Về vấn đề thu thập bổ sung các tài liệu điện tử vào lưu trữ của tiểu bang và thành phố

Tài liệu xác định hướng phát triển xã hội thông tin ở nước ta là Chiến lược phát triển xã hội thông tin ở Liên bang Nga, được Tổng thống Liên bang Nga phê chuẩn ngày 7/2/2008 (số Pr-212), các cơ quan công quyền của Liên bang Nga, các tổ chức phi chính phủ, công dân tăng cường sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông.

Là một phần của việc thực hiện Chiến lược, Chính phủ Liên bang Nga đã thông qua một tài liệu pháp lý, theo đó công nghệ thông tin và truyền thông đã được đưa vào các cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương và các tổ chức, công việc được thực hiện trên cơ sở chính phủ điện tử, giới thiệu hệ thống quản lý tài liệu điện tử và tương tác điện tử.

Theo Nghị định của Chủ tịch Liên bang Nga ngày 9 tháng 5 năm 2017 (số 203), “Chiến lược phát triển xã hội thông tin ở Liên bang Nga cho 2017–2030” đã được phê duyệt, trong đó các nhiệm vụ mới được xây dựng để phát triển công nghệ thông tin và truyền thông cho lĩnh vực xã hội, hành chính công, tương tác của công dân và nhà nước. Các ưu tiên cho giai đoạn đến năm 2030 trong Chiến lược bao gồm:

  • phát triển công nghệ tương tác điện tử của công dân, tổ chức, cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương;
  • việc sử dụng công nghệ trong các cơ quan nhà nước của Liên bang Nga để đảm bảo
  • cải thiện chất lượng của chính phủ;
  • xúc tiến các dự án cho việc quản lý tài liệu điện tử trong các tổ chức, tạo điều kiện để tăng sự tự tin trong các tài liệu điện tử và một số điều khác.

Đáng chú ý là trong một số quy định của Chiến lược, sự cần thiết được nhấn mạnh, cùng với sự ra đời của công nghệ thông tin mới trong lĩnh vực xã hội và trong lĩnh vực chính phủ, để duy trì khả năng tương tác giữa các tổ chức nhà nước và công dân mà không cần sử dụng công nghệ thông tin. Điều này, tất nhiên, chỉ ra rằng thời gian đã đến với các phương pháp tiếp cận hạn chế và cân bằng hơn để áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại, đặc biệt là trong các lĩnh vực hoạt động mà chính quyền và công dân tương tác. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là vấn đề tạo, lưu trữ và sử dụng tài liệu điện tử bị gạt ra ngoài hoặc trở nên không liên quan chút nào. Ngược lại, tất cả các quy định của Chiến lược là nhằm phát triển công nghệ thông tin và truyền thông,

Như bạn đã biết, những điều cơ bản về tổ chức công việc với các tài liệu điện tử được đặt trong các thủ tục giấy tờ, liên quan đến Lưu trữ Nga trong nhiều năm đã thực hiện các bước để tạo ra một khung pháp lý và phương pháp luận để làm việc.

Trở lại năm 2009, với sự tham gia trực tiếp của Lưu trữ Nga, “Nguyên tắc làm việc văn phòng trong các cơ quan điều hành liên bang” đã được chuẩn bị, được Chính phủ Liên bang Nga phê chuẩn vào ngày 15 tháng 6 năm 2009 số 477 2016 № 356.

Các nguyên tắc của công việc văn phòng được phát triển theo Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2006 Số 149-ФЗ “Thông tin, Công nghệ thông tin và Bảo vệ thông tin” (Điều 11) và trở thành tài liệu pháp lý đầu tiên, trong đó có các nguyên tắc cơ bản của tổ chức công việc giấy tờ.

Hiện nay, Nguyên tắc vẫn còn, trên thực tế, hành động pháp lý duy nhất xác định các yêu cầu đối với việc tổ chức công việc với các tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan chính phủ. Cơ sở của tài liệu này là một nguyên tắc phương pháp quan trọng, theo đó việc tổ chức công việc với các tài liệu trên giấy và tài liệu điện tử được dựa trên một phương pháp duy nhất, nhưng trên các công nghệ khác nhau.

