Tự động hóa quản lý tài liệu – Phương pháp luận lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu điện tử

Khi lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu, ta có thể đạt được sự thỏa mãn tối đa của hệ thống với mục đích và nhiệm vụ của cơ quan /tổ chức.

1. Xác định nhiệm vụ và mức độ tự động hóa

Việc đầu tư trang bị hệ thống tự động đối với phần lớn các tổ chức là cả một sự đầu tư kinh phí đáng kể. Trước khi chọn sản phẩm chương trình được mời chào trên thị trường, tổ chức phải xác định rõ là ta cần hệ thống tự động để làm gì và hệ thống đó phải có những khả năng gì, từ đó, hình thành những yêu cầu của mình đối với sản phẩm chương trình.

Nên trình bày những yêu cầu đối với hệ thống tự động quản lý tài liệu dưới dạng nhiệm vụ kỹ thuật mà nó mô tả chi tiết rằng tổ chức dự định tự động hóa cái gì và như thế nào, sẽ được gì khi áp dụng hệ thống tự động, hệ thống đó phải làm việc như thế nào. Ở Liên bang Nga có tiêu chuẩn nhà nước GOST 34.602 quy định thành phần, nội dung, quy tắc biên soạn tài liệu “Quy trình kỹ thuật để xây dựng (phát triển hoặc nâng cấp) hệ thống” cũng như trình tự thiết kế và phê duyệt quy trình đó.

Ngoài sự phụ thuộc vào hình thức mang tính pháp lý, mục đích của tự động hóa quản lý tài liệu của các tổ chức hầu như đều giống nhau và thể hiện ở những nội dung sau:
a) nâng cao chất lượng và tính năng động của quản lý tổ chức bằng cách hoàn thiện công tác văn thư;
b) tập hợp vào một quy trình văn thư thống nhất ở các đơn vị trực thuộc của tổ chức kể cả những đơn vị ở cách xa trụ sở chính;
c) bảo đảm sự tiếp cận năng động đồng thời có giới hạn tới các nguồn thông tin của tổ chức;
d) giảm chi phí sức lao động, thời gian, chi phí gián tiếp và nhờ đó đạt hiệu quả kinh tế;
đ) đặt nền móng cho việc chuyển dần sang trao đổi tài liệu điện tử tại cơ sở, công việc hướng tới tương lai.
Có thể đạt được mục đích bằng cách giải quyết nhiệm vụ tự động hóa quản lý tài liệu của tổ chức mà ta có thể hệ thống chúng một cách quy ước theo các lĩnh vực sau:
1.1. Chuẩn bị và hình thành tài liệu
Tự động hóa lĩnh vực này cho phép nâng cao chất lượng và tính năng động của chuẩn bị (soạn) tài liệu đang được lập trong tổ chức, thống nhất hình thức của tài liệu.
1.2. Tổ chức trao đổi tài liệu và lập các tài liệu
Tự động hóa lĩnh vực này cho phép loại bỏ sự trùng lặp của công tác nhập thông tin về tài liệu ở các giai đoạn làm việc khác nhau với tài liệu (đơn giản quá trình đăng ký), giảm sác xuất mất tài liệu bằng cách lập cơ sở tài liệu của tổ chức, sắp xếp trật tự việc trao đổi tài liệu của tổ chức (đơn giản các tuyến hành trình của tài liệu), nâng cao tính năng động và chất lượng công việc với các tài liệu của những người lập, rút ngắn các thời hạn lập và chuyển giao các tài liệu, thông báo kịp thời cho các nhân viên về những tài liệu đã đến và đang được lập.
1.3. Tổ chức kiểm tra việc lập tài liệu
Tự động hóa kiểm tra việc lập tài liệu cho phép tiếp nhận linh hoạt thông tin về tình trạng lập và nơi để  của bất cứ tài liệu nào, theo sát những giai đoạn hành trình của các tài liệu trong các đơn vị của tổ chức từ lúc nhận (lập) đến kết thúc công việc với chúng.
1.4. Tổ chức lưu tài liệu, hệ thống tra tìm tài liệu
Tự động hóa cho phép bảo đảm lưu giữ tập trung những văn bản tài liệu đã được lập dưới dạng điện tử, các hình đồ họa, biểu mẫu đi kèm và tư liệu về chúng, tổ chức tìm kiếm linh hoạt, liên kết logic các tài liệu thuộc về một vấn đề, tạo sự chọn lọc những tư liệu theo đặc trưng chủ đề hay những đặc trưng khác.
Như vậy, trong Hội đồng Liên bang (Hạ viện của Nga) hệ thống tự động quản lý tài liệu về mặt cấu trúc gồm có các môđun (module) công nghệ bảo đảm giải quyết những nhiệm vụ nêu trên, các môđun chuẩn bị tự động tài liệu (kể cả bản tốc ký, văn bản tiêu chuẩn, tài liệu cho hội nghị v.v.),  môđun đăng ký, kiểm tra và gửi thư, môđun làm việc với thư từ và đơn khiếu kiện của công dân, môđun làm việc với nguồn lưu trữ.
Khi nói về sự cần thiết xác định mức độ tự động hóa quản lý tài liệu tới tận từng tổ chức cụ thể, ta cần quyết định quy mô của quá trình tự động hóa quản lý tài liệu phải bao trùm phạm vi nào:
– toàn bộ tổ chức kể cả những đơn vị trực thuộc ở cách xa trụ sở;
– trụ sở chính của tổ chức;
– một loạt những bộ phận đang được huy động tích cực vào trao đổi tài liệu của tổ chức (thí dụ, cơ quan nhân sự + cơ quan quản lý tài liệu + bộ phận kế toán v.v.);
– các bộ phận chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý tài liệu (cơ quan quản lý hồ sơ, ban thư ký, văn phòng v.v.);
– các bộ phận đặc thù (kế toán, cơ quan nhân sự v.v.).
Việc phân tích chức năng của cơ quan / tổ chức và các đơn vị trực thuộc cho phép xây dựng một cấu trúc của những mối liên hệ thông tin mang tính thực tế, đặc trưng cho cơ quan / tổ chức nói chung và cho từng vị trí làm việc nói riêng. Khi đã xác định được mức độ tự động hóa cần thiết, phải chọn ra hệ thống có thể thỏa mãn được nhu cầu của cơ quan / tổ chức về tự động hóa.
Từ quan điểm sự bao quát đầy đủ của công nghệ xử lý thông tin và lập tài liệu trong cơ quan / tổ chức, hệ thống tự động quản lý tài liệu được chia ra thành những dạng sau:
– các hệ thống độc lập (khu vực) để xử lý tài liệu (thí dụ, chỗ làm việc của thư ký giám đốc);
– các hệ thống quản lý tổng hợp tài liệu và thông tin;
– các hệ thống để giải quyết những nhiệm vụ ứng dụng thông tin (thí dụ, những hệ thống soạn thảo tài liệu văn bản).

2. Nghiên cứu thị trường hệ thống tự động quản lý tài liệu

Trong lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu, thông tin đầy đủ về thị trường phần mềm bảo đảm cho quản lý tài liệu có ý nghĩa quan trọng. Cần trang bị thông tin không chỉ về chính các hệ thống tự động mà cả về những công ty – nhà thiết kế hệ thống tự động quản lý tài liệu, về các nhà tích hợp hệ thống và những người cung cấp hệ thống tự động quản lý tài liệu.
Khi phân tích thị trường hệ thống tự động quản lý tài liệu có thể nhờ tới các nhà tư vấn chuyên ngành hay các cơ sở nghiên cứu đang thu thập thông tin về những sản phẩm hiện có và luôn theo dõi tất cả thay đối và thành tựu trong lĩnh vực này. Họ có thể giúp ta so sánh nhiều tham số của hệ thống tự động quản lý tài liệu khách quan hơn.
Thông tin về hệ thống tự động quản lý tài liệu có thể khai thác trong các xuất bản phẩm về vấn đề quản lý tài liệu và công nghệ thông tin, trong tư liệu hội nghị, triển lãm, hội thảo dành cho chủ đề này, tư liệu quảng cáo của hãng sản xuất, tư liệu trên mạng Internet.

3. Lựa chọn công ty thực hiện việc tự động hóa quản lý tài liệu

Việc lựa chọn công ty thực hiện thiết kế và áp dụng hệ thống tự động quản lý tài liệu là không kém phần quan trọng so với lựa chọn chính hệ thống tự động quản lý tài liệu. Trong quá trình lựa chọn cần nghiên cứu những tham số sau:
1) Độ tin cậy của công ty (công ty có tiếng trên thị trường, thực hiện và tham gia vào các giải pháp chuyên ngành; có thâm niên công tác lâu trong lĩnh vực; sự ổn định tài chính của công ty; tính đều đặn của việc xuất ra những phiên bản sản phẩm phần mềm đã được nâng cấp; mức độ quan hệ tương hỗ với công ty thiết kế phần mềm chương trình gốc).
2) Cấu trúc tổ chức tương ứng của công ty (trụ sở riêng; các bộ phận chuyên ngành, đủ khả năng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp hệ thống tự động quản lý tài liệu trong quá trình sử dụng nó lâu dài; các văn phòng đại diện ở các khu vực; những quan hệ với các nhà sản xuất các modun gắn kèm (những bộ nhập chữ ký điện tử – số, an toàn thông tin, v.v.).
3) Đội ngũ cán bộ tương thích của công ty (số lượng nhân viên; trình độ học vấn của các nhân viên; thâm niên công tác và số lượng dự án đã áp dụng thành công của nhóm nghiên cứu về tự động hóa tổ chức cụ thể).
4) Có các tài liệu công nghệ và phương pháp luận (công nghệ áp dụng được ghi nhận bằng tài liệu; những tiêu chuẩn công nghệ riêng cho thiết kế các sản phẩm chương trình; thuyết minh công nghệ Hệ thống tự động quản lý tài liệu; các phương pháp, chương trình đào tạo các nhà quản trị và sử dụng; hướng dẫn cho các nhà quản trị; hướng dẫn cho những người sử dụng; các hợp đồng mẫu về cung cấp và áp dụng các hệ thống; tài liệu báo cáo).
5) Khả năng đào tạo (số lượng, kinh nghiệm và trình độ của nhân viên công ty thực hiện việc đào tạo các nhà quản trị và sử dụng; phòng học và trang bị kỹ thuật).
6) Có các dự án đã áp dụng thành công (số lượng dự án đã áp dụng thành công; số lượng dự án về áp dụng hệ thống; văn bản đánh giá về hoạt động của hệ thống tự động quản lý tài liệu của những người sử dụng).
7) Bảo trì lâu dài hoạt động của hệ thống tự động quản lý tài liệu (bảo trì kỹ thuật theo bảo hành; bảo trì kỹ thuật từ xa (theo các kênh liên lạc viễn thông); tư vấn tại công ty; cử chuyên gia về bảo trì kỹ thuật đến cơ quan / tổ chức).
8) Bảo đảm tính giai đoạn của áp dụng hệ thống (áp dụng hệ thống tự động quản lý tài liệu hoạch định những giai đoạn sau: phân tích quá trình kinh doanh của cơ sở, trạng thái của trang thiết bị và công nghệ đang sử dụng; soạn thảo các môđun thông tin-chức năng của cơ sở, thiết kế lại quá trình kinh doanh của nó; phân tích những cấu hình có thể của phương tiện máy để áp dụng hệ thống tự động quản lý tài liệu; thực hiện dự án thử (pilot project); phê chuẩn kết quả thực hiện dự án thử và soạn thảo kế hoạch áp dụng hệ thống tự động quản lý tài liệu; lựa chọn và cung ứng phương tiện cần thiết cho áp dụng hệ thống tự động quản lý tài liệu, phương tiện máy-chương trình; cung cấp và lắp đặt hệ thống tự động quản lý tài liệu, ghép nối và hiệu chỉnh hệ thống tự động quản lý tài liệu; chuyển và chuyển hóa dữ liệu từ các hệ thống di sản; huấn luyện các nhà quản trị hệ thống và các nhà sử dụng về cách làm việc với hệ thống tự động quản lý tài liệu; chuẩn bị thí dụ kiểm tra, chương trình và các phương pháp thử, thực hiện kiểm tra tổng hợp hệ thống tự động quản lý tài liệu; lập tài liệu thiết kế, chương trình, kỹ thuật và sử dụng; đưa vào áp dung hệ thống tự động quản lý tài liệu, chuyển giao hệ thống vào sử dụng nghiệp vụ; bảo trì ).

4. Lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu

Việc lựa chọn loại hình của hệ thống chỉ là một phần của quá trình xác định hệ thống cụ thể cần thiết cho người sử dụng. Rõ ràng rằng trong một lớp hay một dòng sản phẩm có thể có vài hệ thống giống nhau về chức năng, công nghệ và đặc trưng. Xuất hiện câu hỏi về phương pháp đánh giá chúng và câu trả lời thường chưa thỏa mãn, mặc dù bản thân vấn đề này có ý nghĩa cả về lý luận lẫn thực tiễn.
Có thể có ba phương pháp đánh giá các hệ thống tự động. Phương pháp thứ nhất dựa trên cơ sở những đánh giá chéo về những người cạnh tranh với mình và về sản phẩm của mình do các công ty thiết kế sản phẩm thực hiện. Với số lượng hơn mười thành viên tham gia đánh giá, chúng ta có thể nhận đủ đánh giá khách quan về từng sản phẩm trong số đó.
Phương pháp thứ hai là tiến hành giám định độc lập. Liên quan tới phương pháp này có một kinh nghiệm thú vị của Lưu trữ Hợp chủng quốc Hoa Kỳ khi họ khuyến nghị các cơ quan Liên bang sử dụng cho quản lý tài liệu điện tử những chương trình đã được cấp giấy chứng nhận thỏa mãn tiêu chuẩn đã định. Ở Mỹ các nhà thiết kế chương trình bảo đảm có thể với chi phí nhất định đưa các sản phẩm chương trình của mình vào kiểm chuẩn để xin cấp giấy chứng nhận có hiệu lưc trong hai năm, còn người sử dụng khi lựa chọn các sản phẩm chương trình lại có thể xem kết quả kiểm chuẩn của từng sản phẩm chương trình đã được cấp giấy chứng nhận trên mạng Internet.
Trong những điều kiện của Nga, kiểm chuẩn hệ thống tự động quản lý tài liệu cũng cần thực hiện cùng với hệ thống cấp giấy chứng nhận. Thiết lập sự giám định như vậy sẽ giúp giảm đáng kể những chi phí của cơ quan / tổ chức nhà nước khi trang bị cho mình hệ thống tự động quản lý tài liệu cần thiết hoặc đấu thầu hệ thống nhằm mục đích lựa chọn.
Phương pháp thứ ba là đánh giá hệ thống tự động quản lý tài liệu trên cơ sở các tham số đã xác định. Phương pháp này là phương pháp hiệu quả hơn cả trong những điều kiện hiện nay.
* Trong đánh giá hệ thống tự động quản lý tài liệu có thể phân chia thành những nhóm tham số như sau:
1) Lĩnh vực áp dụng hệ thống
Khi đánh giá lĩnh vực áp dụng hệ thống tự động quản lý tài liệu cần xác định hệ thống được xây dựng cho cơ cấu tổ chức nào của cơ sở (một đơn vị trực thuộc, tất cả các đơn vị trực thuộc của một tổ chức (kể cả những đơn vị ở cách xa trụ sở chính), một vài tổ chức).
2) Những tính năng của hệ thống (chức năng quản lý tài liệu)
Có thể chọn được số lượng đặc trưng chức năng của hệ thống tự động quản lý tài liệu. Các tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ và mức độ tự động hóa phải tự xác định các yêu cầu chức năng đối với hệ thống.
3) Những đặc tính sử dụng
Khi đánh giá các đặc tính sử dụng của hệ thống cần tính đến:
– khối lượng trao đổi tài liệu (Hệ thống tự động quản lý tài liệu phải bảo đảm công việc với tất cả tài liệu của tổ chức trong khuôn khổ nhiệm vụ chức năng của mình; khả năng của hệ thống phải tương thích với khối lượng trao đổi tài liệu thưc tế của tổ chức và có dự trữ cần thiết);
– độ tin cậy sử dụng của hệ thống (Hệ thống tự động quản lý tài liệu phải có dự trữ lớn về độ tin cậy; những sự cố, hỏng hóc của các phương tiện kỹ thuật-chương trình không được làm ảnh hưởng đến độ an toàn và tính toàn vẹn của kho tài liệu của tổ chức);
– số lượng những người sử dụng làm việc cùng một thời điểm.
4) Cài đặt chương trình của hệ thống
Khi phân tích việc cài đặt chương trình của hệ thống, những đặc tính kỹ thuật và công nghệ sau được đánh giá:
– tích hợp với các ứng dụng chương trình, tích hợp vào môi trường thông tin của tổ chức (khả năng kết nối vào hệ thống các môđun khác được tạo ra bởi chính công ty đó, bởi các công ty khác, hoặc cơ sở tự tạo; tách được trong hệ thống lõi truyền thông để quản trị, tạo lập và tự sử dụng; khả năng tự động đưa vào hệ thống những tin tức về cấu trúc của tổ chức, bảo đảm sự thống nhất thông tin của tổ chức, tích hợp với phương tiện tự động quản lý tài liệu hiện có, nhập tất cả tài liệu, cơ sở và ngân hàng dữ liệu không bị sai lệch, không bị mất thông tin và không làm thay đổi đặc trưng; khả năng tích hợp với lưu trữ của tổ chức);
– bảo đảm tiếng Nga (Hệ thống tự động quản lý tài liệu phải bảo đảm công việc bằng tiếng Nga; ngoài khả năng nhập và nhận thông tin bằng tiếng Nga, trong hệ thống tự động quản lý tài liệu thông báo và chỉ dẫn trên màn hình phải được tiếng Nga hóa cũng như có khả năng phân loại dữ liệu và tìm kiếm thông tin theo từ, cụm từ tiếng Nga khác nhau);
– những yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống tự động quản lý tài liệu (công nghệ máy trạm –  máy chủ /klient-server/, các phương tiện tạo lập (khả năng tự nâng cấp, sự hiện diện các API); hệ điều hành phần máy chủ của hệ thống tự động quản lý tài liệu; hệ điều hành phần máy trạm của hệ thống tự động quản lý tài liệu; hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu dùng làm cơ sở; tổ hợp chương trình được hệ thống tự động quản lý tài liệu sử dụng; khả năng viễn thông; khả năng thiết bị của phần máy chủ và máy trạm);
– lập đường dẫn tài liệu (tùy thuộc vào nhiệm vụ quản lý và thực tiễn văn thư của tổ chức, khi chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu cần hướng sự chú ý vào khả năng giữ hay thay đổi đường dẫn tài liệu);
– theo sát phiên bản và phiên bản con của tài liệu;
– khả năng làm việc với những người sử dụng qua điện thoại di động (khi ở xa) và với các nhóm người sử dụng;
– có trong hệ thống tự động quản lý môđun để quét tài liệu (hoặc khả năng tích hợp với hệ thống nghiệp vụ quản lý hình ảnh);
– khả năng cùng làm việc với tài liệu;
– xác nhận / đánh dấu thay đổi trong hệ thống.
5) Công nghệ văn thư
Công nghệ văn thư được hệ thống tự động quản lý tài liệu bảo đảm có thể gọi một cách quy ước là “Nga” hay “phương tây”. Hệ thống tự động quản lý tài liệu bảo đảm công nghệ “Nga” của quy trình văn thư, trước tiên phải được định hướng sử dụng trong các cơ quan nhà nước và giữ lại tất cả truyền thống và chuẩn mực văn thư đã được xác lập ở đó (tính chất nổi trội của sự chu chuyển tài liệu trong tổ chức, theo dõi toàn bộ công việc với tài liệu dưới hình thức đăng kiểm, các cơ quan chuyên ngành để bảo đảm trình tự xử lý thống nhất tài liệu). Hệ thống tự động quản lý tài liệu bảo đảm các công nghệ văn thư “phương tây” (sự chu chuyển tài liệu đa phần là theo chiều ngang, không có kiểm soát tập trung (trong phạm vi toàn tổ chức), người sử dụng trực tiếp tự đăng ký tài liệu, không có cơ quan chuyên ngành về quản lý tài liệu), định hướng sử dụng tối đa toàn bộ tài liệu điện tử và phương tiện làm việc tập thể của người sử dụng không có các khâu trung gian. Đặc điểm cơ  bản của công nghệ “phương tây” là mô hình hóa quy trình văn thư thực tế và điều chỉnh hệ chương trình theo mô hình đó.
6) Các phương pháp bảo mật thông tin hệ thống. Để bảo đảm an toàn thông tin có thể sử dụng các phương pháp thiết bị, chương trình và tổ chức.
7) Tính mở và khả năng thay đổi quy mô của hệ thống. Hệ thống tự động quản lý tài liệu phải có khả năng là nâng cấp được mà không tiêu tốn chi phí về tài chính và tổ chức, không bị mất thông tin trong những thay đổi có thể có của quản lý tài liệu tại tổ chức.
8) Giá cả. Để định giá của hệ thống tự động quản lý tài liệu cần đánh giá những chỉ tiêu sau: giá gốc của hệ thống tự động quản lý tài liệu; giá bảo đảm chương trình có bản quyền cần thiết cho lắp đặt và khai thác hệ thống tự động quản lý tài liệu; giá của phương tiện kỹ thuật và chương trình bổ sung không thuộc về tổ hợp cung cấp gốc (các bộ nhập chữ ký điện tử-số, hệ thống nhận dạng chữ viết v.v.); giá các công việc (về khảo sát tổ chức, cài đặt bảo đảm chương trình, đào tạo các nhà quản trị và sử dụng, cấu hình ban đầu của hệ thống, nâng cấp hệ thống, bảo dưỡng kỹ thuật v.v.).
Như vậy, sử dụng cách tiếp cận tổng hợp khi chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu (xác định nhiệm vụ và mức độ tự động hóa; phân tích thị trường hệ thống; lựa chọn công ty thiết kế và vận hành hệ thống; lựa chọn hệ thống tự động quản lý tài liệu) sẽ cho phép thực hiện việc áp dụng hệ thống thỏa mãn đầy đủ những yêu cầu và nhiệm vụ tự động hóa hoạt động quản lý của tổ chức.
Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các hệ thống điện tử bảo đảm thu thập, bổ sung tài liệu, phải được thiết kế  để có thể điền các siêu dữ liệu vào các trường yêu cầu hoặc tự động tạo các siêu dữ liệu.
Các hệ thống cho tài liệu điện tử phải được thiết kế để có thể tiếp cận được tài liệu, nguyên bản, tin cậy và thích hợp cho sử dụng không phụ thuộc vào bất kỳ những thay đổi nào trong hệ thống trong giai đoạn lưu giữ chúng. Những thay đổi trong hệ thống có thể gồm sự di chuyển sang bảo đảm chương trình khác, tái tạo trong các định dạng của tạo giả hoặc bất cứ phương pháp tái tạo tài liệu khác. Nếu những quá trình đó xảy ra, thì phải lưu giữ bằng chứng về những thay đổi đã thực hiện cũng như lưu cả mô tả cụ thể bất kỳ những thay đổi gì về các dạng và định dạng của tài liệu.
Có thể bổ sung vào đó rằng hệ thống phải thực hiện việc kiểm soát phiên bản tài liệu. Phiên bản tài liệu có thể có giá trị riêng và cần lưu giữ, vì vậy trước khi hiệu đính tài liệu cần phải biết chắc rằng phiên bản trước của tài liệu đã được lưu giữ trong hệ thống.
Hệ thống phải cho phép thiết lập các mối liên hệ giữa những phiên bản của một và chỉ một tài liệu (hoặc tự động, hoặc bằng cách đặt tên file theo quy tắc đã định). Hệ thống phải bảo đảm cho người sử dụng tìm được phiên bản mới nhất và các phiên bản cũ hơn của tài liệu.
* Quản lý tài liệu thư điện tử là bộ phận hợp thành quan trọng của quản lý tài liệu trong tổ chức. Các hệ thống tự động với ba kiểu như sau được dùng để quản lý thư điện tử:
1) Các hệ thống bảo vệ thư điện tử theo tiêu đề và nội dung của những tin tức xác định tin tức có chứa hay không các virus, spam  hay những gì tương tự gây hại hoặc thông tin không cần thiết.
2) Các hệ thống quản lý lưu giữ – các hệ thống đơn giản để lựa chọn từ toàn bộ khối tin tức chỉ những tin đã được tạo lập trước không phụ thuộc vào nội dung của chúng. Những tin đã được hệ thống lựa chọn có thể được chuyển sang lưu giữ ngoài mạng. Một vài hệ thống từ các hệ thống như vậy cho phép tự động loại bỏ những tin đã được chuyển và nhận trước thời điểm đã xác định.
3) Các hệ thống tài liệu có quan hệ với thư điện tử cũng như với tài liệu điện tử khác. Nhiều hệ thống trong đó được tích hợp với các hệ thống thư tín chủ yếu (Outlook, Lotus) cho phép người sử dụng đăng ký tin, thiết lấp mối liên kết giữa các tin và giữa tài liệu với các định dạng khác nhau, tổ chức lưu giữ các tin. Một số hệ thống này còn yêu cầu người sử dụng phân loại nội dung các file bên trong nó, nghĩa là xác định tin thuộc về hồ sơ nào theo danh mục.
Các hệ thống kiểu thứ ba về mặt nguyên tắc được dùng để quản lý không chỉ thư điện tử và trang bị chỉ để cho mục đích trên sẽ là không thực tế bởi lẽ chúng rất đắt.
Tự động hóa công tác lưu trữ được hiểu là thực hiện những thao tác sau:
– lập nhóm hồ sơ trong phạm vi kho lưu trữ, sử dụng sơ đồ cấu trúc-thời gian vào hệ thống hóa hồ sơ;
– thẩm định giá trị tài liệu gồm cả lựa chọn tài liệu vào lưu trữ, kiểm tra thời hạn lưu giữ trên cơ sở các tiêu chí đã phê duyệt; chọn ra hồ sơ hết giá trị cần loại hủy;
– thống kê và kiểm soát hành trình của hồ sơ, tài liệu; lập phiếu thay thế  cho hồ sơ, tài liệu đã cấp;
– lập mẫu báo cáo (danh mục hồ sơ, mục lục tài liệu văn kiện trong hồ sơ, bản kê hồ sơ của đơn vị trực thuộc, v.v.).
Các hệ thống này giám sát những di chuyển, xuất, nhập, chuyển đi của hồ sơ và tài liệu lưu trữ.
Hệ thống quản lý tài liệu hợp lý sẽ tiết kiệm kinh phí, chi phí lao động bởi vì nó cho phép không lập những tài liệu không cần thiết, giảm thiểu số lượng các bản copy tài liệu, kịp thời loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị hay chuyển tài liệu vào lưu trữ. Hệ thống quản lý tài liệu hợp lý bảo đảm tính thông tin, tính trật tự của tài liệu, bảo đảm tra tìm và sử dụng tài liệu và cái chính là nó cho phép lưu giữ vĩnh viễn những tài liệu quan trọng. Cuối cùng có thể nói rằng, một hệ thống quản lý tài liệu thông minh sẽ tiết kiệm được rất nhiều so với chi phí bỏ ra để xây dựng nó.
Những yêu cầu đối với hệ thống quản lý tài liệu do các tổ chức lưu trữ và các cơ sở đào tạo nước ngoài soạn thảo đôi khi khác xa nhau đáng kể. Nhưng các yêu cầu chức năng cơ bản đối với hệ thống gần như là giống nhau. Cụ thể, hệ thống phải thỏa mãn yêu cầu về pháp luật và tổ chức, tiêu chuẩn nhà nước và quốc tế, phù hợp thực tiễn làm việc với tài liệu, phải bao gồm tài liệu quản lý, tất cả siêu dữ liệu thuộc về quá trình quản lý.
Những yêu cầu đặc thù về quản lý tài liệu được từng tổ chức quy định cụ thể. Những yêu cầu đặc biệt như vậy đối với chương trình, ví dụ như khả năng đưa tài liệu lên trang web trong mạng Internet, có các mẫu cần thiết của tài liệu, chức năng tự động nhắc về sự cần thiết của tạo lập tài liệu ở các giai đoạn khác nhau của quá trình làm việc v.v..
Xin nhấn mạnh một lần nữa rằng chương trình tự động hóa quản lý tài liệu mới chỉ là một trong các thành tố của hệ thống quản lý hiệu quả tài liệu của tổ chức. Bảo đảm chương trình đã lựa chọn phải được tích hợp với những thành tố khác của hệ thống quản lý tài liệu của tổ chức.

TS. Nguyễn Lệ Nhungwww.vanthuluutru.com
lược dịch từ: www.archives.ru

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *