Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

Email In

(www.vanthuluutru.com)

 

I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà nước quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện cụ thể như sau:

1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước.

 

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.

Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước.

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3).

2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ

Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ.

- Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm:

+ Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ): Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật.
+ Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Trước đây, theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ, ngành có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,  các đơn vị trực thuộc cơ quan và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành trước khi nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Hiện nay, ở tất cả các Bộ, ngành đều có Phòng Lưu trữ.
+ Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001 và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày 08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân.
Thông tư này quy định như sau:
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực thuộc Bộ có Văn phòng thì có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật.
Như vậy là, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước.
- Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ quốc gia và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhà nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ mô, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc doanh) đã được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Song đến nay, nhà nước vẫn chưa có những quy định cụ thể trong việc quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam.

II. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan

 

1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ

Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.

Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, việc tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ được thực hiện theo những quy định cụ thể của nhà nước. Cụ thể là:

1.1. Ở các cơ quan cấp Bộ

Tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV (đã trích dẫn ở trên), bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan cấp Bộ là Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ:
- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư - lưu trữ;
- Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về văn thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Bộ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1.2. Ở cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương

Cũng theo Thông tư này, bộ phận quản lý công tác lưu trữ ở cấp tỉnh là Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh:
Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng tỉnh tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh.

Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ để Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
- Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Ủy ban thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

1.3. Ở cấp huyện

Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở  kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan. Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt ngang với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan thì bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan. Ví dụ Phòng Văn thư Lưu trữ Bộ đặt trong Văn phòng Bộ và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh và cũng chịu sự quản lý của Chánh văn phòng tỉnh….

2. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng và trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí và quy định như sau:
- Phòng Lưu trữ Bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và yêu cầu công tác có thể có phó trưởng phòng. Biên chế của Phòng Lưu trữ Bộ tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Bộ trưởng quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao cho Bộ.
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc.
Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ.

Biên chế của trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là năm người, có trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của tỉnh.
- Ở cấp huyện bố trí từ một đến hai người, có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của huyện).
- Ở cấp xã có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
Nhưng hiện nay, tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thì việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ có sự điều chỉnh như sau:
- Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, các phó trưởng phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;
Biên chế của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ, nếu không có văn phòng thì bố trí bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ. Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Trung tâm (với chức danh Phó Giám đốc);
Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự nghiệp của tỉnh;
Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu và tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ. Biên chế cụ thể làm văn thư lưu trữ do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật.
- Ở cấp huyện: Biên chế của bộ phận Văn thư, lưu trữ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện.
- Tại các phòng, ban chuyên môn của huyện và cấp xã có cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của huyện và xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Theo thông tư này, trình độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước phải đáp ứng được tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 650-TCCP/CV ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và đáp ứng được những yêu cầu về cán bộ, công chức, viên chức ở các văn bản hiện hành khác như: Pháp lệnh Cán bộ công chức và các Nghị định hướng dẫn thi hành.
Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ được ban hành thay thế cho Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ. Tuy nhiên, hiện nay thông tư số 21/2005/TT-BNV chưa được triển khai thực hiện mà các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện theo Thông tư 40/1998/TT-TCCP.
Trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn trên. Các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương đều đã bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. Những cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí trước khi thông tư 40 được ban hành, nếu chưa có trình độ chuyên môn thì các cơ quan đều đã có kế hoạch đào tạo hoặc đào tạo lại về nghiệp vụ lưu trữ bằng việc tạo điều kiện cho các cán bộ này tham gia học đại học tại chức, trung học tại chức hoặc học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn. Đến nay, hầu hết cán bộ lưu trữ của các cơ quan nhà nước đều có tr×nh độ chuyên môn nhất định song vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ ở các cơ quan.

Về vấn đề tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ: Hiện nay hệ thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ ở nước ta đã bước đầu đáp ứng được yêu cầu của ngành lưu trữ. Trước đây ở Việt Nam chỉ có một cơ sở đào tạo cán bộ có trình độ đại học về lưu trữ là: Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Gần đây, năm 2004, tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh cũng vừa thành lập Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Hệ Trung học có hai cơ sở đào tạo là Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Hà Nội, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II tại thành phố Hồ Chí Minh và một số cơ sở dạy nghề và đào tạo các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư – lưu trữ…
Một số năm gần đây, việc tuyển dụng cán bộ lưu trữ vào làm việc tại các cơ quan nhà nước đã có chiều hướng coi trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ cơ quan là tiêu chuẩn hàng đầu. Vì vậy, hầu hết các học sinh, sinh viên được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng đều có nhiều khả năng tìm được việc làm hơn một số ngành khác. Số lượng và trình độ cán bộ lưu trữ làm việc trong các cơ quan nhà nước tương đối ổn định. Đồng thời nhu cầu về cán bộ làm công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp cũng ngày càng lớn đòi hỏi việc đào tạo và cung cấp cán bộ có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng và đẩy mạnh.

3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
Để thực hiện chủ trươgn trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó là Công văn số 111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêu chuẩn về bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu….
Tại các lưu trữ lịch sử, nhà nước đã rất quản tâm đến công tác bảo quản những tài liệu lưu trữ quý hiếm của dân tộc bằng việc phê duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu trữ trung tâm tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; Đề án nâng cấp Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo hiểm Tài liệu lưu trữ Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cũng cấp kinh phí cho các trung tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như: Tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa nhiệt độ tại kho…
Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.
Đối với các cơ quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương pháp và vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn và một số ngành đặc thù khác thì việc bảo quản tài liệu cũng mang tính khác biệt và cần có các trang thiết bị riêng do các ngành đó trang bị.

4. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản  quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ, cụ thể như sau:
Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia là văn bản mang tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia; Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập và Bổ sung tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Khen thưởng và kỷ luật trong ngành lưu trữ…. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ra đời đánh dấu bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ bản để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước.
Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004  của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng phí khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước như: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan…
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. Cũng có nhiều cơ quan ban hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trên cơ sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước như: Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công nghiệp; Chỉ thị số 06/2001/CT-BTS ngày 14 tháng 9 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trong ngành thuỷ sản….
Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ quan cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.

5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ


Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ.
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như sau:
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không.
- Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.
- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng  phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã được đề cập. Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau:
Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen th­ëng theo quy định của pháp luật.
Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy định của pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải båi thường theo quy định của pháp luật.
Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo pháp luật.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP cũng quy định các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu cho cơ quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Cơ quan nào, người nào vi phạm thì bị kỷ luật theo quy định của pháp luật; các tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ; việc giải quyết khiến nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.
Đối với lưu trữ cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn chịu sự thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ phận làm công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan. Bộ phận thanh tra, kiểm tra của cơ quan lấy những quy định pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên những quy định cụ thể về công tác lưu trữ của cơ quan.
Đối với các doanh nghiệp không chịu sự thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì lãnh đạo doanh nghiệp căn cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế của cơ quan về công tác lưu trữ để làm căn cứ tiến hành thanh tra kiểm tra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có những đánh gía chính xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng.
Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ cần nắm vững kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc tổ chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ ở cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần nắm vững những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để quyết định việc tham dự các chương trình đào tạo cho phù hợp.

TS. Nguyễn Lệ Nhung - www.vanthuluutru.com

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.