Các điều khoản quan trọng nhất của Nguyên tắc, có tính chất phương pháp, như sau:

  • tài liệu điện tử được tạo, xử lý và lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan điều hành liên bang và được kiểm soát bởi hệ thống này;
  • chữ ký điện tử được sử dụng để ký các văn bản điện tử của cơ quan điều hành liên bang;
  • các tài liệu điện tử đã thực thi được hệ thống hóa thành các hồ sơ, phù hợp với danh mục công việc của cơ quan điều hành liên bang;
  • Thời gian lưu giữ tài liệu điện tử tương ứng với các khoảng thời gian được thiết lập cho các tài liệu tương tự trên giấy.

Nên được lưu ý (và điều này được quy định trong Quy tắc quản lý hồ sơ) rằng hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm cả tài liệu điện tử, toàn bộ vòng đời chảy dưới dạng điện tử và bản sao điện tử của tài liệu được tạo trên giấy.

Hiện nay, Quy tắc quản lý hồ sơ đã được mở rộng phạm vi cho tất cả các cơ quan chính phủ, bao gồm cả các cơ quan chính phủ của các thực thể cấu thành của Liên bang Nga.

Sự ra đời của các cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương và các tổ chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử, cung cấp quản lý tài liệu trên giấy thông qua việc tạo và đưa các bản sao điện tử vào hệ thống, cũng như các tài liệu điện tử không có bản gốc bằng giấy, bắt đầu từng giai đoạn về việc chuyển đổi các cơ quan điều hành liên bang, trước tiên là các hoạt động không cần giấy tờ khi tổ chức các hoạt động nội bộ và trên các tài liệu điện tử liên ngành.

Để đảm bảo việc chuyển đổi quy định sang các hoạt động hành chính không cần giấy tờ của Lưu trữ Nga theo lệnh của Chính phủ Liên bang Nga số 176-p ngày 12 tháng 2 năm 2011, “Khuyến nghị chuẩn bị của cơ quan điều hành liên bang về danh mục tài liệu, việc tạo, lưu trữ và sử dụng tài liệu này phải được thực hiện dưới dạng tài liệu điện tử trong việc tổ chức các hoạt động nội bộ.”  Các khuyến nghị đã được phê duyệt bởi Lưu trữ Nga ngày 29 tháng 4 năm 2011 số 32. Cho đến nay, 80 cơ quan điều hành liên bang đã được phù hợp với các khuyến nghị này, chuẩn bị và đồng ý với danh mục tài liệu của Lưu trữ Nga, việc tạo, lưu trữ và sử dụng chúng được thực hiện dưới dạng tài liệu điện tử trong tổ chức hoạt động nội bộ.

Để đảm bảo sự tương tác thông tin liên ngành (không cần giấy tờ) của các cơ quan nhà nước, Lưu trữ Nga cùng với Bộ Truyền thông và Truyền thông Đại chúng của Liên bang Nga theo Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga số 1494 ngày 25 tháng 12 năm 2014, chuẩn bị “Danh mục tài liệu được cung cấp bởi Nguyên tắc trao đổi tài liệu dưới dạng điện tử tại tổ chức tương tác thông tin” (được phê duyệt theo lệnh của Chính phủ Liên bang Nga ngày 2 tháng 4 năm 2015 số 583-p). Danh mục này bao gồm các tài liệu được tạo riêng dưới dạng điện tử, trao đổi và lưu trữ, trong đó cũng được thực hiện dưới dạng tài liệu điện tử.

Nhớ lại rằng Luật Liên bang “Về chữ ký điện tử”, được thông qua vào ngày 6 tháng 4 năm 2011 (số 63-FZ), tạo ra chế độ pháp lý chữ ký điện tử, được cung cấp trong tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý và công nhận sự tương đương của một tài liệu điện tử được ký với chữ ký điện tử và tài liệu giấy, được ký bằng chữ ký viết tay.

