Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ

Email In

(www.vanthuluutru.com) Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :

- Phân định hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
- Đánh số tờ.
- Viết mục lục văn bản.
- Viết chứng từ kết thúc.
- Viết bìa hồ sơ.

1. Phân định hồ sơ
Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ
Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập. Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư. Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ.
a. Đặc trưng vấn đề
Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ.
Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh. Điều quan trọng nhất khi phân định hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ.
Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa ... Đây là những nhiệm vụ cụ thể mà Ủy ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể.
Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Ủy ban nhân dân tỉnh không thể chỉ lập một hồ sơ như ở Ủy ban nhân dân xã, mà phải phân định thành hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như:
- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.
- Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp.
- Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.
- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ.
- Phòng trừ sâu bệnh.
- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp.
- Chăn nuôi gia cầm...
Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta sẽ vận dụng các đặc trưng khác.
b. Đặc trưng tên gọi
Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác nhau, như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị quyết hàng tháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng... thì khó có thể phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là hợp lý nhất.
Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập hợp những văn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau
Ví dụ:
- Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam.
- Tập Thông báo của Chính phủ năm 2008.
Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo, Báo cáo. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên đều lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với những văn bản có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn đề.
c. Đặc trưng tác giả
Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản. Vận dụng đặc trưng này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. (những văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại).
Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2008, 2009.
- Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận Thanh Xuân, Hà Nội năm 2008 - 2009.
Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ.
d. Đặc trưng thời gian
Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành một hồ sơ,
Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành ủy Đà Nẵng ban hành năm 2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề:
Nghị quyết, Chỉ thị của Thành ủy Đà Nẵng năm 2009.
Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân định hồ sơ. Nếu chỉ dựa vào thời gian ban hành văn bản để lập hồ sơ thì sẽ làm cho tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan xé lẻ, gây khó khăn cho việc tra tìm và nghiên cứu. Do đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến nhưng thường là đặc trưng phụ, được kết hợp với các đặc trưng khác nhau đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi.
Ví dụ: Ở Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Nghị quyết, Quyết định, Thông tư của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 về công tác thủy nông được phân định thành một hồ sơ có tiêu đề:
Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ NN & PTNT về công tác thủy nông năm 2007.
Hồ sơ trên được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian.
Trên thực tế khi phân định hồ sơ, ta thường kết hợp các đặc trưng Tác giả, Tên gọi và Thời gian với nhau.
Ví dụ: - Tập Nghị quyết của Chính phủ năm 2009
- Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2009.
e. Đặc trưng cơ quan giao dịch
Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu vấn dụng đặctrưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ.
Ví dụ:
Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập, vấn đề hợp đồng giáo viên... Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch:
- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề tuyển sinh Đại học tại chức Luật.
- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề Hợp đồng giáo viên giảng dạy.
- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập...
f. Đặc trưng địa dư
Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùng trong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành một hồ sơ. Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng phụ.
Ví dụ: - Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp năm 2008.
- Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm nghiệp các tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2009.
Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng địa dư. Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì mới chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ.
Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ. Việc phân định hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là các đặc trưng lập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu, được vận dụng nhiều nhất. Còn các đặc trưng khác thường được vận dụng kết hợp.
2. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:
a. Sắp xếp theo trình tự thời gian
Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới.Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả.
Lưu ý:
- Đối với các loại kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu của kế hoạch.
- Đối với các loại báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối của báo cáo.
b. Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian
Bằng cách sắp xếp này, văn bản nào có số nhỏ hơn sẽ được xếp trên, văn bản có số lớn hơn sẽ được xếp dưới. Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả.
Khi chọn cách sắp xếp này phải chú ý kết hợp với cách sắp xếp theo trình tự thời gian ban hành.
c. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Theo cách sắp xếp này, các văn được sắp xếp theo trình tự sau:
- Văn bản khởi đầu công việc,
- Văn bản giải quyết công việc,
- Văn bản bản kết thúc công việc.
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có các văn bản sau:
- Báo cáo tổng kết.
- Kế hoạch hoạt động năm.
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị.
- Diễn văn khai mạc.
- Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan.
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên.
- Biên bản của Hội nghị …
Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ nêu trên lần lượt được sắp xếp như sau:
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị.
- Diễn văn khai mạc.
- Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch.
- Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan.
- Bài phát biểu của cấp trên.
- Biên bản Hội nghị …
d. Sắp xếp theo giá trị pháp lý của văn bản
Theo cách sắp xếp này, văn bản nào có giá trị pháp lý cao hơn, văn bản được xếp trên, văn bản nào có giá trị pháp lý thấp hơn sẽ được xếp dưới.
Ví dụ: Trong hồ sơ có các văn bản sau:
- Quyết định.
- Thông tư.
- Chỉ thị.
- Nghị quyết …
Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau:
- Nghị quyết.
- Quyết định.
- Chỉ thị.
- Thông tư.
e. Sắp xếp theo vị trí của cơ quan ban hành
Theo cách sắp xếp này, văn bản do cơ quan có vị trí cao hơn ban hành
sẽ được xếp trên. Văn bản do có quan có vị trí thấp hơn ban hành lần lượt
được xếp dưới.
Ví dụ: Trong một hồ sơ có các văn bản của các cơ quan sau:
- Sở Giáo dục - Đào tạo.
- Hội đồng Nhân dân thành phố.
- Bộ Giáo dục - Đào tạo.
- Ủy ban Nhân dân thành phố …
Theo cách sắp xếp này, các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau:
- Bộ Giáo dục và đào tạo.
- Hội đồng Nhân dân thành phố.
- Ủy ban Nhân dân thành phố.
- Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố.
f. Sắp xếp theo vần chữ cái
Thường dùng trong sắp xếp các hồ sơ về nhân sự, các Quyết định có liên quan đến nhân sự như: Quyết định nâng lương, Quyết định bổ nhiệm cán bộ….
Ví dụ: Trong hồ sơ: “Quyết định về nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức năm 2004 của Trường THCN CKN Đông Á”, các văn bản được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:
- Quyết định nâng bậc lương cho ông Lê Văn An.
- Quyết định nâng bậc lương cho ông Hà Trọng Ân
- Quyết định nâng bậc lương cho bà Hoàng Thu Ba
- Quyết định nâng bậc lương cho ông Nguyễn Thiện Bàn
- Quyết định nâng bậc lương cho bà Phan Ngọc Châu ...
3. Đánh số tờ
Theo quy định chung, mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số theo thứ tự từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Vị trí đánh số là góc phải phía trên của tờ văn bản. Đánh số bằng bút chì và không đánh vào những tờ giấy trắng.
Khi đánh số tờ cần chú ý một số điểm sau đây:
- Nếu đánh sót số thì phải thêm các ký hiệu a, b, c … vào sau các số sót.
- Nếu đánh nhảy số, phải ghi chú vào chứng từ kết thúc.
- Nếu văn bản có ảnh đi kèm để minh hoạ cho nội dung tài liệu, ta phải cho ảnh vào phong bì và đính kèm với văn bản.
- Nếu một văn bản có khổ giấy lớn hơn khổ A4 thì khi đánh số tờ ta phải gấp văn bản bằng khổ giấy A4 và đánh một số thứ tự.
4. Viết mục lục văn bản
Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ.
Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi. Ngoài ra còn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ nhằm bảo quản được tốt.
Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 2 hoặc trang 3 của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ. Thông thường, chỉ những hồ sơ có giá trị và những hồ sơ có từ ba văn bản trở lên thì mới cần lập mục lục này.

 

5. Viết chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái các văn bản của hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ (xem mẫu).

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Hồ sơ số:……. (Đơn vị bảo quản số: ……….) (1)


1. Hồ sơ này có: ………. tờ (2) (Viết bằng chữ: …………………………………………………………) tờ.
được đánh số từ………… đến……………………………………………………
Có các trang trùng số……………………………………………, khuyết số……………………………………………
2. Mục lục văn bản có: …………… tờ (3)………(Viết bằng chữ: …………………………………………… tờ).
3. Tình trang của tài liệu: ………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………… (4)…………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

………………………, ngày… tháng… năm…
NGƯỜI LẬP HỒ SƠ



Hướng dẫn cách ghi:
(1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
(2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
(3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ.
(4): Ghi một số đặc điểm tình hình tài liệu như: Ngôn ngữ, Vật liệu cấu thành, mức độ hư hại ...
Ví dụ: Tờ số 135 rách góc phải; Tờ số 157 - tiếng Anh có bản dịch.
Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và xếp sau các văn bản của hồ sơ, hoặc viết lên trang 3 của tờ bìa hồ sơ.

6. Viết bìa hồ sơ
Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
Viết bìa hồ sơ là một việc làm thường xuyên của văn thư cơ quan cũng như của lưu trữ cơ quan. Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ.
Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây:
- Tên cơ quan,
- Tên đơn vị tổ chức,
- Tiêu đề hồ sơ,
- Thời gian bắt đầu và kết thúc,
- Số lượng tờ,
- Thời hạn bảo quản,
- Số lưu trữ.

