Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN 9001:2000

Email In

(www.vanthuluutru.com) Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng trong đó có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng (sau đây gọi là TCVN ISO 9001:2000) đang được áp dụng rộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính. Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước. Vì vậy, việc trieern khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại.

Báo cáo này nhằm tìm hiểu một số nội dung cơ bản của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, yêu cầu, phạm vi và khả năng áp dụng Tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ, các thuận lợi cũng như khó khăn và đề xuất một số biện pháp áp dụng một cách hiệu quả Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

ISO 9001:2000 nằm trong bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chuẩn phiên bản 1994. ISO 9001:2000, quy định những yêu cầu cơ bản đối với hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức để chứng tỏ năng lực của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 do Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. Tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 2000.
Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một công trình xử lý công việc khoa học và hợp lý. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
Việc áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào hành chính công và trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã được thực hiện có hiệu quả ở một số nước trong khu vực như Malaysia, Singapore, trong đó đối với quy trình lập và quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn này cũng đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004). Ở trong nước, một số Bộ ngành và địa phương như Văn phòng Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ủy ban nhân dân Tp Hải Phòng…, cũng đã áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào một số nội dung của công tác văn thư như là một phần trong các quy trình hoạt động hành chính của các cơ quan, như các quy trình soạn thảo, giải quyết và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi đến. Đây là những kinh nghiệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để có thể vận dụng trong quá trình áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ở các cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói trên đã tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng được nâng cao…

I. Áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.
Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động hành chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó. Hệ thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời sản phẩm.
Sản phẩm của cơ quan ở đây bao gồm các kết quả đo đếm được, hoặc không đo đếm được, là một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát hành; xử lý các thông tin, văn bản đến chính xác, kịp thời; đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việc của cơ quan.
Sự thỏa mãn của khách hàng được đánh giá thông qua các dịch vụ đầu ra đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được khách hàng chấp nhận. Khách hàng của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ở đây là các cơ quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương trong và ngoài ngành, các cá nhân trong và ngoài nước, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan.
Thông thường các quá trình cần thiết được chuẩn hóa dưới dạng văn bản hoặc các hình thức khác, gọi là thủ tục hay quy trình. Các thủ tục chỉ ra những việc cần làm, ai là người tham gia và kết quả của việc thực hiện quá trình là gì. Do đó, đối với các công việc cụ thể trong các quá trình, tiêu chuẩn cần có là đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp trong quá trình. Đồng thời trong khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng cần theo dõi, đo lường, phân tích các quá trình để có các hành động cần thiết nhằm đạt được kết quả dự định và có cơ sở cải tiến liên tục các quá trình nhằm làm cho hệ thống quản lý chất lượng ngày một hoàn thiện hơn.
Để cho việc áp dụng có chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ, cần có các yếu tố cơ bản như:
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy trong thực hiện những yêu cầu của khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu; cách ứng xử đúng mực; tạo niềm tin của khách hàng; sự đồng cảm hiểu biết lẫn nhau trong quá trình giao tiếp giải quyết công việc.
Trong các yếu tố nêu trên, ngoài yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến 80% yếu tố thuộc về nỗ lực của mọi thành viên trong đơn vị khi thực thi công vụ. Do vậy con người (hay công chức) trong dịch vụ hành chính được coi là yếu tố hàng đầu, có tính quyết định chất lượng dịch vụ hành chính. Muốn vậy, công chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức và kỹ năng giải quyết công việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời và linh hoạt… Điều tối kỵ đối với công chức là sự thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nôn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn bộ hoạt động của cơ quan nhà nước được thực hiện thông qua các quá trình. Mỗi quá trình hoạt động của cơ quan được cụ thể hóa bằng một quy trình. Việc xây dựng các quy trình nhằm thực hiện các mục đích sau:
- Việc xây dựng quy trình là cụ thể hoá các quá trình hoạt động thành từng bước theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế tiến hành, giải quyết công việc, nhằm mục đích thực hiện nguyên tắc viết những gì bạn làm, làm những gì bạn viết.
- Các quy trình được xây dựng nhằm chuẩn hóa các hoạt động quản lý và cung cấp dịch vụ của cơ quan, chúng được xem như quy chế của cơ quan và buộc các đối tượng liên quan phải thực hiện.
- Việc xây dựng quy trình sẽ chỉ ra trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của mỗi cá nhân tham gia quy trình theo một trình tự nhất định, điều đó không những tạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ quan, mà nó còn là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan. Nhờ vậy, việc thực hiện các thủ tục hành chính, các khâu nghiệp vụ của cơ quan sẽ được quy củ, nền nếp. Đó cũng chính là yếu tố quan trọng để tạo nên một hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.
Để xây dựng một quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách chính xác theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan nhà nước, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
+ Xác định tên gọi chính xác của tiêu chuẩn
+ Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu của việc xây dựng tiêu chuẩn
+ Xác định nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn
+ Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm liên đới và các phòng, ban, cá nhân liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn
+ Xác định các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn

II. Yêu cầu, phạm vi và nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000. Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
1. Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác văn thư, lưu trữ phụ thuộc nhiều yếu tố, trong đó có sự quan tâm, cam kết ủng hộ của Lãnh đạo cơ quan, sự đầy đủ hệ thống các văn bản, thủ tục quy định, văn bản hướng dẫn, tài liệu tham chiếu làm cơ sở cho việc xây dựng sổ tay chất lượng, điều kiện cơ sở vật chất, trình độ, khả năng sẵn sàng của công chức liên quan đến việc thực hiện quy trình, tầm quan trọng cũng như nội dung các quy trình công việc trong công tác văn thư lưu trữ, việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng cần được áp dụng cho các quy trình sau của công tác văn thư lưu trữ:
Các quy trình quản lý công tác văn thư bao gồm:
- Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản
- Quy trình quản lý văn bản đi đến
- Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu
Các quy trình quản lý của công tác lưu trữ bao gồm:
- Các quy trình thu thập và bổ sung tài liệu
- Quy trình phân loại tài liệu phông lưu trữ
- Các quy trình xác định giá trị tài liệu
- Quy trình chỉnh lý tài liệu
- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc
- Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
2. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

2.1. Công tác văn thư


Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết. Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc.
Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng được quan tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của các cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
- Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất.
- Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu.
- Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống, phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại tài liệu.
Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
2.2. Công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã hội. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước. Một số cơ quan, tổ chức chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới nền hành chính nhà nước.

III. Thuận lợi và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ

1. Thuận lợi


Qua nghiên cứu những nguyên tắc, yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cùng với quá trình khảo sát thực tế tình hình công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan quản lý nhà nước, chúng tôi nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan quản lý nhà nước sẽ có những thuận lợi sau:
Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 đã và đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Theo thống kê của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, hiện nay ở nước ta có khoảng ……cơ quan, tổ chức áp dụng ISO 9000. Nhiều cơ quan nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh, thành phố khác đã thực hiện việc áp dụng bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 trong các lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải quyết các dịch vụ hành chính, thủ tục hành chính. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi nhất định cho các cơ quan trong những công việc sau:
- Việc phổ biến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đến các cán bộ, công chức, viên chức đang làm công tác văn thư lưu trữ sẽ có nhiều thuận lợi. Bởi lẽ, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng và các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và công bố trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet.
- Có thể áp dụng kinh nghiệm của những cơ quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 thành công và tránh được những sai lầm của các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công. Một số cơ quan, doanh nghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, và đặc biệt là một số cơ quan hành chính như: Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng,… Các báo cáo tổng kết và các bài nghiên cứu với nội dung mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000, các thành quả đạt được tại cơ quan áp dụng và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện đã được đăng trên các tạp chí chuyên ngành, các website của các cơ quan và trao đổi trên diễn đàn của mạng internet. Những báo cáo và bài viết trên thực sự là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi các kinh nghiệm và tránh được những hạn chế trong quá trình áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước.
Hai là: Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đang là nhu cầu cấp bách đối với các cơ quan nhà nước trong giai đoạn cải cách hành chính nhà nước. Bởi lẽ, việc thực hiện hệ thống quản lý theo mô hình ISO 9000 sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện công việc. Chính vì vậy, áp dụng ISO 9000 trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu thế chung của công cuộc cách hành chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến việc áp dụng ISO 9000 được nhà nước và các cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện, đầu tư về cơ sở pháp lý, cơ sở vật chất.
Việc áp dụng ISO 9000 trong ngành lưu trữ nói chung và trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng là một chủ trương, nhiệm vụ đặt ra đối với các cơ quan nhà nước trong thời gian tới.
Chủ trương của Thủ tướng Chính phủ, và cam kết của các Bộ, ngành, địa phương, của lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về cải cách hành chính và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện vọng của cán bộ, công chức, đang làm công tác văn thư lưu trữ. Bởi lẽ, việc quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong các quy trình của ISO 9000 là một căn cứ cho việc xác định nhiệm vụ trong phạm vi trách nhiệm của mình đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán bộ.
Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản lược thủ tục hành chính trong các klhâu nghiệp vụ nên được các đối tượng tham gia trong quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ.
Ba là: lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ, tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ. Đó cũng chính là mục tiêu hướng đến của ngành lưu trữ. Mặt khác, trên thực tế đã hình thành hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ vê công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đặt ra, cần được thực hiện trong thời gian tới. Đồng thời, áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là một biện pháp thực hiện đổi mới công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước mục tiêu mà các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới. Sự phù hợp giữa việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kế hoạch và yêu cầu đổi mới công tác văn thư lưu trữ tạo ra sự thuận lợi trong việc thống nhất chủ trương giữa các cấp lãnh đạo cũng như việc tuyên truyền vận động cán bộ, công chức và viên chức của các cơ quan nhà nước thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000.

2. Thách thức

Song song với những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ còn vấp phải một số khó khăn, vướng mắc sau:
Một là: Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Vì vậy, Cục văn thư và lưu trữ nhà nước phải chịu sức ép tâm lý khi xây dựng một mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho toàn ngành. Điều đó đòi hỏi sự thống nhất về ý chí và hành động từ lãnh đạo cao nhất đến mọi thành viên cùng với sự phối hợp của cấp ủy và lãnh đạo đoàn thể.
Hai là: Hiện nay, cơ sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế. Vấn đề này mới chỉ được quy định chung trong những văn bản quy phạm pháp luận như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Nghị định 111/2004/NĐ-CP, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư lưu trữ do Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng bộ. Trên thực tế, để áp dụng được bộ tiêu chuẩn ISO 9000, những vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần được quy định cụ thể, chi tiết. Bởi lẽ, khi hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO đã đi vào hoạt động thì mọi thay đổi dù rất nhỏ trong các văn bản quản lý ngành cũng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000. Chính vì vậy, cơ sở pháp lý chưa đầy đủ là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ.
Ba là: Cơ sở vật chất về công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO 9000 một cách có hiệu quả.
Cơ sở vật chất của việc áp dụng ISO 9000 không chỉ giới hạn đơn thuần là các trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán bộ thực hiện các nghiệp vụ cần thiết trong quá trình áp dụng ISO. Cơ sở vật chất của việc áp dụng ISO 9000 được hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, là toàn bộ nguồn năng lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 có thể vận hành được tại một cơ quan, tổ chức. Nguồn năng lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 vận hành trong công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan quản lý nhà nước bao gồm các đối tượng tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động của hệ thống như: đội ngũ cán bộ, hệ thống các hồ sơ tài liệu và các trang thiết bị đóng vai trò hỗ trợ cho sự vận hành của hệ thống như: máy móc, trang thiết bị và những tài liệu của hệ thống.
Hiện tại, nguồn năng lượng này ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan quản lý nhà nước vẫn chưa được chuẩn bị đồng bộ. Đội ngũ cán bộ chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức về ISO 9000 và tin học; hệ thống văn bản nghiệp vụ chưa thật sự đầy đủ và đồng bộ, việc chỉ đạo và quản lý công việc chưa thực sự khoa học, máy móc trang thiết bị cho quá trình thực hiện ISO còn thiếu về số lượng, tốc độ chậm, chưa được nâng cấp kịp thời… Tất cả những yếu tố đó sẽ ảnh hưởng đến sự vận hành của hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu quả của việc áp dụng ISO 9000.

IV. Một số kiến nghị

Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ chúng tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:
1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ
- Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan;
- Thành lập Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn và hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho các quy trình nghiệp vụ trong toànngành lưu trữ;
- Rà soát và đánh giá hệ thống quản lý ngành lưu trữ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ thực tại ở cơ quan nhà nước.
- Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ, cụ thể là hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ để trình cơ quan có thẩm quyền ban hành.
- Hoàn thiện cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ
- Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ
- Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 bằng hình thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9000; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng ISO 9000; kỹ năng giải quyết công việc, kỹ năng và phương pháp áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Hoàn thiện cơ sở vật chất cho quá trình áp dụng ISO 9001.
2. Đối với các cơ quan, tổ chức
- Rà soát, xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng;
- Tăng cường đầu tư nhân lực, cơ sở vật chất, điều kiện làm việc cho công tác văn thư, lưu trữ tạo thuận lợi cho việc áp dụng ISO 9001:2000;
- Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ thành một trong những mục tiêu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.

Thay lời kết luận:

Trước hết cần ý thức rằng việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 vào công tác văn thư lưu trữ là một sự nỗ lực của cơ quan nhà nước trong cải cách nền hành chính nhà nước. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo, bởi lẽ cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ. Đồng thời, yếu tố con người cũng vô cùng quan trọng, trình độ hiểu biết của mọi thành viên trong cơ quan nhà nước về ISO 9001:2000 và sự tham gia tích cực của họ vào việc áp dụng ISO 9001:2000 giữ vai trò quyết định.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần giúp cho cơ quan nhà nước đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong quá trình hoạt động. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 gắn với việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức nhà nước là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.

TS. Nguyễn Lệ Nhung - www.vanthuluutru.com

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.