Tất cả điều này đặt ra một số vấn đề cho ngành công nghiệp lưu trữ liên quan đến việc tổ chức lưu trữ các tài liệu điện tử trong kho lưu trữ của các cơ quan nhà nước, trong kho lưu trữ của tiểu bang và thành phố. Ngoài ra cực kỳ quan trọng là vấn đề thu thập tài liệu lưu trữ điện tử.

Hiện tại, một số vấn đề này đã được giải quyết, những vấn đề khác vẫn cần được quan tâm. Các vấn đề quan trọng nhất, nhưng không được giải quyết bao gồm, đặc biệt, vấn đề đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của các tài liệu điện tử trong quá trình lưu trữ lâu dài, tức là khi thời gian lưu trữ tài liệu được thiết lập vượt quá thời gian sử dụng phần mềm và phần cứng và phương tiện được sử dụng để tạo, lưu trữ và duy trì các tài liệu này.

Trái ngược với các tài liệu được tạo ra trên giấy có thể được lưu trữ trong một thời gian dài, duy trì hiệu lực pháp lý và khả năng tiếp cận, còn tài liệu điện tử được liên kết chặt chẽ với công nghệ thay đổi động và đòi hỏi một loạt các biện pháp để đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, an toàn và khả năng tiếp cận.

Một vấn đề quan trọng khác là hệ thống thông tin, bao gồm các hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trong đó các tài liệu điện tử được tạo và đưa vào, luôn không có chức năng có thể hỗ trợ các yêu cầu lưu trữ để bảo quản tài liệu điện tử.

Không kém phần nghiêm trọng là vấn đề chuyển tài liệu điện tử từ hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan chức năng sang kho lưu trữ của bộ, và sau đó đến kho lưu trữ của tiểu bang hoặc thành phố, yêu cầu phát triển một thuật toán được xác định rõ ràng sẽ đảm bảo tính không thay đổi, tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử trong quá trình chuyển sang bảo quản tài liệu lưu trữ.

Như bạn đã biết, các quy định chính nhằm giải quyết một số vấn đề này được quy định trong “Nguyên tắc lưu trữ, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và tổ chức” của Nga số 526 ngày 31 tháng 3 năm 2015.

Nguyên tắc thiết lập định dạng lưu trữ lưu trữ tài liệu điện tử – PDF / A, trong đó các tài liệu điện tử sẽ được gửi vào kho lưu trữ của tổ chức, và sau đó lưu trữ của tiểu bang hoặc thành phố; khái niệm về đơn vị lưu trữ tài liệu điện tử được xác định; Hình thức thống kê tài liệu điện tử được thiết lập. Ngoài ra, các điều kiện bắt buộc đối với việc lưu trữ tài liệu điện tử và thủ tục chuyển giao các tài liệu lưu trữ của tổ chức và một số quy định khác được xác định.

Đối với “Nguyên tắc tổ chức lưu trữ, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác tại các kho lưu trữ, thư viện và thư viện của tiểu bang và thành phố, các tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Nga”, được phê duyệt theo thứ tự 19 của Bộ Văn hóa Nga, Các điều khoản liên quan đến các tài liệu điện tử trong các Nguyên tắc này đã lỗi thời và khá rõ ràng về bản chất.

Hiện tại, công việc đã bắt đầu để chuẩn bị một phiên bản mới của “Nguyên tắc tổ chức lưu trữ, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu từ Phông lưu trữ của Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong các lưu trữ, thư viện và thư viện của tiểu bang và thành phố, các tổ chức khoa học”. liên tục thiết lập các quy tắc, quy định, yêu cầu liên quan đến việc tổ chức lưu trữ, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu điện tử nhận được để lưu trữ vĩnh viễn trong Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ thành phố. Trong năm 2016, dự thảo sửa đổi Quy chế đã được thảo luận trong các tổ chức lưu trữ, ngày nay, công việc đang được tiến hành để chuẩn bị nội dung của Quy định, có tính đến các đề xuất và nhận xét trong quá trình thảo luận về các thay đổi được đề xuất. Chúng tôi hy vọng rằng cộng đồng lưu trữ và đặc biệt là các nhà lưu trữ của kho lưu trữ khu vực sẽ tiếp tục tham gia tích cực vào cuộc thảo luận về dự thảo của tài liệu này.

Quan tâm đến sự phát triển của khung pháp lý và phương pháp điều chỉnh việc tạo và lưu trữ các tài liệu điện tử, Rosarkhiv phải thừa nhận rằng ở cấp độ các tổ chức nguồn để thu thập lưu trữ của tiểu bang và thành phố và ở cấp độ lưu trữ, không có đủ kinh nghiệm trong việc thu thập tài liệu điện tử.

Ở cấp liên bang, kinh nghiệm trong việc tiếp nhận các tài liệu điện tử có sẵn tại Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga. Vì vậy, theo Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 14 tháng 11 năm 2002 số 824 “Về việc lưu trữ các tờ điều tra dân số và các tài liệu khác của Tổng điều tra dân số Nga 2002”, Lưu trữ Liên bang Nga đã thực hiện một số biện pháp để nhận các tài liệu điện tử đầu tiên để lưu trữ vĩnh viễn. Để bảo đảm sự bảo quản của họ, Tổng cục Lưu trữ Nga đã mua cho Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga hai bộ ổ đĩa lưu trữ robot và các máy chủ điều khiển để chúng có thể chứa các phương tiện điện tử.

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2017, các tài liệu điện tử sau đây đã thông qua việc tiếp nhận chính thức tại Cơ quan Hàng không Dân dụng của Liên bang Nga:

  • Điều tra dân số của Tổng điều tra dân số Nga năm 2002;
  • bảng điều tra dân số của Tổng điều tra nông nghiệp toàn Nga năm 2006;
  • Sổ đăng ký nhà nước hợp nhất của các tổ chức hoạt động cho thuê tại Liên bang Nga (FSI SRC với Bộ Tư pháp Nga, 1996–2000);
  • Sổ đăng ký nhà nước của các tổ chức thương mại (FSI SRC với Bộ Tư pháp Nga, 1992–2002).

Theo Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, một số cơ quan liên bang – nguồn thu thập của kho lưu trữ này đã bắt đầu hợp lý hóa các tài liệu điện tử được lưu trữ trong bộ phận. Ví dụ, Cục Thống kê Liên bang năm 2015 bắt đầu làm việc trên tinh giản và chuẩn bị cho việc chuyển giao cho kho lưu trữ các tài liệu điện tử của giám sát thống kê liên bang. Kho bạc liên bang của Liên bang Nga cũng đã tổ chức các báo cáo dưới dạng điện tử.

Trong công tác thu thập các tài liệu điện tử, Cơ quan Hàng không Dân dụng Liên bang Nga đã lưu ý sự không sẵn sàng của các hệ thống thông tin về quản lý tài liệu điện tử để thực hiện công việc chuẩn bị các tài liệu điện tử để chuyển sang lưu trữ vĩnh viễn do các yêu cầu đó không được đưa vào các nhiệm vụ kỹ thuật khi phát triển các hệ thống này, vào hoạt động và nhiệm vụ hiện đại hóa của họ. Tình hình cũng trầm trọng hơn bởi một loạt các định dạng tập tin và các phiên bản phần mềm, việc sử dụng phần mềm sở hữu độc quyền và giới thiệu mở rộng và sự phức tạp của công nghệ thông tin và cập nhật nhanh chóng của họ. Do kinh nghiệm trong nước của việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử hạn chế, mà việc thực hành với các tài liệu điện tử trong kho lưu trữ nước ngoài ít được quan tâm.

Nghiên cứu kinh nghiệm bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử ở một số nước châu Âu, Mỹ, Canada, Australia cho thấy, hầu hết các nước phát triển đã tích cực tham gia vào việc đưa các tài liệu điện tử vào lưu trữ và phát triển cơ sở pháp lý, phương pháp và công nghệ để bảo quản và sử dụng tài liệu điện tử trong vòng 15-20 năm qua. Đồng thời, mặc dù bản chất quốc tế của công nghệ thông tin và truyền thông, nhưng hiện tại không thể nói rằng cộng đồng lưu trữ quốc tế đã phát triển các ý tưởng thống nhất và các phương pháp thống nhất để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong kho lưu trữ. Có thể nói rằng mỗi quốc gia đi theo cách riêng của mình, có được kinh nghiệm của riêng mình về lưu trữ các tài liệu điện tử, đưa ra các quyết định về tổ chức và công nghệ của riêng mình.

Đồng thời, có một số điều khoản được chia sẻ bởi thực tế của tất cả các nhà lưu trữ. Trước hết, nó liên quan đến việc cung cấp các loại tài liệu điện tử mà các nhà lưu trữ phải giải quyết và có thể được bảo quản trong kho lưu trữ. Lần đầu tiên, các nhà lưu trữ người Anh đã phân loại tài liệu điện tử, làm nổi bật các bản sao tài liệu trên giấy, e-mail, trang web, cơ sở dữ liệu, hình ảnh và video kỹ thuật số và cuối cùng là các tài liệu mà họ gọi là ‘sinh kỹ thuật số’. Theo quan điểm của họ, bảo quản kỹ thuật số là quản lý các tài liệu điện tử gốc, được mô tả chính xác là “kỹ thuật số sinh ra”.

Việc tạo ra các kho lưu trữ đặc biệt của các tài liệu điện tử, có thể là một tổ chức độc lập và một đơn vị lưu trữ quốc gia, là một trong những cách tiếp cận phổ biến để giải quyết các vấn đề thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Ví dụ, ở Anh việc lưu trữ tài liệu điện tử liên quan đến Cơ quan lưu trữ quốc gia của Vương quốc Anh (The National Archives, TNA). Đây là tình trạng của một bộ phận chính phủ và một cơ quan điều hành. Trở lại năm 2001, bộ phận bảo tồn kỹ thuật số được thành lập trong kho lưu trữ quốc gia của Vương quốc Anh và vào năm 2003, kho lưu trữ kỹ thuật số bắt đầu hoạt động.

Tình hình tương tự ở Pháp, nơi lưu trữ điện tử của Pháp tương ứng với tiêu chuẩn ISO 14721 “Hệ thống thông tin lưu trữ mở” được tạo ra để giải quyết vấn đề lưu trữ nhà nước với tài liệu điện tử của Dịch vụ lưu trữ liên ngành của Pháp (SIAF).

Lưu trữ các tài liệu điện tử được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan nhà nước của Đức, đó là Lưu trữ Liên bang Đức (Bundesarchiv). Tính đặc thù của các vấn đề lưu trữ của Cộng hòa Liên bang Đức là sự hiện diện của một hệ thống được gọi là lưu trữ trung gian. Kho lưu trữ trung gian có trạng thái lưu trữ tạm thời tài liệu của các cơ quan liên bang trong thời gian kiểm tra giá trị của tài liệu và lựa chọn đưa vào bảo quản trong Lưu trữ Liên bang. Giải quyết vấn đề tổ chức tiếp nhận Tài liệu điện tử để bảo quản trong Lưu trữ Liên bang, vào năm 2011, Lưu trữ trung gian đã thành lập một bộ phận đặc biệt “Lưu trữ kỹ thuật số”.

Trung tâm tài liệu điện tử đã được tạo ra ở Mỹ trong cấu trúc của Lưu trữ Quốc gia (NARA).

Một vấn đề khác, trong giải pháp mà một số sự thống nhất cũng được quan sát, là sự hiểu biết về nhu cầu phát triển hệ thống thông tin, nơi cung cấp quản lý nội dung số được lưu trữ trong kho lưu trữ quốc gia, bắt đầu với việc tiếp nhận (bao gồm) các tài liệu điện tử trong kho lưu trữ và kết thúc với việc tổ chức các tài liệu lưu trữ điện tử. Ở nhiều nước trên thế giới, các hệ thống như vậy đã được phát triển và sử dụng.

Do đó, hệ thống thông tin tự động Lưu trữ Mở (được phát triển bởi NASA, Mỹ) trị giá 3,5 triệu bảng Anh đã được giới thiệu trong Lưu trữ Quốc gia của Vương quốc Anh. Công nghệ chuyển giao tài liệu điện tử cho Lưu trữ Quốc gia bao gồm các bước sau: lựa chọn các tài liệu điện tử để chuyển sang kho lưu trữ; chuẩn bị tài liệu điện tử để truyền tải trên cơ sở phần mềm đặc biệt; truyền qua các kênh truyền thông (như một ngoại lệ, trên phương tiện riêng biệt (có thể tháo rời)); kiểm dịch, kiểm soát chất lượng; đưa vào mảng thông tin; tạo bản sao lưu của mảng thông tin; cung cấp tìm kiếm và truy cập.

Các hệ thống tương tự tồn tại trong kho lưu trữ của các nước khác trên thế giới – Đức, Úc, Bỉ, v.v.

Những ví dụ như vậy có thể được tiếp tục. Nhưng, có lẽ, về sự thống nhất này trong các phương pháp giải quyết vấn đề bảo quản tài liệu điện tử đã kết thúc.

Nếu chúng ta nói về vấn đề chọn phương tiện lưu trữ, các nhà cung cấp dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, định dạng tài liệu điện tử, cách chuyển tài liệu để lưu trữ sẽ được giải quyết.

Nếu các nhà lưu trữ người Anh tin rằng nhiệm vụ của họ chủ yếu là đảm bảo việc thu thập vào kho lưu trữ quốc gia các tài liệu điện tử phù hợp, được tạo ra dưới dạng điện tử, thì các nhà lưu trữ người Pháp rất chú ý đến việc thu thập tài liệu lưu trữ với tài nguyên Internet. Vì ngân sách lưu trữ khiêm tốn không cho phép lưu tất cả 1,5 triệu trang web trên Internet của Pháp (* .fr), nó đã được quyết định tạo mẫu đại diện của họ và từ năm 2004, công việc đã được thực hiện trên một mẫu “rộng” các trang web sử dụng robot Eritrix dựa trên tiêu chí phát triển. Ngoài ra, 10-12 nghìn trang web phương tiện điện tử, các tổ chức phi chính phủ và cá nhân về các vấn đề khác nhau của chính sách trong nước được chọn để lưu trữ hàng năm. Trang web được các nhà lưu trữ coi là một tài liệu và được chấp nhận để lưu trữ đầy đủ.

Không có sự thống nhất trong các định dạng lưu trữ: nếu ở hầu hết các quốc gia châu Âu lưu trữ xác định định dạng cho các loại tài liệu điện tử (tài liệu văn bản, âm thanh, video, v.v.), thì vị trí của các nhà lưu trữ Anh không quan tâm đến định dạng của tài liệu nhận được để lưu trữ. Lưu trữ quốc gia Vương quốc Anh không chuyển đổi định dạng tệp dựa trên giả định rằng định dạng tệp được chuẩn hóa một cách tự nhiên: 99% tài liệu nhận được thuộc một trong 20 định dạng tệp phổ biến nhất và hầu hết là định dạng Microsoft Office thông thường. Vì, theo ý kiến của các nhà lưu trữ của Vương quốc Anh, chỉ một phần tư tài liệu được lưu trữ sẽ được yêu cầu và sử dụng, họ tin rằng việc chuyển đổi tài liệu thành bất kỳ định dạng nào có thể là một sự tốn kém không cần thiết về công sức, thời gian và tiền bạc.

Một vấn đề khác được giải quyết bởi các lưu trữ quốc gia là phương tiện và phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử. Hai cách tiếp cận thống trị ở đây: 1) chuyển giao các tài liệu trên phương tiện truyền thông riêng biệt (như một quy luật, đây là một DVD), các phương pháp chuyển giao tài liệu điện tử này được ưa thích bởi các nhà lưu trữ người Pháp, Đức; 2) truyền tải thông qua các kênh thông tin và viễn thông (chuyển giao trực tuyến tài liệu), được hỗ trợ bởi các nhà lưu trữ người Mỹ và Canada, Anh. Trở lại năm 2005, hệ thống Electronic Records Online (Electronic Records Online) bắt đầu hoạt động tại Anh, cung cấp truy cập tới các tài liệu của chính phủ thông qua Internet.

Trong trường hợp này và trong trường hợp khác, bất kể tài liệu được lưu trữ như thế nào, một yêu cầu thiết yếu là đa dạng hóa các mạng di động và kiến trúc hệ thống cung cấp lưu trữ. Đa dạng hóa phương tiện truyền thông ngụ ý sao chép thông tin trên hai phương tiện (một – sao lưu, thứ hai – làm việc hoặc người dùng). Đa dạng hóa kiến trúc lưu trữ, như một quy tắc, được thể hiện trong việc lưu trữ một bộ sao lưu tài liệu ngoại tuyến và trong bộ nhớ khác. Việc đắt nhất là vị trí (xây dựng) của các cơ sở lưu trữ thứ hai hoặc thứ ba ở một khoảng cách đáng kể từ lần đầu tiên.

Ngay cả một cái nhìn tổng quan về phương pháp tiếp cận để thu thập các tài liệu lưu trữ điện tử ở các quốc gia khác nhau cho thấy rằng, hiện tại không có cách tiếp cận phổ quát và các giải pháp phổ quát. Mỗi quốc gia tạo ra các mô hình lưu trữ riêng với các tài liệu điện tử, các chi tiết cụ thể trong đó là do sự khác biệt về pháp luật, truyền thống, thực hành lưu trữ, nguồn nhân lực và tài chính.

Trong trường hợp của chúng tôi, rõ ràng là việc áp dụng Nguyên tắc 2015, việc phát triển “Nguyên tắc lưu trữ và thư viện của tiểu bang và thành phố, tổ chức khoa học” mới là vấn đề đối với khoa học lưu trữ mà không giải quyết, cũng như việc lưu trữ và sử dụng các tài liệu điện tử là không thể.

Những vấn đề này bao gồm:

1) các vấn đề liên quan đến việc phát triển hơn nữa và cải thiện hỗ trợ pháp lý và phương pháp cho việc thu thập, bảo quản, ghi âm và sử dụng tài liệu điện tử trong kho lưu trữ của bộ, lưu trữ của tiểu bang và thành phố;

2) vấn đề tổ chức;

3) các vấn đề về hỗ trợ kỹ thuật và công nghệ cho việc thu thập, bảo quản, ghi âm và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

Các vấn đề ưu tiên của bản chất quy định và phương pháp luận nên bao gồm nhu cầu phát triển:

  • các yêu cầu đối với các hệ thống quản lý tài liệu điện tử đảm bảo việc phân bổ các tài liệu điện tử được chuyển để bảo quản trong kho lưu trữ từ mảng tài liệu điện tử được bảo quản trong kho lưu trữ, chuyển đổi sang định dạng lưu trữ và chuẩn bị chuyển đến kho lưu trữ (lưu trữ của cơ quan, tổ chức);
  • kiến nghị về tổ chức chuyển đổi và di chuyển tài liệu lưu trữ điện tử trong kho lưu trữ của cơ quan chức năng, lưu trữ nhà nước và thành phố trong trường hợp môi trường phần mềm và phần cứng lỗi thời; thay đổi công nghệ định dạng lưu trữ.

Để giải quyết một số vấn đề này, VNIIDAD theo yêu cầu của Tổng cục Lưu trữ Nga trong năm 2017 phát triển “Các yêu cầu chức năng tiêu biểu cho hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử trong kho lưu trữ của các cơ quan nhà nước”. Rõ ràng, nếu không sử dụng phần mềm chuyên ngành tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của pháp luật lưu trữ và hỗ trợ tất cả các quy trình lưu trữ từ thu thập đến khai thác sử dụng thì sẽ không thể tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử và sử dụng ở cấp độ kỹ thuật và công nghệ hiện đại.

Các vấn đề về tổ chức cần được giải quyết bao gồm tập hợp các vấn đề liên quan chủ yếu với việc tạo ra các cơ sở lưu trữ tài liệu điện tử và tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong kho lưu trữ, bao gồm lựa chọn phương tiện lưu trữ (máy chủ, phương tiện vật lý, vv ..) bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, v.v.

Một vấn đề nữa được kết nối với các vấn đề tổ chức này: nhân viên của các lưu trữ của các chuyên gia chuẩn bị để làm việc với các tài liệu điện tử. Cần lưu ý rằng hiện nay việc đào tạo cán bộ lưu trữ trong hệ thống giáo dục chuyên nghiệp cao vẫn chậm hơn so với yêu cầu về thời gian, trong quá trình đào tạo, cán bộ lưu trữ được đào tạo thường yếu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và không phải lúc nào cũng có thể thực hiện các công trình lưu trữ đó và công nghệ thông tin và truyền thông.

Vấn đề kỹ thuật và công nghệ là một tập hợp các vấn đề cần giải quyết. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử phải có thiết bị và phần mềm thích hợp để lưu trữ, như bảo quản hồ sơ tài liệu điện tử, kiểm tra khả năng tái lập tài liệu điện tử, chuyển đổi, di chuyển và sao chép tài liệu điện tử, tổ chức truy cập tài liệu điện tử, v.v.

Các vấn đề kỹ thuật và công nghệ cũng bao gồm các vấn đề liên quan đến việc tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn của các kho lưu trữ của tiểu bang và thành phố, đảm bảo quản lý một loạt tài liệu lưu trữ điện tử.

Rõ ràng, nếu các tài liệu điện tử được gửi đến các kho lưu trữ của tiểu bang và thành phố thông qua các kênh thông tin và viễn thông thì một kho lưu trữ được trang bị các thiết bị máy chủ đặc biệt là cần thiết. Nếu các tài liệu này sẽ được nhận trên các vật mang riêng, thì bộ nhớ của chúng sẽ yêu cầu bộ nhớ đặc biệt, được trang bị tủ hoặc roboteks với chế độ nhiệt độ và độ ẩm được hỗ trợ khác với lưu trữ tài liệu trên cơ sở giấy.

Không phải tất cả các vấn đề được liệt kê đều thuộc thẩm quyền của Tổng cục Lưu trữ Nga (Rosarkhiv). Cơ quan Lưu trữ Liên bang, là cơ quan điều hành liên bang thực hiện chức năng phát triển và thực hiện chính sách nhà nước và quy định pháp lý trong lĩnh vực lưu trữ và quản trị văn phòng, thực hiện một phần công việc của mình – phát triển các tài liệu pháp lý và phương pháp trong lĩnh vực quản lý tài liệu điện tử, và ở giai đoạn bảo quản tài liệu lưu trữ của họ, cùng với các cơ quan khác (Bộ Truyền thông và Truyền thông Đại chúng Nga, Bộ Tư pháp Nga, Bộ Phát triển Kinh tế của Nga, vv) tham gia thảo luận và đồng ý về dự thảo luật liên bang, nghị định và lệnh của Chính phủ Liên bang Nga điều chỉnh sự phát triển của chính phủ điện tử, quản lý tài liệu điện tử ngành và liên ngành, v.v.

Tóm tắt những điều trên, tôi muốn thu hút sự chú ý đến thực tế rằng các tài liệu điện tử ngày nay trong kho lưu trữ là một thực tế. Khi các công nghệ thông tin và truyền thông phát triển, số lượng các tài liệu này sẽ tăng lên, do đó, vấn đề phát triển một mô hình đáng tin cậy và hiệu quả để tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử trong lưu trữ của tiểu bang và thành phố và trên hết, mô hình lưu trữ tài liệu điện tử là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Báo cáo của Phó Giám đốc Lưu trữ Liên bang A.V. Yurasova tại một cuộc họp của Hội đồng khoa học và phương pháp của các tổ chức lưu trữ

Nguồn: http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-nms.shtml

TS. Nguyễn Lệ Nhung dịch

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *