Tự động hóa quản lý tài liệu điện tử

 
Mục đích chính của tự động hóa là nâng cao hiệu quả của quản lý mà cả những tổ chức chính phủ lẫn những tổ chức phi chính phủ đều đang cần đến.
Trong khi đó, để tự động hóa những quá trình làm việc riêng biệt với tài liệu và áp dụng hệ thống tự động quản lý tổng thể tài liệu cần có các chương trình khác nhau.
Nhưng những nhiệm vụ đó có thể được thực hiện song song. Thí dụ, ở Đức ý tưởng áp dụng văn thư điện tử vào những cấu trúc quản lý liên bang (Dự án DOMEA – quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử) định ra ba giai đoạn: trong giai đoạn đầu chỉ đăng ký trong hệ thống những dữ liệu tra cứu của các tài liệu, tại giai đoạn hai – bằng cách quét bổ sung thông tin sơ cấp mang nội dung cho những dữ liệu đã đăng ký của tài liệu, ở giai đoạn ba – tất cả tài liệu và hồ sơ được xử lý toàn bộ và đưa về dạng điện tử.

Đang có ý kiến cho rằng tự động hóa việc trao đổi tài liệu giấy truyền thống là giải pháp trung gian khi chuyển hoàn toàn sang trao đổi tài liệu điện tử.
Việc tự động hóa công tác văn thư được đặt trên cơ sở kiểm soát các thao tác thực hiện với tài liệu giấy cũng như kiểm soát việc sử dụng những bản sao tài liệu điện tử trong trường hợp không cần xác nhận tính nguyên bản của chúng. Khi đăng ký, tài liệu giấy được chuyển hóa hoàn toàn hay từng phần sang dạng điện tử và công việc tiếp theo về cơ bản được thực hiện với các thẻ đăng ký điện tử và với các khai báo tài liệu. Trong những thao tác như vậy, tài liệu giấy được dùng làm bản thị thực để thỏa thuận/thống nhất/ và làm bản phê duyệt, còn hệ thống tự động kiểm soát quá trình thỏa thuận và phê duyệt tài liệu giấy, liệt kê những nhận xét được đưa ra và thông báo về chúng tới những người thực hiện. Hệ thống tự động còn có thể kiểm soát việc gửi những tài liệu giấy xuất và các bản sao điện tử của chúng.
Ngày nay ở thị trường trong nước có vài chục sản phẩm chương trình dành cho tự động quản lý tài liệu. Đối với chúng có nhiều cách gọi khác nhau: hệ thống tự động trao đổi tài liệu và văn thư, hệ thống quản lý các tài liệu, hệ thống trao đổi tài liệu điện tử v.v… Trong phần này ta sẽ sử dụng thuật ngữ tổng quát – “hệ thống tự động quản lý tài liệu”.
Trong các sách chuyên khảo người ta nêu ra một vài cách tiếp cận tới vấn đề lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu. Với sự lưu ý tới các phương án đã nêu cũng như dựa vào kết quả của những công trình nghiên cứu đã thực hiện có thể gợi ý trình tự hành động như sau:
1. Xác định các nhiệm vụ và mức độ tự động hóa.
2. Nghiên cứu thị trường hệ thống tự động quản lý tài liệu.
3. Lựa chọn công ty thực hiện việc tự động hóa quản lý tài liệu.
4. Lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu (đánh giá những đặc điểm chung hệ thống của hệ thống tự động quản lý tài liệu, đánh giá các tính năng của hệ thống tự động quản lý tài liệu).

 

(còn tiếp)

TS. Nguyễn Lệ Nhungwww.vanthuluutru.com

lược dịch theo www.archives.ru

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *