảo quản tài liệu điện tử theo định dạng “không chuẩn”, hãy cố gắng giữ mô tả chi tiết nhất và bản thân phần mềm.

Trong số các định dạng lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn, PDF / A (dựa trên văn bản khác) và các phiên bản khác của định dạng mở PDF, SGML, XML và TXT chiếm ưu thế. HTML được sử dụng để lưu trữ các trang web. Cần lưu ý rằng các định dạng mở ODF và OOXML mới để lưu trữ tài liệu dài hạn và vĩnh viễn chưa được sử dụng.

Phn mm li thi. Khi tạo và sử dụng tài liệu điện tử, các tổ chức và cá nhân sử dụng một loạt các gói phần mềm. Để đảm bảo sự an toàn của tài liệu, rất khó để truy cập vào phần mềm có liên quan hoặc giữ tất cả các gói này trong điều kiện làm việc.

Một số tài liệu điện tử có thể phụ thuộc vào phần mềm – và, theo đó, chúng chỉ có thể được sử dụng trong các hệ thống thông tin lỗi thời.

Vấn đề khó khăn nhất trong việc tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử với hệ thống tài liệu điện tử là cần phải duy trì khả năng xác minh tính xác thực của hệ thống bất cứ lúc nào. Đối với lưu trữ, điều này có nghĩa là nhiều phiên bản và thế hệ của cơ sở hạ tầng khóa công khai PKI sẽ phải được giữ trong thứ tự làm việc. Phần lớn các tổ chức của Nga (và những gì chúng ta có thể nói về các lưu trữ của nhà nước) hiện chưa sẵn sàng để giải quyết những vấn đề như vậy, họ không có tài chính, kỹ thuật, cũng như nguồn nhân lực cho việc này.

Khi các tài liệu này được nhận để lưu trữ vĩnh viễn hoặc lưu trữ lâu dài, bạn nên kiểm tra hệ thống tài liệu điện tử và “xóa”, ghi lại tất cả thông tin chứa trong siêu dữ liệu của tài liệu. Trong tương lai, việc bảo vệ tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu phải được cung cấp bởi các lực lượng và phương tiện của kho lưu trữ.

Mặc dù các nhà lưu trữ điện tử không tìm cách sử dụng chữ ký số, nhưng các công nghệ rất giống với chữ ký điện tử bắt đầu được sử dụng ngày càng tích cực hơn trong lưu trữ điện tử, chủ yếu để bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Vì không thể ký hàng triệu tài liệu với hệ thống tài liệu điện tử đã lưu trữ, nên hệ thống định nghĩa phân cấp của các phân đoạn (băm) được sử dụng, khi toàn bộ lưu trữ hoặc một phần lớn của nó được tính toán. Sau đó, một hệ thống tài liệu điện tử lưu trữ có thể xác nhận tính toàn vẹn của toàn bộ kho lưu trữ khổng lồ.

Chúng tôi đã liệt kê một danh sách đầy đủ các vấn đề cần phải khắc phục trong tương lai rất gần. Thật không may, như kinh nghiệm của Nga về giải quyết các vấn đề khác của “chính phủ điện tử” cho thấy, trì hoãn kết quả trong thực tế là mọi thứ sẽ phải được xác định một cách khẩn cấp, có nguy cơ đưa ra quyết định sai. Tiểu bang nên khẩn trương tạo ra các kho lưu trữ điện tử ở cấp liên bang và khu vực, để có thời gian chuẩn bị cho thời điểm cần phải chấp nhận các tài liệu điện tử để bảo vệ an toàn. Nếu không, có một nguy cơ khá hữu hình của việc mất một phần quan trọng của di sản tài liệu.

Tài liệu tham khảo

  1. Zvereva S. Lưu trữ dài hạn các tài liệu điện tử. Các vấn đề và giải pháp / S. Zvereva. [Electron.resource].  – / 13935 /, Chế độ truy cập miễn phí.
  2. Khramtsovskaya N.A. Bảo quản các tài liệu lưu trữ điện tử từ góc độ của các bộ và các phòng ban / N.A. Khramtsovskaya. [Electron.resource].  business/insurance/arhivnoe_hranenie_elektronnih_dokumentov_glazami_ministerstv_i_vedomstv.html, Chế độ truy cập: miễn phí.

3. Khramtsovskaya N.A. Làm thế nào để lưu trữ tài liệu điện tử? Chuyên gia tư vấn / N.A.  Khramtsovskaya-/articles/soft/a115/125733.html , Chế độ truy cập miễn phí.

Levada Y.A. – Đi hc bang Tomsk

TS. Nguyễn Lệ Nhung dịch

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *