Tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử: các vấn đề, thực tiễn, kiến nghị

Vladimir Tikhonov,
giám đốc Lưu trữ Trung ương các văn bản
dưới dạng điện tử tại Moscow (TSADENM)

Hàng năm việc thành lập, tổ chức hoạt động của các tài liệu lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan và tổ chức đang ngày càng trở nên cấp bách hơn. Thậm chí những vấn đề này đã đưa ra chương trình mục tiêu liên bang “điện tử Nga” và các chương trình tương tự trong các đối tượng của liên bang (ví dụ, chương trình nhà nước “điện tử moscow”). Nó sẽ được dự kiến rằng trong những năm tới các tài liệu lưu trữ điện tử trở thành nguồn thông tin chủ yếu để đưa ra các quyết định quan trọng ở tất cả các cấp chính quyền. Về vấn đề này, lưu trữ tài nguyên thông tin điện tử và cách khắc phục những vấn đề này có tầm quan trọng trong phương pháp tổ chức lưu trữ điện tử.

Cần lưu ý ngay rằng việc lưu trữ các tài liệu điện tử không chỉ là một máy chủ, máy tính hoặc địa điểm riêng để lưu trữ phương tiện với thông tin. Đây không chỉ là một công cụ tìm kiếm có thể “nhận được” thông tin điện tử mà bạn cần. Lưu trữ- trước hết là công nghệ và quy trình hoạt động đảm bảo toàn bộ chu kỳ lưu trữ tài liệu từ việc xác định giá trị đến việc sử dụng, thông qua thống kê, mô tả, bảo quản và phát triển hệ thống tra cứu khoa học.

Cũng lưu ý rằng các vấn đề thực tiễn và khuyến nghị về việc tổ chức lưu trữ các tài liệu điện tử sẽ không giống nhau đối với các tổ chức khác nhau. Chúng phụ thuộc cả vào hình thức tổ chức và hành lang pháp lý của các tổ chức này, và về thành phần cụ thể của các tài liệu cần được lưu trữ trong kho lưu trữ, về các nhiệm vụ mà kho lưu trữ phải đối mặt. Nhưng quan trọng nhất, những khác biệt này phụ thuộc vào thời gian lưu trữ tài liệu điện tử được thiết lập.
Ví dụ: trải nghiệm với tài liệu điện tử tích lũy ở các tổ chức trong quá trình hoạt động hoặc lưu trữ ngắn hạn không phải lúc nào cũng được áp dụng khi tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử trong kho lưu trữ của nhà nước. Và ngược lại, các yêu cầu đối với việc thống kê, mô tả và bảo quản tài liệu điện tử được thực hiện trong việc tổ chức lưu trữ lâu dài, thường là quá mức cho việc lưu trữ và sử dụng phần lớn các tài liệu đó trong các tổ chức.

Vì vậy, mỗi lần, ảnh hưởng đến một vấn đề cụ thể của lưu trữ tài liệu điện tử, nó là cần thiết để quy định các điều khoản lưu trữ của họ, cho dù đó là:
– hoạt động trong tổ chức;
– trong kho lưu trữ của tổ chức với việc cung cấp lưu trữ ngắn hạn (lên đến 5-7 năm);
– trong kho lưu trữ của bộ, kho lưu trữ của công ty hoặc tập đoàn hoặc trong kho lưu trữ của liên bang, đồng thời đảm bảo lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn.

Mặc dù thực tế rằng các tài liệu điện tử xuất hiện cách đây vài thập kỷ, các quyết định trong lĩnh vực bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử vẫn còn xa so với hình thức cuối cùng của chúng. Ngược lại, các hệ thống thông tin và công nghệ thông tin phức tạp và trở thành phức tạp hơn, các vấn đề mới càng phát sinh ở tất cả các giai đoạn làm việc với tài liệu điện tử trong kho lưu trữ. Điều này cần được bổ sung các khía cạnh pháp lý liên quan đến việc lưu trữ tài liệu điện tử: quyền sở hữu và quyền sở hữu trí tuệ, bản quyền, bảo vệ chống truy cập trái phép, dữ liệu cá nhân và các tài liệu mật khác dưới dạng điện tử, v.v.
Nếu chúng ta nói về kinh nghiệm lưu trữ tài liệu điện tử dài hạn (hơn 30 năm), bạn nên tham khảo các hoạt động của các dịch vụ lưu trữ quốc gia và lưu trữ của công ty nước ngoài. Trong số các lưu trữ quốc gia nước ngoài cần lưu ý Trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử của Cơ quan Lưu trữ và Lưu trữ Quốc gia (CfER NARA) tại Hoa Kỳ, lưu trữ hơn 80 nghìn cơ sở dữ liệu, cũng như Lưu trữ Quốc gia Thư viện số của Vương quốc Anh (NDAD UK). Trong CIS, họ là người đầu tiên tổ chức lưu trữ nhà nước tài liệu điện tử tại Cộng hòa Belarus. Năm 1996, Trung tâm Nghiên cứu Tài liệu điện tử Belarus được thành lập ở đó (BelNITsED, Minsk) [1], về bản chất,

Kinh nghiệm lưu trữ tài liệu điện tử ở nước ta, ít hơn nhiều so với các nước phương Tây, và nó bắt đầu tích lũy tương đối gần đây, nhiều nhất là khoảng 15–20 năm trước. Điều này chủ yếu là kinh nghiệm thu được trong các tổ chức với việc sử dụng hoạt động lưu trữ và cơ sở dữ liệu. Một số kho lưu trữ của tổ chức (nghĩa là các trung tâm máy tính tại các phòng ban như Bộ Nội vụ, Bộ Đường sắt) duy trì cơ sở dữ liệu riêng biệt kể từ thời Xô viết. Các cơ quan khác (Bộ thuế và thu thuế, quỹ hưu trí của Liên bang Nga, Goskomstat) bắt đầu tích lũy thông tin dưới dạng điện tử từ đầu đến giữa những năm 90 của thế kỷ 20. Hiện tại, bất kỳ tổ chức lớn hay vừa nào (cả tư nhân và công cộng) đều phân bổ các phông quan trọng cho việc hình thành và duy trì các nguồn thông tin điện tử của nó. Nhưng đây là những tài liệu điện tử có tầm quan trọng thực tế đối với các cơ quan, ban ngành và tổ chức. Cơ sở dữ liệu tương tự mà đi ra khỏi hoạt động sử dụng của tổ chức thường không có ý nghĩa. Điều này được thể hiện rõ nhất bởi số phận của các cơ sở dữ liệu được sử dụng trong các phòng ban trong những năm 1970 – 1980 và bị mất do thay đổi nền tảng công nghệ và thay đổi hành chính [2].

Một nghiên cứu gần đây về sự sẵn có của các nguồn thông tin trong các cơ quan điều hành liên bang, được thực hiện bởi Viên nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (VNIIDAD), cho thấy chỉ có một vài trong số chúng có sự giống nhau về lưu trữ các tài liệu điện tử (MNF, Ủy ban Hải quan Nhà nước, Bộ tình trạng khẩn cấp, …) [3].Trong các tổ chức này, cơ sở pháp lý và phương pháp luận của kho lưu trữ như vậy chỉ mới bắt đầu phát triển, bản thân tài liệu không được lưu trữ trên các phương tiện bên ngoài, mà trên máy chủ.

Các dịch vụ lưu trữ của Liên bang Nga và lưu trữ các liên bang, lưu trữ nhà nước của các đối tượng của liên bang chỉ mới bắt đầu xem xét khả năng hoàn thành các tài liệu điện tử trên cơ sở liên tục. Kinh nghiệm ở đây gần như bằng không. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, các kho lưu trữ chuyên ngành lưu trữ tài liệu điện tử đã được tạo ra trong các khu vực:
– Trung tâm tài liệu điện tử của Cộng hòa Chuvash, Cheboksary, được thành lập vào năm 1996;
– Kho lưu trữ tài liệu trung tâm về truyền thông điện tử của Moscow (CADENM), được thành lập năm 2001, bắt đầu được thu thập từ năm 2003;
– Trung tâm Tài liệu điện tử của Cộng hòa Kalmykia, được thành lập vào năm 2002.

Hỗ trợ quy định và phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Cơ sở pháp lý và phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử hiện đang trong giai đoạn trứng nước. “Các quy tắc làm việc cơ bản của các lưu trữ nhà nước của Liên bang Nga” (2002) chỉ trong các điều khoản rất chung liên quan đến các vấn đề chấp nhận lưu trữ, bảo quản, thống kê và mô tả tài liệu điện tử. Những vấn đề này được mô tả chi tiết hơn trong Các quy tắc làm việc cơ bản của các lưu trữ nhà nước của Liên bang Nga (2002) và các quy tắc cơ bản để làm việc với tài liệu khoa học và kỹ thuật của lưu trữ nhà nước của Liên bang Nga (2003).

Tuy nhiên, mặc dù các Quy tắc này phản ánh một số kinh nghiệm nhất định khi làm việc với tài liệu điện tử trong các tổ chức, các khuyến nghị của họ không đủ để giải quyết nhiều vấn đề có thể xuất hiện khi tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử dài hạn trong kho lưu trữ nhà nước (bảo quản, thống kê, mô tả). Đặc biệt, họ hoàn toàn thiếu cơ chế đảm bảo tính an toàn và tính xác thực của tài liệu điện tử trong dài hạn, trong khi toàn bộ hệ thống thống kê và mô tả nên hướng tới giải pháp chính xác các nhiệm vụ này.

Câu hỏi về thuật ngữ của tài liệu điện tử

Một trong những vấn đề đầu tiên liên quan đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử là thuật ngữ: thực ra, “tài liệu điện tử là gì? Nó có chất liệu hay không?”
Theo luật liên bang “Về chữ ký điện tử kỹ thuật số” (2002), “tài liệu điện tử” là “tài liệu trong đó thông tin được trình bày dưới dạng kỹ thuật số”. Luật liên bang của Liên bang Nga “Về thông tin, thông tin và bảo vệ thông tin” (1995) diễn giải khái niệm “tài liệu” như – “thông tin được ghi trên một phương tiện hữu hình với các chi tiết cho phép nó được xác định” Vì vậy, khái niệm về một tài liệu điện tử nên được xem xét trong sự thống nhất hữu cơ của các thông tin được ghi lại (dưới dạng một tập tin / s), chi tiết và nhà cung cấp thông tin. Đồng thời, các chi tiết của một tài liệu điện tử có thể được ghi lại dưới dạng điện tử (bao gồm chữ ký số) và trong một tài liệu giấy.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu không sử dụng công nghệ thích hợp, tài liệu điện tử sẽ vẫn là một tập tin trên phương tiện truyền thông. Bằng cách tương tự, một tài liệu điện tử như vậy có thể được so sánh với một tài liệu giấy với một văn bản mờ nhạt: tài liệu có vẻ ở đó, nhưng đồng thời, về bản chất, nó không tồn tại. Nghĩa là, một tài liệu điện tử chỉ có thể được coi là “tài liệu” khi chúng ta có thể phát tệp và nhận thông tin từ màn hình điều khiển.

Các tính năng ghi chú của các tài liệu điện tử (sự tương quan giữa các thành phần của chúng và việc sử dụng các công nghệ thông tin đầy đủ để tái tạo và đọc) cần phải được xem xét mỗi khi tổ chức lưu trữ, kiểm tra giá trị, thống kê, mô tả hoặc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Các vấn đề về bảo quản tài liệu điện tử

Về bảo quản tài liệu điện tử có thể được chia thành ba loại: 1) đảm bảo an toàn vật lý và tính toàn vẹn của các tập tin với tài liệu điện tử; 2) cung cấp các điều kiện để đọc thông tin trong thời gian dài; 3) cung cấp các điều kiện cho việc tái tạo tài liệu điện tử trong cái gọi là hình thức có thể đọc được của con người.

Khía cạnh đầu tiên của việc bảo quản tài liệu điện tử – vấn đề gần như đã được giải quyết và cho tất cả các loại lưu trữ. Giải pháp này được kết hợp không nhiều với việc tạo điều kiện lưu trữ tối ưu cho phương tiện với thông tin điện tử, như với vị trí vật lý của tài liệu điện tử. Để các tập tin máy tính không bị mất, nó là cần thiết để lưu trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao được đặt trên phương tiện truyền thông điện tử riêng biệt. Sau đó, nếu bạn mất một trong các phương tiện, bạn có thể nhanh chóng sao chép các tệp từ phương tiện còn lại.

Việc lựa chọn loại vật mang tin, độ bền của nó cũng rất quan trọng. Lựa chọn này phụ thuộc vào loại tài liệu điện tử và thời gian lưu trữ của nó. Cách phổ biến nhất để lưu trữ tài nguyên thông tin trong tổ chức là lưu trữ tệp trên ổ đĩa cứng của máy tính hoặc máy chủ. Đôi khi (vì nhiều lý do) nó trở nên cần thiết để chuyển các tài liệu điện tử sang phương tiện bên ngoài. Cho đến bây giờ, trong một số tổ chức, tập hợp nhỏ các tập tin với tài liệu quản lý được lưu trữ trên đĩa từ tính (bao gồm cả như một phông bảo hiểm). Để lưu trữ cùng một khối lượng và cơ sở dữ liệu có cấu trúc phức tạp và các tài nguyên thông tin khác (ví dụ, khoa học và kỹ thuật hoặc xuất bản), để không vi phạm tính toàn vẹn của dữ liệu, tốt hơn là sử dụng phương tiện điện tử dung lượng cao: đĩa quang, ổ cứng di động, mảng RAID, v.v.

Để lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử trong vòng 5 năm bất kỳ phương tiện điện tử hiện đại nào (đĩa mềm từ tính, băng từ, từ tính, từ quang và đĩa quang) khá đáng tin cậy. Đây là điều chính cần chú ý đến độ tin cậy và uy tín của nhà sản xuất phương tiện vật mang tin.

Để lưu giữ lâu dài tài liệu điện tử trên phương tiện bên ngoài, giải pháp tốt nhất là sử dụng đĩa CD quang trong lưu trữ và khá đáng tin cậy cho 15-20 năm. Sau giai đoạn này, bạn không cần phải sao chép tệp sang một loại phương tiện khác (vì không thể đọc thông tin từ đĩa CD), hoặc chuyển đổi tài liệu điện tử sang các định dạng khác và cũng sao chép sang phương tiện hiện đại và hiệu quả hơn.

Các khía cạnh thứ hai và thứ ba của bảo quản phức tạp hơn nhiều. Chúng được kết hợp với sự thay đổi nhanh chóng và lỗi thời của phần cứng và phần mềm máy tính. Theo thời gian, các thiết bị đọc thông tin từ phương tiện truyền thông bên ngoài bị mòn và trở nên lỗi thời. Vì vậy, ví dụ, đĩa từ tính 5 inch biến mất, và sau khi máy tính ngừng trang bị ổ đĩa để đọc chúng. Trong tương lai gần, một số phận tương tự đang chờ đợi các đĩa mềm 3 inch và nhiều mẫu máy tính hiện đại đã được sản xuất mà không có ổ đĩa. Các thiết bị đọc thông tin từ đĩa quang cũng có thể thay đổi theo thời gian. Chu kỳ sống gần đúng của các công nghệ như vậy là 10–15 năm. Những thay đổi công nghệ này cần được xem xét khi tổ chức lưu trữ dài hạn các tài liệu điện tử.

Tài liệu điện tử phụ thuộc chủ yếu vào phần mềm được sử dụng: OS, DBMS, trình duyệt, các ứng dụng khác. Thay đổi nền tảng phần mềm có thể dẫn đến mất hoàn toàn tài liệu do không thể xem được. Tuy nhiên, đối với phần lớn các tài liệu văn phòng và tài chính điện tử có thời hạn sử dụng lên đến 5 năm, yếu tố này không đáng kể: vòng đời phần mềm được ước tính là 5-7 năm. Ngoài ra, nhiều hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hiện đại và hệ thống lưu trữ điện tử của các tổ chức (ví dụ, dựa trên DOCUMENTUM hoặc DocsOpen) được cung cấp cùng với các trình biến đổi định dạng cần thiết. Trong ngắn hạn, việc sử dụng các trình chuyển đổi như vậy là tự cung tự cấp để truy cập và sao chép hầu hết các tài liệu văn bản, đồ họa và video (nhưng không phải cơ sở dữ liệu hoặc các hệ thống thiết kế phức tạp và đa phương tiện).

Để lưu trữ lâu hơn các tài liệu điện tử, có một số giải pháp:

1) Chuyển giao kịp thời (di chuyển) cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử khác sang nền tảng công nghệ hiện đại, thường xuyên nhất ở các định dạng được sử dụng trong tổ chức để quản lý hoạt động các nguồn thông tin. Đây là một cách khó khăn và tốn kém. Theo quy định, các trình biến đổi đơn giản không đủ ở đây. Các vấn đề lớn nhất nảy sinh với cơ sở dữ liệu. Thông thường, di trú được sử dụng để cung cấp quyền truy cập vào tài nguyên thông tin hoạt động và lưu trữ, rất quan trọng đối với các hoạt động của tổ chức và được sử dụng liên tục trong công việc. Đó là lý do tại sao việc tạo cơ sở dữ liệu ban đầu và các tài liệu điện tử khác theo các định dạng phổ biến nhất là quan trọng. Trong kho lưu trữ của nhà nước theo cách này là hợp lý để sử dụng cho việc tổ chức truy cập nhanh đến các tài nguyên lưu trữ điện tử quan trọng hoặc thường được sử dụng nhất.

2) Di chuyển các tài liệu điện tử để “mở” hoặc các định dạng máy tính phổ biến nhất. Đối với tài liệu văn bản, đó là txt, rtf, pdf; cho đồ họa – tiff, jpg; cho các bảng và cơ sở dữ liệu – db, dbf, xls, txt.

3) Đôi khi việc di chuyển tài nguyên thông tin sang các nền tảng khác vì một số lý do có vẻ không thực tế hoặc có thể làm sai lệch đáng kể bản gốc của tài liệu điện tử. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng môi trường phần mềm giả lập. Tuy nhiên, nó cũng khó làm, bởi vì không phải tất cả các trình mô phỏng hệ vỏ phần mềm đều có thể được phát triển. Đó là lý do tại sao việc tạo ra các hệ thống thông tin và tài liệu điện tử ban đầu không chỉ tập trung vào các định dạng ghi phổ biến mà còn tập trung vào các hệ điều hành, DBMS và phần mềm khác. Trong trường hợp này, có thể dễ dàng tìm thấy các trình mô phỏng cần thiết có thể được phát triển và tiếp thị bởi chính các nhà sản xuất phần mềm. Ví dụ, hệ điều hành Windows’95 ’97 `NT` 2000`XP hỗ trợ trình giả lập hệ điều hành MS DOS.

4) Đóng gói: bao gồm các tài liệu điện tử trong thành phần của các định dạng tệp đa nền tảng, chẳng hạn như XML. Hiện nay, các nhà lưu trữ người Mỹ coi phương pháp này là phương pháp tối ưu nhất cho việc trao đổi và lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử [4], mặc dù nó khó có thể được coi là thuốc chữa bách bệnh cho tất cả các vấn đề. Các nghiên cứu trong lĩnh vực này vẫn còn sơ khai trong tự nhiên. Do đó, phương pháp chứng minh duy nhất để lưu giữ tài liệu điện tử dài hạn là di trú.

Các vấn đề về bảo đảm tính xác thực của tài liệu điện tử

Với các phương thức trao đổi tài liệu điện tử và phương pháp bảo đảm lưu trữ lâu dài của tài liệu điện tử là các vấn đề liên quan chặt chẽ đến việc đảm bảo tính xác thực của chúng.

Khi trao đổi tài liệu điện tử qua mạng, việc sử dụng chữ ký số điện tử (EDS) là một phương tiện đáng tin cậy. Tuy nhiên, nhiệm vụ đảm bảo an toàn các tài liệu điện tử trong thời gian dài có ý nghĩa thay đổi đáng kể. Chữ ký điện tử của một tài liệu điện tử, mặc dù đáng tin cậy, nhưng rất ngắn ngủi: nó được thiết kế cho năm năm, tối đa, mười năm. Sự thay đổi của môi trường phần mềm, sự lỗi thời của các thuật toán mã hóa với thời gian làm cho quy trình xác minh chữ ký số không thể hoặc vô ích.

Phương pháp được chấp nhận nhất để đảm bảo tính xác thực của các tài liệu điện tử trong thời gian lưu trữ dài hạn (đặc biệt là EDS được chứng nhận) có thể được coi là sử dụng trình mô phỏng hoặc bộ chuyển đổi trong quá trình hình thành của chúng. Nhưng thực tế này vẫn còn ít được nghiên cứu. Các vấn đề ở đây được thấy cả trong một bộ giới hạn các công cụ phần mềm này và trong các lỗi có thể xảy ra trong việc tái tạo các tài liệu có thể phát sinh trong khi chuyển đổi, một lần nữa có tác động tiêu cực đến sức mạnh tổng thể của tài liệu điện tử trong thời gian lưu trữ dài hạn. Đóng gói có lẽ là cách hứa hẹn nhất. Đó là cách giải quyết vấn đề tính xác thực của các tài liệu điện tử mà các nhà lưu trữ người Mỹ nhìn thấy. Nhưng nó đòi hỏi thử nghiệm lâu dài và phát triển hơn nữa.

Sự cần thiết phải định dạng lại tài liệu điện tử trong thời gian lưu trữ dài hạn dẫn đến thực tế rằng, về bản chất, có một tài liệu khác với các chi tiết và đặc điểm kiểm soát thay đổi: ngày lưu, khối lượng, tổng kiểm tra, mã băm, EDS, v.v. Nó chỉ ra rằng bản gốc của tài liệu điện tử sẽ không thể đọc và sử dụng, và bản sao đích thực của nó sẽ không có hiệu lực pháp lý.

Vấn đề được ghi nhận – đảm bảo tính xác thực của các tài liệu điện tử trong dài hạn – ngày nay có lẽ là cấp bách và phức tạp nhất. Không có khuyến nghị rõ ràng làm thế nào để giải quyết nó, hoặc ở nước ta hoặc ở nước ngoài. Chúng tôi chỉ có thể đề xuất một điều: bạn không nên tạo tài liệu ở giai đoạn quản lý văn phòng, và sau đó chỉ lưu trữ các tài liệu điện tử ngụ ý thời hạn sử dụng dài và trách nhiệm nghiêm trọng của các bên. Nó là mong muốn đồng thời tạo và lưu trữ tài liệu chính thức này cũng trên giấy.

Trong điều kiện các vấn đề công nghệ chưa được giải quyết về xác thực thông tin điện tử, “phương pháp cũ lỗi thời” xuất hiện ở vị trí đầu tiên: xác thực tài liệu điện tử khi chuyển chúng trên phương tiện bên ngoài vào kho lưu trữ bằng tài liệu trên giấy. Đối với những mục đích này ở nước ta kể từ giữa những năm 80. có các tiêu chuẩn quốc gia:

– GOST 6.10.4–84. Đưa ra các văn bản pháp lý cho các tài liệu trên phương tiện truyền thông máy tính và dữ liệu máy được tạo ra bởi thiết bị máy tính. Các quy định chính. M., 1985.

– GOST RD 50-524–84. Hướng dẫn phương pháp. Quy trình lưu trữ tài liệu trên mạng di động. M., 1985.

– GOST 28388-89. Hệ thống xử lý thông tin. Tài liệu về các nhà cung cấp dữ liệu từ tính. Thứ tự thực hiện và điều trị.

Tài liệu như vậy (giấy chứng nhận, thư giới thiệu, chứng thư chuyển nhượng và chấp nhận tài liệu, vv) phải bao gồm đặc điểm nhận dạng của hồ sơ và phương tiện điện tử và được chứng nhận bằng chữ ký của cán bộ và con dấu của tổ chức.

Tổ chức thống kê chứng từ điện tử

Đơn vị, hình thức thống kê chứng từ điện tử được xác định theo nhiệm vụ và thời gian lưu giữ chứng từ. Yêu cầu về thống kê, lưu giữ hồ sơ và lưu trữ của một tổ chức có thể ít nghiêm ngặt hơn đáng kể so với lưu trữ của tiểu bang khi nộp hồ sơ điện tử để thống kê nhà nước.

Trong tất cả các tài liệu quy chuẩn và phương pháp luận, sự chú ý nhất đến việc thống kê tài liệu điện tử được đưa ra trong “Quy tắc cơ bản về công việc của các tổ chức” (2002). Nhưng những quy tắc này có những hạn chế đáng kể.

Ví dụ, các quy tắc đề xuất xem xét như một “đơn vị hồ sơ tài liệu điện tử” – “một đơn vị lưu trữ hoặc một tập hợp chúng với một hồ sơ (các) tệp cấu thành một phần mềm và đối tượng thông tin (văn bản, siêu văn bản, đa phương tiện, cơ sở dữ liệu, v.v.) cũng kèm theo tài liệu. ” Nhưng khá khó để xác định “đối tượng thông tin chương trình” là gì, không có câu trả lời rõ ràng ở đây. Hơn nữa, định nghĩa như vậy và hình thức thống kê tài liệu điện tử được đề xuất trong Quy tắc (chỉ ở mức tổng hợp rất cao) không góp phần vào nhiệm vụ kiểm tra tính khả dụng của tài liệu. Nó là không đủ để đưa vào tài khoản chỉ đơn vị lưu trữ và thậm chí cả “đối tượng thông tin chương trình”. Khi sao chép tài liệu điện tử sang một đối tượng thông tin chương trình khác ” có thể không được sao chép hoàn toàn, điều này sẽ dẫn đến việc đọc tài liệu không chính xác. Tuy nhiên, được cung cấp bởi các quy tắc tài liệu điện tử sẽ không tiết lộ “mất mát” này.

Việc tính toán và thống kê các đối tượng nhỏ hơn là cần thiết: các tệp và thư mục của cấu trúc tệp, tức là trực quan các đối tượng riêng biệt trong cấu trúc tệp máy tính. Họ nên được coi là đơn vị thống kê các tài liệu điện tử cho lưu trữ các cấp.

Ngoài ra, khi đảm bảo lưu trữ lâu dài các cơ sở dữ liệu với khả năng di chuyển tiếp theo của chúng, các định dạng văn bản bảo hiểm cần phải tính đến ngay cả các đối tượng thông tin nhỏ hơn: các bảng cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ không làm phiền hệ thống hóa các tài liệu điện tử sau khi di chuyển, và sẽ dễ dàng hơn để mô tả các tài liệu.

Nhận xét sau có liên quan đến sự cần thiết phải tính đến đơn vị lưu trữ tài liệu điện tử.- vật mang tin. Như đã lưu ý trong quản lý hoạt động (trong giấy tờ) của tài liệu điện tử có thể được đặt trên máy chủ hoặc ổ đĩa cứng của máy tính. Trong trường hợp này, không cần nhập thông tin nhận dạng của phương tiện điện tử trong kho dữ liệu điện tử. Nhưng ngay cả khi chuyển giao tài liệu điện tử sang phương tiện bên ngoài, cần phải bao gồm nhận dạng phương tiện trong các bài viết mô tả của hệ thống tra tìm là không cần thiết. Không có vấn đề làm thế nào vật mang tin đáng tin cậy, có một xác suất nhất định của sự mất mát của họ. Trong trường hợp này, các tệp có tài liệu điện tử sẽ được ghi trên một phương tiện khác (có nhận dạng khác) và hệ thống tra tìm sẽ phải được sắp xếp lại hoặc sửa chữa.

Sẽ hợp lý hơn khi chỉ ra việc xác định các đơn vị lưu trữ không có trong các bài viết mô tả, nhưng trong bản mô tả hệ thống tra tìm thông tin: trong lời nói đầu hoặc trong các chỉ mục.

Mô tả các tài liệu điện tử

Trong thời gian lưu trữ ngắn hạn các tài liệu điện tử, mô tả tối thiểu của chúng có thể trong khuôn khổ cho phép xác định và tính toán các tập tin (tên, kích thước theo byte, ngày và thời gian chỉnh sửa cuối cùng) và thư mục (tên, kích thước của các tệp đính kèm) số lượng tệp và thư mục con được bao gồm) và đưa ra phán đoán về tính toàn vẹn và tính bất biến của chúng (EDS, tệp kiểm tra). Các mục tiêu tìm kiếm và sử dụng tài liệu thường được phục vụ bởi khả năng tìm kiếm của hệ thống thông tin trong đó các tài liệu được đặt vào.

Khi tổ chức lưu trữ dài hạn, các chi tiết được chỉ định phải được bổ sung với các bài viết mô tả thông tin: chú thích các tệp và tập hợp các tệp được kết hợp trong một thư mục. Vì có nhiều loại tệp khác nhau, nên một tập hợp các bài viết mô tả về tệp và thư mục sẽ không giống nhau và do đó (để xác định tập hợp này), bạn có thể nhập danh sách kiểm kê như “loại đơn vị thống kê tài liệu điện tử”.

Khi mô tả một nhà cung cấp thông tin chứa các tài liệu điện tử theo quy tắc, nó cho biết: loại và công ty của nhà sản xuất, số sản xuất và số sê-ri, dung lượng của phương tiện.

Thiết bị tham chiếu cho hệ thống tra tìm rất quan trọng, phản ánh cả bố cục và nội dung của tài liệu điện tử cũng như các tính năng công nghệ của việc tạo, lưu trữ và sử dụng chúng. Nhiều lưu trữ dữ liệu điện tử ở châu Âu và Hoa Kỳ tuân theo tiêu chuẩn quốc tế cho mô tả lưu trữ ISAD (g) (NDAD UK, CfER NARA).

Các vấn đề về xác định giá trị của tài liệu điện tử

Vào đầu báo cáo, Chương trình mục tiêu liên bang “Điện tử Nga” đã được đề cập. Trong sự phát triển của chương trình này có thể được nhìn thấy một mong muốn đứng ngang hàng với các nhà lãnh đạo thế giới trong lĩnh vực kinh tế và chính trị. Tuy nhiên, phát triển các chương trình thông tin hóa của đất nước, tác giả của họ dường như không nghĩ gì về những gì sẽ xảy ra với các nguồn thông tin điện tử được tạo ra trong 15-20 năm, khi nền tảng phần cứng và phần mềm máy tính sẽ được cập nhật hoàn toàn. Nếu không, dịch vụ lưu trữ trong đó sẽ được gán một vai trò quan trọng hơn.

Ai nên đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử trong thời gian dài, các tổ chức hoặc lưu trữ của chính phủ, các chuyên gia công nghệ thông tin hay các nhà lưu trữ? Chúng tôi đã có kinh nghiệm buồn về lưu trữ lâu dài các cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử khác trong các trung tâm dữ liệu của các bộ và các phòng ban – những cơ sở dữ liệu được tạo ra trong những năm 1970 – 1980.trong thời đại “ASUchivaniya” của nền kinh tế quốc gia của Liên Xô. Bây giờ các nguồn thông tin này ở đâu? Điều gì đã xảy ra với chúng? Hầu như tất cả đều chết. Chủ yếu là bởi vì họ không được chuyển giao cho nền tảng công nghệ mới trong thời gian. Không có thời gian để làm điều đó, và không ai. Không có ai để đánh giá tài nguyên nào xứng đáng được lưu trữ lâu dài, mà không có. Bởi vì các nhân viên CNTT có các nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau, hoàn toàn khác với các tác vụ mà lưu trữ đang được tạo ra.
Có lẽ, việc tính toán được thực hiện theo thời gian (trong 10–15 năm) một phần tài nguyên điện tử từ các sở và ban tổ chức sẽ được lưu trữ trong kho lưu trữ của tiểu bang, như hiện nay được thực hành với các tài liệu giấy. Trong trường hợp này, sự khác biệt cơ bản giữa các tài liệu điện tử và giấy – sự phụ thuộc vào sự thay đổi của môi trường công nghệ – hoàn toàn bị bỏ qua.

Thực hành lưu trữ tài liệu điện tử trên toàn thế giới cho thấy rằng quyết định về tài liệu, ở đâu và ở định dạng nào sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, khi chuyển sang lưu trữ vĩnh viễn (nghĩa là câu hỏi về giá trị và chuyên môn thu thập) sẽ không được thực hiện vào giây phút trước khi nhận và truyền, nhưng thời điểm tạo tài liệu thậm chí còn tốt hơn khi phát triển thiết kế kỹ thuật của hệ thống thông tin mà chúng sẽ được tạo ra [5].

Các yêu cầu cụ thể về quy định đối với việc xác định giá trị của chứng từ điện tử và việc thu thập, bổ sung tài liệu ở các kho lưu trữ ở nước ta đã tồn tại trong nhiều năm. Năm 1993, các nền tảng của Pháp luật Liên bang Nga về Phông lưu trữ của Liên bang Nga và công tác Lưu trữ (Điều 5) chỉ cho thấy việc đưa các tài liệu điện tử vào Phông lưu trữ của Liên bang Nga. Quy chế về phông lưu trữ của Liên bang Nga (1994, tr. 6) và các quy tắc cơ bản cho công trình lưu trữ của Liên bang Nga (2002, tr 6.1.7.2) thiết lập thời gian lưu trữ tạm thời “tài liệu trên phương tiện có thể đọc được trong 5 năm”. “Danh mục tài liệu quản lý chuẩn được tạo ra trong hoạt động của các tổ chức có ngày hết hạn” (2000, trang 8) và “Danh mục mẫu tài liệu được tạo trong hoạt động của tổ chức tín dụng kèm thời gian lưu giữ” (M., 2000, tr. 6) ”

Đồng thời, khung pháp lý này rõ ràng là không đủ để nói một cách nghiêm túc về việc đánh giá giá trị của các tài liệu điện tử trong các tổ chức. Không có cơ chế để xác định tài liệu điện tử có giá trị ở giai đoạn quản lý hành chính và hoạt động sử dụng khác. Nghiên cứu VNIIDAD nói trên cho thấy, ở cấp liên bang, nó chỉ là Ủy ban Hải quan Nhà nước của Liên bang Nga, Bộ Tài sản Nga, Bộ Truyền thông Nga và Bộ Thuế và Thuế của Nga.

Do đó, các vấn đề chính của việc đánh giá giá trị của tài liệu điện tử là xác định các tài liệu này trong các tổ chức (và các bộ phận của họ), để xác định tài liệu nào được lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn và để người sở hữu (hoặc chủ sở hữu) chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ. Giải pháp thực tế của vấn đề này đối với lưu trữ nhà nước là phức tạp do không có bất kỳ tiêu chuẩn nào ở cấp liên bang yêu cầu đưa các tài liệu điện tử vào danh mục của các tổ chức hoặc bất kỳ cách nào khác để đăng ký và ghi lại chúng (trừ đăng ký tự nguyện).

Một cái gì đó đang được thực hiện trong các đối tượng của liên bang. Vì vậy, ví dụ, Luật Moscow “Về nguồn thông tin và thông tin của thành phố Moscow” (số 52 ngày 24 tháng 10 năm 2001) nói rằng nguồn thông tin của thành phố Moscow phải đăng ký bằng cách đăng ký hệ thống thông tin (cơ sở dữ liệu). Đăng ký tài nguyên thông tin và hệ thống của thành phố Moscow “(Điều 7). Mặc dù thực tế là không có nhiều tổ chức và hệ thống của họ hiện đang được đăng ký trong Cơ quan đăng ký này, thông tin về chúng được mở ra [6]. Do đó, đã xuất hiện cơ sở thực tế để tiến hành đánh giá giá trị của các tài liệu điện tử trong các hệ thống này để xác định các nguồn lực được chuyển giao để lưu trữ vĩnh viễn cho Lưu trữ Nhà nước (CEDMEN).

Tóm lại, cần lưu ý rằng phương pháp tổ chức lưu trữ các tài liệu điện tử lưu trữ chỉ mới bắt đầu hình thành. Điều quan trọng là phải xem xét các ý kiến và kinh nghiệm của tất cả các bên liên quan: các nhà lưu trữ (trong kho lưu trữ của các tổ chức và lưu trữ của chính phủ), nhân viên, chuyên gia CNTT, người quản lý, sử gia và những người sử dụng tài nguyên thông tin điện tử khác.
————————————————–
1. Xem, ví dụ: V.L.Nosevich. Lưu trữ tài liệu điện tử: Kinh nghiệm Belarus // Lưu trữ trong nước. 2012. N1. P.44-52.
2. Xem, ví dụ: Moiseenko T., Svishchev M. Nghiên cứu Lịch sử Nông nghiệp của Nga trong Thập kỷ Cuối cùng: Quan điểm của “Nghiên cứu Nguồn Máy tính” // Lịch sử và Máy tính: Công nghệ Thông tin Mới trong Nghiên cứu Lịch sử và Giáo dục. St. Katharinen, 1993.
3. Xem: M. Larin. Các vấn đề thực tế của việc trao đổi thông tin tài liệu trong quản lý công cộng // Tài liệu trong xã hội thông tin: thống nhất và chuẩn hóa lưu thông tài liệu liên ngành và liên công ty. Báo cáo và Truyền thông của Hội nghị thực hành khoa học quốc tế IX, ngày 5-6 tháng 12 năm 2002 M., 2003. trang 37.
4. Xem: QUẢN LÝ THÔNG TIN. Những thách thức trong quản lý và bảo tồn hồ sơ điện tử. GAO. Văn phòng kế toán tổng hợp Hoa Kỳ. Báo cáo cho Người yêu cầu Quốc hội. Tháng 6 năm 2012. GAO-02-586.
5. Hiện trạng phương pháp xác định giá trị của tài liệu điện tử, dựa trên kinh nghiệm lưu trữ nước ngoài, có thể tìm thấy trong báo cáo cuối cùng của người tham gia dự án quốc tế InterPARES (“Bảo vệ tài liệu điện tử đích thực trong hệ thống điện tử”). Xem: Dự án InterPARES. Báo cáo đánh giá cuối cùng của Task Force Force. Dự thảo cho nhận xét. Ngày 31 tháng 10 năm 2001. (www.interpares.org)
6. Kể từ ngày 20 tháng 1 năm 2004, Cơ quan Đăng ký Tài nguyên và Hệ thống Thông tin Moscow đã đăng ký 57 cơ quan và tổ chức ở Moscow, sở hữu tổng cộng 140 hệ thống thông tin bao gồm 360 cơ sở dữ liệu. Xem: www.reestr.mos.ru

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *