Xây dựng luật lưu trữ Việt Nam : Những điều cần quan tâm

Email In

Hiện nay luật Lưu trữ của Việt Nam đang được hoàn thiện bản thảo trước khi trình ra Quốc Hội xem xét thông qua. Để đóng góp với bản dự thảo, nhằm nâng cao hơn chất lượng của văn bản quan trọng này, tôi xin đề nghị Ban soạn thảo quan tâm hơn đến  một số vấn đề dưới đây.

1. Vấn đề quan trọng hàng đầu của công tác lưu trữ là đánh giá đúng đắn giá trị của các tài liệu lưu trữ để tổ chức bảo quản, đồng thời tổ chức sử dụng hiệu quả các tài liệu đó phục vụ đời sống. Nếu không đánh giá đúng giá trị của tài liệu lưu trữ, để mất mát và thất lạc, đặc biệt là không sử dụng được chúng vào những công việc cần thiết của hoạt động quản lý đất nước và những nhiệm vụ khác của đời sống xã hội, thì ý nghĩa đích thực của công tác lưu trữ sẽ không thể được nâng cao. Khi đó, trong con mắt của nhiều người, kể cả của không ít những người lãnh đạo các ngành, các cấp, tài liệu lưu trữ và công tác lưu sẽ vẫn không phải là mối quan tâm của họ như tình trạng mà chúng ta đang thấy khá phổ biến hiện nay. Đó cũng là nguyên nhân làm cho xã hội thiếu hụt một loại hình thông tin quan trọng – thông tin quá khứ trong quá trình giải quyết những vấn đề của đời sống thực tế. Công tác lưu trữ trong tình hình như vậy sẽ tiếp tục bị xem là một công việc tạp vụ, có thể “ghép cấy” vào đâu đó như nó đã được làm lâu nay! Và cái giá phải trả cũng không phải chưa từng xẩy ra đối với chúng ta.Chính vì vậy trong Luật lưu trữ không thể thiếu những quy định cơ bản làm chỗ dựa về mặt pháp lý cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ và những nguyên tắc quan trọng làm chỗ dựa cho việc đưa ra các chuẩn đánh giá tài liệu. Trong bản thảo Luật lưu trữ ( sau đây xin gọi tắt là Bản dự thảo) do Ban soạn thảo luật đưa ra gần đây nhất, tuy đã được Chính phủ xem xét một lần với đa số thành viên Chính phủ ủng hộ, nhưng theo ý kiến của chúng tôi, một số vấn đề về đánh giá tài liệu cần thiết phải bổ sung thêm. Ví dụ, trong Bản dự thảo thiếu các nguyên tắc cơ bản để xác lập về mặt khoa học và pháp lý giá trị của tài liệu lưu trữ. Chẳng hạn, chí ít thì trong Luật cũng phải nói rõ tài liệu lưu trữ như thế nào sẽ được xếp vào loại có giá trị quốc gia và xã hội, và chúng cần phải được bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Nhà nước? Những tài liệu thuộc loại như thế nào thì có thể tiêu hủy theo luật định? Trong bản dự thảo vừa nói trên chỉ xác định quyền của người đứng đầu các cơ quan trong việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan mà không nói được vấn đề cơ bản là quyền đó sẽ được thực hiện ra sao và trên cơ sở nào? Nếu quyền đó mà không thực hiện đúng thì phải chịu trách nhiệm ra sao? Trong Dự thảo cũng giống như trong pháp lệnh về lưu trữ và một số văn bản khác trước đây, chỉ quy định rằng thủ trưởng các cơ quan có quyền quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ do cơ quan mình quản lý. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều thủ trưởng các cơ quan cũng vẫn không quan tâm đến công tác lưu trữ và gây ra những hậu quả đáng tiếc cho tài liệu lưu trữ nhưng lại không phải chịu trách nhiệm gì. Ví dụ như mới đây người ta phát hiện thấy Trung tâm Y tế dự phòng thành phố Hồ Chí Minh đốt gần 5.000 hồ sơ chứng nhận và đăng ký chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) nhưng khi thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ( Bộ Nội vụ) hỏi đến thì cơ quan quản lý chuyên môn là Sở Y tế thành phố  vẫn coi như không biết gì! (nguồn của Báo Tiền phong). Những câu chuyện như thế thực sự không hiếm và nó đang làm cho thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia của chúng ta hiện thiếu vắng rất nhiều tài liệu quan trọng. Công tác lưu trữ do đó vẫn đứng ngoài rìa sự quan tâm của không ít các cơ quan quản lý nhà nước các cấp. Người ta vẫn chỉ chạy theo các hoạt động bề nổi như xây kho, tổ chức vài bao triển lãm nhân một dịp nào đó mà không làm cho công tác lưu trữ gắn với hoạt động quản lý của chính các cơ quan đã làm ra tài liệu.
Về tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ khi giải quyết một công việc nào đó có liên quan đến quá khứ hiện cũng không được xem là điều bắt buộc. Người ta không thể quy trách nhiệm cho việc ra gây hậu quả khi giải quyết công việc vì  thiếu thông tin và tình trạng đó không có cơ sở pháp lý nào để hạn chế. Tại sao chúng ta không học tập kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới để quy định rằng tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác thường xuyên và khi giải quyết một công việc nào đó những người có trách nhiệm cần phải làm sáng tỏ những thông tin quá khứ liên quan đến việc đó từ các tài liệu lưu trữ ? Nếu luật pháp quy định như vậy thì ý nghĩa của công tác lưu trữ chắc chắn sẽ có sự thay đổi một các cơ bản – điều mà chúng ta rất mong muốn hiện nay.

 


2. Một vấn đề khác của công tác lưu trữ
mà Luật lưu trữ không nên né tránh, đó là nguyên tắc tổ chức hệ thống Lưu trữ Quốc gia. Các Trung tâm Lưu trữ và cơ quan quản lý lưu trữ của nước ta sẽ được tổ chức theo nguyên tắc nào? Luật phải tạo ra được nền tảng cho việc tổ chức hệ thống đó. Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử sẽ được tổ chức ở cấp bậc hành chính nào? Trực thuộc ai? Các tổ chức này phải tạo nên một hệ thống chặt chẽ, có khả năng giám sát lẫn nhau. Đó là những vấn đề  cần được nói rõ ngay trong Luật chứ không nên để nghiên cứu về sau. Chúng tôi cho rằng điều 36 của bản Dự thảo còn quá chung chung, không đáp ứng được yêu cầu xây dựng một hệ thống lưu trữ trong tình hình mới. Chí ít là trong tình hình  hiện nay, lưu trữ cố định cần tổ chức quy củ ở cấp Trung ương ( Lưu trữ nhà nước cấp Quốc gia), cấp tỉnh và cấp xã. Ở các doanh nghiệp cần có lưu trữ cố định của các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty Nhà nước.


3. Về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
Nói đến quản lý nhà nước là nói đến một chức năng quan trọng bậc nhất của Nhà nước để tổ chức và quản lý một đối tượng nhất định vì lợi ích của toàn xã hội. Trong lĩnh vực lưu trữ đó chính là quản lý các hoạt động về lưu trữ và tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động đó. Quản lý nhà nước gắn với mục tiêu đặt ra và kết quả đạt được theo một quy trình nhất định. Quy trình quản lý nhà nước gắn với việc ra quyết định, tổ chức bộ máy, thực hiện nhiệm vụ  chuyên môn, điều tiết các mục tiêu và khống chế kết quả đầu ra. Theo nghĩa như vậy, chúng tôi cho rằng chương V của bản Dự thảo  (Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ) cần cấu trúc lại và điều chỉnh nội dung cho thích hợp hơn. Chẳng hạn đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ không thể do nhà nước bắt buộc mà phải theo sự phát triển của khoa học và công nghệ, theo yêu cầu cụ thể của từng loại cơ quan có tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác lưu trữ, không nên và cũng không thể khống chế. Còn quản lý nhà nước về đào tạo thì đó lại không phải là nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ, không nên ghi vào luật lưu trữ. Trong nghiệp vụ lưu trữ thì có thể thống nhất quản lý các biểu mẫu thống kê về lưu trữ mà không thể quản lý thống nhất nghiệp vụ phân loại tài liệu hay nghiệp vụ bảo quản…Bản Dự thảo luật  không nói đến bộ máy quản lý nhà nước về lưu trữ như đã nêu trên đây là không đầy đủ. Xây dựng một bộ máy có khả năng quản lý hiệu quả công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo luật định; mỗi cơ quan đều phải có quy định của mình về tổ chức công tác lưu trữ của cơ quan được phê duyệt và và phải tổ thực hiện nghiêm túc các quy đinh  đó; cán bộ lưu trữ phải đảm bảo những tiêu chuẩn cụ thể theo yêu cầu của nhà nước và của cơ quan sử dụng…Đó là những nội dung thực sự của quản lý nhà nước về lưu trữ cần được đề cập đầy đủ trong Luật.
4. Về tính chất của luật
Đây là một đạo luật có tính chuyên ngành, gắn với một lĩnh vực công tác chuyên môn, vì vậy chúng tôi cho rằng nó càng cụ thể càng tốt. Trừ trường hợp bất khả kháng, không nên chỉ nêu ra những vấn đề chung chung và phải đợi sau này có nhiều văn bản hướng dẫn mới có thể triển khai thực hiện. Trong bản dự thảo còn quá nhiều điều như thế. Đến như nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu mà cũng đợi sự hướng dẫn của Bộ Nội vụ ( khoản 3 điều 15 chương II) thì thật là không nên. Nên chăng khoản này có thể ghi rõ: Mọi cơ quan đều có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý các tài liệu lưu trữ theo những nguyên tắc nghiệp vụ  do các cơ quan chuyên môn của ngành lưu trữ hướng dẫn.
Trên đây là một số ý kiến xin đóng góp cho bản dự thảo Luật Lưu trữ để ban soạn thảo tham khảo thêm với hy vọng làm cho đạo luật này khi ra đời sẽ đáp ứng được nhu cầu phát triển công tác lưu trữ nước nhà trong thời kỳ mới.

GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm - www.vanthuluutru.com

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.