Mẫu trang đầu của bìa hồ sơ như sau:

- Thông số kích thước: 560mm x 330mm

Khi viết bìa hồ sơ, không những phải thể hiện chính xác các thông tin trên bìa hồ sơ nói mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, sáng sủa và làm nổi bật được những yếu tố thông tin chủ yếu.Dưới đây sẽ lần lượt trình bày về cách thể hiện các thành phần nói trên.

a. Tên cơ quan:

Tên cơ quan là tên đơn vị hình thành phông đã hình thành hồ sơ đó (không phải tên cơ quan chủ quản). Do vậy tên cơ quan cũng chính là tên phông mà hồ sơ đó lệ thuộc. Cần viết tên gọi chính thức của cơ quan và phải biết hoàn chỉnh, chỉ được viết tắt đối với những tên cơ quan đã được dùng phổ biến. Trong trường hợp cần thiết, tên gọi tắt có thể viết trong ngoặc đơn, sau khi đã nêu tên chính thức của cơ quan đó.Ví dụ: Công ty xuất nhập khẩu Chợ Lớn (CHOLIMEX). Nếu trong quá trình hình thành văn bản của hồ sơ mà tên cơ quan có thay đổi, thì ở bìa hồ sơ sẽ viết tên gọi cuối cùng của cơ quan đó. Chẳng hạn, trước tháng 7 năm 1976, cơ quan quản lý hành chính các cấp mang tên gọi là Ủy ban hành chính, sau kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa VI, được đổi thành Ủy ban nhân dân. Như vậy, tên cơ quan viết ở bìa hồ sơ hình thành trong năm 1976 của cơ quan quản lý hành chính các cấp (gồm văn bản hình thành trước và sau tháng 7/1976) sẽ là Ủy ban nhân dân, chứ không phải Ủy ban hành chính.
Đối với hồ sơ khởi đầu ở một cơ quan này, nhưng lại kết thúc ở một cơ quan khác thì ngoài bìa sẽ ghi tên cơ quan cuối. Vì đó chính là tên phông mà hồ sơ sẽ đưa vào.
b. Tên đơn vị tổ chức
Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã trực tiếp hình thành hồ sơ đó. Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban, đối với cơ quan cấp Bộ như Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng ... hoặc phòng đối với một cơ quan cấp Cục, Sở, Tổng công ty, như Phòng Tổng hợp, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức - cán bộ ... Tên đơn vị tổ chức được viết dưới tên cơ quan, nhằm mục đích phân loại hồ sơ được nhanh chóng và chính xác.
Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan.
Ví dụ:
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
c. Tiêu đề hồ sơ
c.1. Khái niệm
Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn khái quát được toàn bộ nội dung của hồ sơ.
c.2. Cụm từ dùng để viết tiêu đề hồ sơ
Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng các cụm từ sau đây để bắt đầu cho một tiêu đề.
- “V/v” (Về việc): Cụm từ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.
- “Tập”: Cụm từ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ sơ lập theo các đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư.
Ví dụ: Tập Quyết định của …
- “Công văn trao đổi”: Cụm từ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch.
Ví dụ: Công văn trao đổi giữa …
Đối với các hồ sơ công trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử dụng các cụm từ sau để viết tiêu đề hồ sơ:
Ví dụ: Hồ sơ Công trình………………………………………………………………………………………………………
Hồ sơ Vụ án ……………………………………………………………………………………………………………………
Hồ sơ của ông (bà) ………………………………………………………… công tác tại: ……………………………

c.3. Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ
Viết tiêu đề hồ sơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung các văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ. Đây là phần việc quan trọng và khó nhất trong biên mục hồ sơ. Vì vậy khi viết tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát được nội dung bên trong với ngôn ngữ hiện đại và bảo đảm quan điểm chính trị đúng đắn. Ngắn gọn là một yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề. Một mặt do khuôn khổ bìa hồ sơ có hạn, không cho phép viết dài. Mặt khác, nếu viết theo lối liệt kê từng tài liệu, thì sẽ không tóm lược được nội dung cơ bản của hồ sơ, như vậy không giúp ích được nhiều trong việc tra tìm tài liệu.
Bất cứ tài liệu hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng phải trình bày bằng ngôn ngữ hiện đại, viết đúng ngữ pháp, lời văn trong sáng, dễ hiểu, không được sao chép một cách máy móc những từ cổ xưa, những câu văn tối nghĩa được phản ánh trong tài liệu của hồ sơ. Tuy nhiên, đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử như tên người, tên cơ quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ về luật pháp v.v... thì cần phản ánh trung thực, không được thay thế bằng những ngôn từ hiện đại làm mất tính lịch sử của tài liệu.
Ví dụ: Khi biên mục hồ sơ thời phong kiến, không được thay đổi tên gọi của các loại văn bản như sắc, chiếu... bằng quyết định, chỉ thị... Cũng không thể gọi thành phố Sài Gòn là thành phố Hồ Chí Minh, hay đô trưởng Sài Gòn là chủ tịch thành phố Sài Gòn khi biên mục hồ sơ tài liệu của ngụy quyền Sài Gòn, tay sai đế quốc Mỹ trước đây.
- Phải làm cho các sự kiện, hiện tượng phản ánh trong hồ sơ được thể hiện đúng đắn và được đánh giá theo quan điểm của Đảng. Không được dùng những từ ngữ mà bọn đế quốc, thực dân và bè lũ tay sai của chúng sử dụng để xuyên tạc sự thật, vu khống, nói xấu Cách mạng và nhân dân ta, như gọi các cuộc đấu tranh của nhân dân ta là bạo loạn, nổi loạn, gọi những chiến sĩ cách mạng là giặc, là quân phiến loạn ...
Ví dụ: Đối với những tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống thực dân Pháp cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám, nếu biên mục theo quan điểm Thực dân thì sẽ viết:
- Tài liệu về cuộc nổi loạn của phiến quân Hoàng Hoa Thám.
Nhưng nếu đứng trên quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam, tiêu đề hồ sơ này phải được thể hiện như sau:
- Tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Pháp của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám.
Vấn đề này cần được đặc biệt chú ý khi biên mục các phông của Ngụy quyền Sài Gòn, các cơ quan của Thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ.
- Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn để lập hồ sơ đó. Việc phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều kiện quan trọng để thể hiện chính xác thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ.
Nếu tiêu đề của hồ sơ lập ở văn thư viết chưa đạt yêu cầu, thì khi biên mục hồ sơ trong các lưu trữ cần sửa lại cho chính xác và hoàn chỉnh.
c.4. Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ thường gồm các yếu tố thông tin sau đây:
Tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm. Cách thể hiện các yếu tố này như sau:
Tên loại văn bản:
Tên loại văn bản nêu ở tiêu đề nhằm giới thịêu trong hồ sơ đó có những loại văn bản gì - Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư hay Báo cáo, Thông báo... Trên một chừng mực nhất định, loại văn bản nêu ở tiêu đề còn có tác dụng phản ánh tính chất và mức độ quan trọng của hồ sơ. Do đó, tên loại văn bản là một yếu tố thông tin cần được thể hiện chính xác ở tiêu đề và không được tuỳ tiện thay đổi tên gọi của chúng.
+ Nếu trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều loại văn bản cùng đề cập đến một vấn đề, nhưng không liên quan chặt chẽ về trình tự giải quyết văn thư, thì ở tiêu đề hồ sơ cần phải nêu tên các loại văn bản đó.
Ví dụ:
Tập Nghị quyết, Quyềt định, Thông tư, Chỉ thị, Kế hoạch của Chính phủ, Bộ Lao động và Thương binh - xã hội, Bộ Tài chính về vấn đề trợ cấp khó khăn cho cán bộ, viên chức.
Trong trường hợp nếu kê hết các loại văn bản sẽ làm cho tiêu đề dài dòng thì có thể chỉ nêu tên một vài loại văn bản chủ yếu, các loại văn bản còn lại có thể thay bằng thuật ngữ “tài liệu”.
Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ trên có thể viết như sau:
Tập Nghị quyết, Quyết định và các tài liệu khác của Chính phủ, Bộ Lao động và Thương binh xã hội, Bộ Tài chính về vấn đề trợ cấp khó khăn cho cán bộ, công nhân viên.
+ Nếu tất cả các văn bản trong hồ sơ đều có cùng tên gọi thi ở tiêu đề chỉ cần nêu tên gọi chung của tất cả các văn bản đó.
Ví dụ: Tập Quyết định của Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam năm 2009
Trong viết tiêu đề hồ sơ, có khi còn dùng cụm từ “Hồ sơ” để thay thế cho các loại văn bản cụ thể. Đó là trường hợp các loại văn bản trong hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau về trình tự giải quyết văn thư.
Ví dụ:
Hồ sơ về công tác tuyển quân đợt I năm 2009 của UBND Quận Hải Châu.
Cụm từ “Hồ sơ” còn được dùng để viết tiêu đề hồ sơ các vụ án và hồ sơ nhân sự.
Ví dụ:
- Hồ sơ xét xử vụ Nguyễn Văn T, can tội trấn lột tài sản của công dân…
Cụm từ “Công văn trao đổi” hoặc “Công văn giấy tờ trao đổi” được dùng khi viết tiêu đề hồ sơ gồm những văn bản trao đổi về một vấn đề nào đó giữa đơn vị hình thành phông với các cơ quan hoặc cá nhân khác.
Ví dụ:
Công văn trao đổi giữa Bộ Giáo dục và Đào tạo với một số cơ quan về việc mở các lớp đại học tại chức.
Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản nêu ở tiêu đề nhằm giúp cho người đọc biết được các văn bản trong hồ sơ là do những cơ quan hoặc cá nhân nào lập ra, đồng thời qua đó có thể nắm hiểu được phần nào mực độ quan trọng và sự hoàn chỉnh của hồ sơ. Do vậy ở tiêu đề hồ sơ, tác giả văn bản cần được giới thiệu đầy đủ và chính xác. Tên tác giả phải viết đầy đủ, không được viết tắt hoặc viết theo tên gọi tắt, nếu cách viết tắt hoặc tên gọi tắt đó chưa được chính thức thừa nhận.
Nếu tác giả là cá nhân, thì phải nêu đầy đủ họ, tên, cấp bậc, chức vụ, nghề nghiệp để người đọc có khái niệm đầy đủ và chính xác về người đó.
Ví dụ:
- Thư của Chủ tịch nước Trần Đức Lương gửi các cháu thiếu nhi và nhi đồng nhân ngày Thiếu nhi quốc tế (1 tháng 6 năm 2004).
Trong các trường hợp sau đây có thể không nêu hoặc không cần nêu đầy đủ tên tác giả của các văn bản trong hồ sơ.
* Trường hợp hồ sơ bao gồm văn bản của nhiều tác giả không cùng cơ quan, nếu giới thiệu đầy đủ thì tiêu đề sẽ rất dài. Trong trường hợp này, chỉ cần nêu tác giả của một số văn bản chủ yếu, còn các tác giả khác có thể không nêu lên hoặc nêu dưới dạng khái quát như “Các cơ quan khác”, “Một số cơ quan” .
Ví dụ:
- Tập Báo cáo của Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng thành phố Thái Nguyên và một số cơ quan về tình hình quản lý vật tư năm 2009.
- Tập Báo cáo thống kê của Sở Văn hóa Thông tin thành phố Đà Nẵng và các cơ quan trực thuộc về tình hình thiệt hại của cơn bão số 5
* Trường hợp hồ sơ gồm văn bản của nhiều tác giả cùng loại cơ quan, nếu hồ sơ hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh thì ở tiêu đề cần nêu tên chung của các cơ quan đó.
Ví dụ:
- Tập Báo cáo tổng kết năm học 2008 - 2009 của các trường Trung học Chuyên nghiệp tại thành phố Thái Nguyên.
Cơ quan giao dịch:
Cơ quan giao dịch tức là cơ quan (hoặc cá nhân) có công văn hoặc giấy tờ trao đổi. Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch, thì tên các cơ quan hoặc cá nhân có công văn trao đổi với nhau phải được nêu ở tiêu đề. Nó cho ta biết về những cơ quan hoặc cá nhân có liên quan đến hoạt động của đơn vị mình thành phông.
Ví dụ:
Tập Công văn trao đổi giữa Đại học Khoa học Huế và Trường THCN CKN Đông Á về việc Tuyển sinh Đại học tại chức Luật năm 2009.
Trong trường hợp này có thể viết ngắn gọn hơn bằng cách không nêu tên tác giả là đơn vị hình thành phông. Chẳng hạn, tiêu đề hồ sơ trên có thể viết:
Tập công văn trao đổi với Trường Đại học Khoa học Huế về thực hiện quy chế giảng dạy và học tập các lớp đại học tại chức Luật.
Nội dung của các văn bản.
Yếu tố thông tin này cung cấp cho người đọc thông tin khái quát về các sự kiện, hiện tượng được phản ánh trong các văn bản của hồ sơ. Đây là thành phần quan trọng nhất của tiêu đề hồ sơ, là đối tượng tra tìm chủ yếu đối với người nghiên cứu và sử dụng tài liệu.
Vì vậy, yêu cầu cơ bản của viết tiêu đề hồ sơ là phải khái quát được nội dung các văn bản trong hồ sơ một cách chính xác. Mức độ khái quát và cách thể hiện yếu tố thông tin này ở tiêu đề phụ thuộc bởi nội dung của các văn bản trong hồ sơ.
Ví dụ: Trong tiêu đề hồ sơ “Quyết định, thông tư và các tài liệu khác của Bộ Y tế về trồng dược liệu, kinh doanh và phân phối dược phẩm”, thì “Trồng dược liệu” là khái quát nội dung nhóm tài liệu đề cập đến việc trồng các cây thuốc; “Kinh doanh và phân phối dược phẩm” là tổng hợp nội dung nhóm tài liệu nói về kinh doanh và phân phối các loại thuốc.
Còn trong hồ sơ có tiêu đề:
“Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về công tác lương thực” thì “công tác lương thực” là khái quát nội dung của tất cả văn bản trong hồ sơ, gồm các vấn đề về thu mua, điều phối, chế biến và bảo quản lương thực.
Cần tránh khái quát nội dung văn bản trong hồ sơ một cách tuỳ tiện, không phản ánh đúng đắn thực chất của hồ sơ. Chẳng hạn, nếu một số hồ sơ gồm các Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đề cập đến các vấn đề về đắp đê, xây kè cống mà tiêu đề hồ sơ viết:
Nghị quyết, chỉ thị, thông tư của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về công tác thỦy lợi, thì không hợp lý. Bởi vì công tác đắp đê, xây kè, cống chống lụt chỉ là một bộ phận của công tác thỦy lợi. Công tác thỦy lợi còn bao gồm nhiều mặt như xây dựng các công trình tưới và tiêu để chống úng, chống hạn, xả lũ ...
Tuy nội dung văn bản là yếu tố thông tin cơ bản nhất của tiêu đề hồ sơ, nhưng trong một số trường hợp sau đây thì không cần phải thể hiện:
- Trường hợp giới thiệu loại hồ sơ, nhưng đồng thời cũng cho khái niệm về nội dung hồ sơ đó.
Ví dụ: “Sổ cái”, “Thẻ kho”.
- Trường hợp hồ sơ gồm các văn bản cùng loại (Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Báo cáo,...) nhưng nội dung đề cập đến nhiều vấn đề khác nhau.
Ví dụ:
Tập Thông báo của Chính phủ.
Tập Biên bản các cuộc họp của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Địa điểm:
Yếu tố thông tin địa điểm nêu ở tiêu đề có thể là nơi xảy ra sự kiện, hiện tượng mà các văn bản trong hồ sơ đề cập đến.
Ví dụ:
Tập Báo cáo, thông báo của Tổng cục Khí tượng và Thủy văn về tình hình lũ lụt ở đồng bằng sông Hồng năm 2004.
Có trường hợp, địa điểm nêu ở tiêu đề cho ta biết rõ nơi cư trú, phạm vi hoạt động của tác giả trong hồ sơ.
Ví dụ:
- Đơn của ngoại kiều ở Đà Nẵng xin cấp giấy xuất cảnh.
- Thư quyết tâm của các đơn vị bộ đội Đảo Trường Sa gửi Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam.
Ngoài ra, yếu tố địa điểm có lúc còn cho ta biết địa chỉ của người nhận hoặc trao đổi công văn.
Ví dụ:
Thư của thành ủy và Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội gửi đồng bào Thủ đô đi xây dựng Khu kinh tế mới Lâm Đồng.
Trong tiêu đề, địa danh cần viết theo đúng tên được nêu trong các văn bản của hồ sơ. Trường hợp nếu ghi theo địa danh không cung cấp được khái niệm đầy đủ về địa điểm đó, thì cần ghi thêm đơn vị hành chính mà nó trực thuộc.
Ví dụ:
Hồ sơ về cải tạo đất bạc màu ở xã Hoà Tiến, huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng. Năm 2007 – 2009.
Đối với hồ sơ mà nội dung các văn bản đề cập đến nhiều địa điểm thuộc cùng một khu vực hoặc cùng một đơn vị hành chính, thì ở tiêu đề hồ sơ, thành phần này có thể nêu khái quát theo tên của khu vực, đơn vị hành chính đó.
Ví dụ:
Báo cáo công tác Phòng chống cháy rừng mùa khô năm 2008 – 2009 của các tỉnh Miền Trung và Tây Nguyên.
Thời gian:
Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phân biệt hai loại thời gian liên quan đến hồ sơ: thời gian giới hạn năm tháng của các sự kiện, hiện tượng được đề cập trong các văn bản của hồ sơ và thời gian ban hành văn bản.
Loại thời gian đầu liên quan chặt chẽ với nội dung văn bản, thiếu nó thì nội dung văn bản sẽ không được làm sáng tỏ. Bởi vậy, loại thời gian này cần được thể hiện lên tiêu đề hồ sơ.
Ví dụ:
Báo cáo tổng kết tình hình xây dựng cơ bản của Sở Xây dựng thành phố Hồ Chí Minh năm 2008.
Thời gian ban hành văn bản có trong tất cả các loại văn bản vì nó là một bộ phận cấu thành của văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành. Khi biên mục hồ sơ, loại thời gian này được thể hiện ở thành phần “Thời gian bắt đầu và kết thúc”, do đó chỉ giới thiệu ở tiêu đề hồ sơ trong các trường hợp sau đây:
- Trường hợp hồ sơ chỉ có một văn bản và là văn bản quan trọng.
Ví dụ:
Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Liên tịch Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu là thời gian.
Ví dụ:
Tập Nghị quyết, Chỉ thị của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Thái Nguyên năm 2009.
c.5. Thứ tự của các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ.
Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phải chú ý đến kết cấu của nó, tức là phải sắp xếp các yếu tố thông tin trong tiêu đề theo một trình tự nhất định. Thứ tự sắp xếp hợp lý sẽ góp phần thể hiện chính xác thành phần và nội dung các văn bản trong hồ sơ.
Nhìn một cách tổng quát, các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ thường được sắp xếp theo trình tự: tên loại văn bản - tác giả văn bản – cơ quan giao dịch - nội dung văn bản - địa điểm và thời gian mà nội dung văn bản đề cập đến. Tuy nhiên, trật tự sắp xếp này có thể thay đổi tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ cụ thể. Mặt khác, không phải hồ sơ nào cũng có đầy đủ các yếu tố thông tin đó. Nếu hồ sơ gồm các văn bản có liên quan với nhau về quá trình giải quyết văn thư thì ở tiêu đề, yếu tố thông tin đầu tiên là “hồ sơ” tiếp đến là nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có).
Ví dụ:
- Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác xuất bản toàn quốc năm 2008.
Đối với hồ sơ mà các văn bản bên trong không có quá trình giải quyết văn thư liên tục, thì các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ đó sẽ theo trình tự: Tên loại văn bản - Tác giả - Nội dung - Địa điểm - Thời gian (nếu có).
Ví dụ:
Tập Báo cáo của Sở Công an thành phố Hồ Chí Minh về tình hình trật tự trị an ở các quận nội thành năm 2009.
Trường hợp hồ sơ gồm các công văn trao đổi thì sau tên loại văn bản (tức công văn trao đổi) là cơ quan giao dịch - nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có).
Đối với những hồ sơ được lập thành bởi các loại văn bản như Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo sơ kết, Báo cáo tổng kết thì tác giả được đặt ở vị trí cuối cùng của tiêu đề.
Ví dụ:
Chương trình công tác năm 2008 của Sở Nội vụ thành phố Thái Nguyên.
Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch năm 2002 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông V.
Trong các trường hợp trên, đặt tác giả ở cuối tiêu đề sẽ phù hợp với cách nói và viết của tiếng Việt hơn là đặt nó ở vị trí thứ hai, sau tên loại văn bản.
c.6. Tiêu đề mẫu
Trong một phông lưu trữ, thường gặp những hồ sơ được lập theo một số đặc trưng giống nhau. Để tiêu chuẩn hóa cách biên mục đối với từng loại hồ sơ, người ta nghiên cứu đặt tiêu đề mẫu cho những loại hồ sơ đó. Khi nghiên cứu để xây dựng các tiêu đề mẫu, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan (đơn vị hình thành phông), tính chất và đặc điểm của văn bản trong cơ quan. Trên cơ sở này xác định được các loại hồ sơ sẽ hình thành và đặt tiêu đề mẫu cho chúng. Chẳng hạn, ở cơ quan Bộ Công nghiệp sẽ hình thành các loại hồ sơ như kế hoạch của toàn ngành, kế hoạch của nhà máy, báo cáo tổng kết toàn ngành, báo cáo tổng kết của các nhà máy, quyết định tiếp nhận, điều động thuyên chuyển cán bộ, quyết định cho về hưu, nghỉ mất sức ...
Ở tiêu đề mẫu, cần nêu đầy đủ các yếu tố thông tin có trong nhóm hồ sơ cùng loại, sao cho gần sát với tình hình thực tế. Các yếu tố thông tin đó có thể là loại văn bản cùng với tác giả.
Ví dụ:
Tập Thông báo của Bộ Công nghiệp.
Cũng có thể gồm các yếu tố thông tin: tên loại văn bản, tác giả và nội dung của hồ sơ.
Ví dụ:
Tập Nghị quyết, chỉ thị của Chính phủ về công tác quản lý thị trường.
Trong tiêu đề mẫu có trường hợp cần nêu cả địa điểm và thời gian.
Ví dụ:
Tập Chương trình, kế hoạch đi thực tập và khảo sát ở các nước ASEAN năm 2003 của Bộ Thương mại.
Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch năm 2008 của các Sở Văn hóa - Thông tin.
Tuy vậy, cần phải thấy rằng, khi áp dụng vào thực tế không phải mọi tiêu đề hồ sơ đều phải theo đúng như tiêu đề mẫu thuộc nhóm hồ sơ đó, mà bên cạnh phần mẫu cần phải đưa vào những yếu tố chỉ có trong hồ sơ đó. Ví dụ: Tiêu đề mẫu “chương trình kế hoạch đi thực tập và khảo sát ở các nước ASEAN năm 1994 của Bộ Thương mại” đã nêu trên, khi biên mục hồ sơ cụ thể có thể là:
Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát ở Thái Lan, Philipin trong năm 2008 của Bộ Thương mại.
Việc áp dụng tiêu đề mẫu đối với các nhóm hồ sơ cùng loại sẽ đảm bảo cho tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, chính xác và thống nhất, đồng thời nâng cao được hiệu suất công tác biên mục. Đây là một phương pháp biên mục cần được chú ý vận dụng.
c.7. Giới thiệu bản chính, bản sao, mức độ hoàn chỉnh và những đặc điểm bề ngoài của hồ sơ
Khi viết tiêu đề những hồ sơ có giá trị, cần phải chỉ rõ mức độ chính xác (bản chính, bản sao), mức độ hoàn chỉnh và các đặc điểm bề ngoài của hồ sơ. Việc thể hiện ở tiêu đề những thông tin này sẽ làm tăng thêm độ tin cậy và hiệu lực pháp lý của các văn bản trong hồ sơ.
Nếu văn bản trong hồ sơ đều là bản chính (hoặc đều là bản sao) thì việc chỉ dẫn này được ghi ngay sau dấu chấm hết của tiêu đề.
Ví dụ:
Chỉ thị, thông tư của Thủ tướng Chính phủ và Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ về công tác cán bộ. (Bản chính).
Nếu trong hồ sơ vừa có cả bản chính và bản sao, thì việc chỉ dẫn bản chính được ghi trong ngoặc đơn và đặt sau tên loại hoặc sau nội dung của văn bản đó, tuỳ thuộc vào cách diễn đạt của tiêu đề.
Ví dụ:
Nghị quyết (bản chính), Thông tư của Chính phủ, Bộ Lao động và Thương binh xã hội về vấn đề Bảo hiểm xã hội.
Khi trong hồ sơ có những văn bản có giá trị nhưng không trọn vẹn thì tình trạng đó cần được chỉ rõ ở cuối tiêu đề và đặt trong ngoặc đơn với những từ ngữ như “không có dấu, chữ ký, không có kết thúc” v.v...
Đối với những hồ sơ có giá trị thì cần chỉ rõ ở tiêu đề phương pháp làm ra các văn bản có giá trị đặc biệt trong hồ sơ (chép tay, bản thảo, bản đánh máy...)
Gặp trường hợp hồ sơ có những đặc điểm bề ngoài khác nhau với phần lớn các hồ sơ khác thì cũng cần chỉ ra ở tiêu đề. Những đặc điểm bề ngoài của văn bản thường thể hiện ở giấy viết (da, lụa) phương pháp viết và in văn bản (viết tay, in thạch ...) ngôn ngữ của văn bản (Hán văn, Pháp văn ...). Việc chỉ dẫn những đặc điểm bề ngoài của hồ sơ có thể để ở cuối tiêu đề và đặt trong dấu ngoặc đơn.
d. Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ, được ghi ngay dưới tiêu đề hồ sơ để tra tìm văn bản được nhanh, hệ thống hóa tài liệu được thuận lợi.
Ngày tháng bắt đầu là ngày tháng của văn bản lập sớm nhất, còn ngày tháng kết thúc là ngày tháng của văn bản ban hành muộn nhất trong hồ sơ đó. Thông thường đó là giới hạn thời gian hình thành và kết thúc quá trình giải quyết vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ.
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc phải ghi chính xác, nếu ghi sai sẽ gây nên hậu quả là phân loại thiếu chính xác làm ảnh hưởng đến việc tra tìm và sử dụng tài liệu.
Việc ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào tính chất và đặc điểm của hồ sơ. Đối với hồ sơ mà văn bản bên trong có quá trình giải quyết văn thư liên tục thì cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc của hồ sơ đó. Còn các loại hồ sơ khác thì chỉ cần ghi năm là đủ.
Trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều tập, thì ở mỗi tập phải ghi rõ ngày tháng bắt đầu và kết thúc của băn bản trong tập đó.
Đối với hồ sơ gồm văn bản kế hoạch, báo cáo, thống kê đã nêu năm tháng ở tiêu đề thì không cần thiết phải ghi thêm mục này.
Khi không thể xác định được chính xác ngày tháng, thì ngày tháng xác định đó cần được đặt trong ngoặc đơn.
Ví dụ: (không sớm hơn năm 1970), hoặc (không muộn hơn năm 1974).
Nếu xác định được chính xác năm, còn ngày tháng chỉ xác định gần đúng thì năm sẽ đề ngoài dấu ngoặc, còn ngày tháng đưa vào trong ngoặc đơn.
Ví dụ: Năm 1986 (không muộn hơn ngày 27 tháng 6).
Trong trường hợp không thể xác định được ngày tháng thì sẽ ghi (không có ngày tháng).
e. Số tờ
Số tờ tức là số lượng tờ văn bản của hồ sơ, được viết ở góc trái phía dưới bìa hồ sơ. Ghi số tờ ở bìa hồ sơ chủ yếu là để kiểm tra và bảo quản văn bản trong hồ sơ được thuận lợi.
Căn cứ vào chứng từ kết thúc của hồ sơ để ghi số tờ ở bìa hồ sơ.
f. Thời hạn bảo quản
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi ở góc phải phía dưới của hồ sơ nhằm phục vụ cho việc thống kê và bảo quản hồ sơ. Thời hạn bảo quản của hồ sơ có 03 loại: Vĩnh viễn; Lâu dài và Tạm thời.

TS. Nguyễn Lệ Nhung - www.vanthuluutru.com

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.