Định dạng tài liệu điện tử PDF

Email In

1. PDF là gì?

PDF (Portable Document Format, "Định dạng Tài liệu Di động") là một định dạng tập tin văn bản khá phổ biển của hãng Adobe Systems. Tương tự như định dạng Microsoft Word (.doc), PDF hỗ trợ văn bản thô (text) cùng với font chữ, hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng khác. Tuy nhiên, việc hiển thị văn bản PDF không phụ thuộc vào môi trường làm việc của người sử dụng (cấu hình máy, phần mềm và hệ điều hành). Không như văn bản Word, một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau nếu như file PDF đó đã được tạo hiệu ứng nhúng font chữ (Embedded Subset). Chính vì ưu điểm này, định dạng PDF đã trở nên phổ biển cho việc phát hành sách, báo hay các tài liệu khác qua mạng Internet.
2. Làm thế nào để đọc được tài liệu PDF?

Để đọc được tập tin PDF trên máy vi tính, bạn phải có một phần mềm hỗ trợ định dạng này. Phần mềm phổ biến hiện nay là Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader Professional hay Foxit PDF Reader,...

• Adobe Reader: Đây là phần mềm đọc PDF miễn phí hoàn toàn, hỗ trợ đầy đủ các tính năng của một trình đọc sách điện tử chuyên nghiệp. Bạn có thể download bản cài đặt Adobe Reader 8.1.1 tại địa chỉ: http://ardownload.adobe.com/pub/adobe/reader/win/8.x/8.1.1/enu/AdbeRdr811_en_US.exe

• Adobe Acrobat Reader: là sự kết hợp tuyệt vời của Acrobat Reader và Adobe Reader để cho ra một sản phẩm thương mại với giá bán 449$, bộ phần mềm này ngoài khả năng đọc PDF còn có thể chỉnh sửa, tạo mới hay thiết lập các chế độ bảo mật đặc biệt cho file PDF.

• Foxit Reader: phần mềm của hãng Foxit này cho phép bạn đọc được các dạng tài liệu PDF, tốc độ khởi động nhanh chóng không như Adobe Reader, dung lượng khá nhỏ và điều đặc biệt là không cần cài đặt và hỗ trợ đầy đủ những tính năng để bạn có thể đọc được tài liệu một cách thoải mái nhất. Bạn có thể tải về máy bản mới nhất của phần mềm này tại địa chỉ:
http://downloads.foxitsoftware.com/foxitreader/FoxitReader22.zip,
sau đó giải nén và nhấp đôi lên file Foxit Reader.exe và bắt đầu sử dụng.

• Ngoài các phần mềm trên, bạn còn có thể tải thêm các tiện ích miễn phí phục vụ cho việc xem PDF khác như: SumatraPDF tại địa chỉ: http://fastdl.org/SumatraPDF-0.7-install.exe, eXPert PDF Reader download tại: http://www.visagesoft.com/downloads/get.php/vspdfreader.exe,
Cool PDF Reader tại địa chỉ: http://www.pdf2exe.com/CoolPDFReader.exe
hoặc Abdio PDF Reader tải tại: http://www.abdio.com/abdioReader.exe. Tất cả các chương trình nêu trên đều có chung một đặc điểm là nhỏ gọn, không đòi hỏi cấu hình máy tính cao và đặc biệt là miễn phí và tương thích với mọi Windows kể cả Vista.

3. PDF được tạo ra như thế nào?

Có rất nhiều cách để tạo ra dạng file tài liệu PDF, tuy nhiên nhìn chung có 2 cách phổ biến sau đây:

• Tạo mới hay chuyển các dạng văn bản khác (DOC, XLS, PPT,...) sang PDF bằng một trình tạo PDF chuyên biệt được cài đặt trên máy tính:

+ Như đã nêu ở trên, Adobe Acrobat Reader Professional ngoài tính năng xem PDF còn có khả năng tạo ra định dạng tài liệu này. Chức năng của tiện ích này khá tuyệt vời và chuyên nghiệp. Bạn có thể chỉnh sửa được cả những file PDF, xuất hình ảnh, lưu PDF ra dưới dạng văn bản thô (text), chuyển đổi nhanh chóng các dạng văn bản thông dụng sang PDF,... Bạn có thể xem thêm thông tin và tải về bản xài thử 30 ngày bộ phần mềm này tại địa chỉ: http://www.adobe.com/products/acrobatpro/ và liên lạc với người viết để được bản đầy đủ. Ngoài ra, bạn còn có thể dùng các phần mềm Go2PDF (tải về và dùng miễn phí tại: http://www.go2pdf.com/go2pdf.exe) PDF995 (tải tại: http://www.pdf995.com/download.html), CutePDF (http://www.cutepdf.com/), PrimoPDF (http://www.primopdf.com/), Easy PDF Creator (http://www.pdfdesk.com/download.html), bộ chuyển đổi qua lại giữa các dạng văn bản sang PDF của hãng PDF-Convert (http://www.pdf-convert.com/), CC PDF Converter (http://www.cogniview.com/).

+ Ngoài ra, bạn có thể dùng các plug-in cài thêm trên các trình soạn thảo văn bản để xuất bản PDF. Ở đây xin giới thiệu add-in Save As PDF and XPS dành cho bộ Office 2007, bạn có thể tải về tại: http://download.microsoft.com/download/f/4/b/f4bfd843-a0b6-4031-aa98-0a3db7403d0f/
SaveAsPDFandXPS.exe, Sau khi cài đặt xong nếu bạn muốn xuất các tài liệu Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, hay Word sang chuẩn PDF thì bạn nhấp vào Office Button > Chọn Save As... > PDF or XPS. Sau đó, chọn nơi lưu file và thiết lập cho file theo chế độ chuẩn (Standard) hay nén lại để có dung lượng nhỏ (Minimum size) > Chọn Publish. Chú ý rằng, tùy theo mục đích mà bạn chọn kiểu xuất, nếu để gửi cho bạn bè qua email hay chia sẻ trực tuyến thì bạn nên nén file càng nhỏ càng tốt. Với add-in này, thật tiện lợi không những cho việc xuất file PDF một cách nhanh chóng mà bạn có thể lưu trực tiếp từ các định dạng của MS Office sang PDF mà không cần bất cứ một chương trình Convert nào

• Tạo PDF trực tuyến: Các dịch vụ chuyển đổi trực tuyến PDF ngày càng trở nên khá phổ biến bởi sự tiện lợi và nhanh chóng của nó. Hiện có khá nhiều dịch vụ, có thể kể đến như:

+ PDF Online (https://www.pdfonline.com/), tại đây bạn có thể chuyển đổi tất cả các dạng DOC, RTF, XLS, PPT, PUB, MHT, TXT, JPG, GIF, TIFF, BMP, PNG, WMF, EMF,... sang PDF hoàn toàn miễn phí, chỉ cần nhắp Browse để đưa đến file cần chuyển đổi, đặt tên file đầu ra, điền địa chỉ email để dịch vụ gửi file về. Cuối cùng, bạn bấm Convert to PDF để bắt đầu chuyển, sau vài giây bạn hãy kiểm tra mail để tải về văn bản dạng PDF đã convert.

+ PDF4U (http://www.pdf4u.com/_converter/convert-document.aspx): Hỗ trợ hầu hết các định dạng DOC, PPT, RTF, TXT, PS, PRN,... cách thức sử dụng tương tự trang PDF Online.

+ Ngoài ra, bạn có thể gửi kèm file cần chuyển đổi sang PDF tới địa chỉ email: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. , sau vài giây bạn sẽ được KoolWire gửi lại file PDF đã convert. Cách này khá tiện lợi và nhanh chóng.

4. XPS - đối thủ nặng kí của PDF:

Tài liệu XPS được biết đến như là định dạng tài liệu mới do Microsoft phát triển mới đây không lâu, với định dạng này bạn có thể đóng gói nội dung của một tài liệu thông thường thành một dạng chuẩn mà bạn có thể chia sẻ hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và không ai có thể chỉnh sửa được file gốc này một khi đã được xuất bản. Đây là đối thủ đáng gờm của Adobe PDF.

Tuy nhiên, cuộc chiến này chưa phân thắng bại. Bởi trước mắt, chuẩn PDF khá thông dụng vì đã ra đời từ rất lâu, người dùng ít có thói quen bỏ cái cũ dùng cái mới. Do đó, cũng khó cho định dạng XPS chiếm lĩnh thị phần tài liệu điện tử trong tương lai mặc dù hiện giờ PDF tỏ ra kém thế hơn về độ bảo mật của tài liệu so với chuẩn XPS. Nhưng xét một cách triệt để từ phía những người mới làm quen với máy vi tính (trong đó phần đông là thế hệ trẻ) họ sẽ cần một dạng tài liệu không cần cài thêm các phần mềm hỗ trợ của hãng thứ 3 thì chắc chắn rằng XPS sẽ được ưa chuộng hơn bởi Windows Vista và Microsoft .NET 3.0 trong Windows XP đã hỗ trợ đầy đủ chương trình dành cho XPS. Và khi bộ Office 2007 được sử dụng rộng rãi, thì add-in Save As PDF and XPS sẽ phát huy hết tính năng của một trình tạo XPS không cần đòi hỏi bản quyền.

Tóm lại, cả 2 định dạng PDF và XPS đều có khả năng giành "chiến thắng" nhưng nếu sự lên ngôi của Linux và các bộ ứng dụng văn phòng (AbiWord, OpenOffice,...) được chấp nhận và sử dụng rộng rãi thì xem ra XPS khó lòng duy trì được lâu khi Windows vẫn còn là một hệ điều hành có mức giá khá cao để những người thu nhập trung bình và thấp có thể mua được trong tình hình vấn đề bản quyền ngày càng được quan tâm.

5. XPS - Định dạng tài liệu điện tử mới

Liệu XPS có được coi là định dạng tài liệu mới của tương lai?
Từ khi Windows Vista và MS Office 2007 ra mắt, người ta bắt đầu nghe về định dạng tập tin XPS (XML Paper Specification) - dạng tài liệu mới đang được Microsoft phát triển cùng với Micrsoft Silverlight, tương tự như PDF.
Vậy XPS được tạo ra như thế nào, chương trình nào có thể đọc được định dạng này và ưu điểm của nó là gì, so với các dạng tài liệu ngày nay?
Với định dạng XPS, bạn có thể đóng gói nội dung của một tài liệu thông thường thành một dạng chuẩn có thể chia sẻ hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và không ai có thể chỉnh sửa được tập tin gốc này một khi đã được xuất bản. Đây hứa hẹn sẽ là một đối thủ đáng gờm của Adobe PDF.
Cách tạo một tài liệu XPS
1. Tạo bằng máy in ảo Microsoft XPS Document Writer:
Với Windows XP, nếu máy bạn được cài Microsoft .NET 3.0 thì máy in ảo Microsoft XPS Document Writer cũng được cài vào hệ thống. Để sử dụng nó, từ một tài liệu (Word chẳng hạn) bạn chỉ cần bấm File > Print, chọn máy in Microsoft XPS Document Writer, chọn nơi lưu tập tin, đặt tên và bấm Save.

Với Windows Vista bạn cũng làm tương tự như vậy.
2. Tạo tài liệu XPS trong bộ Microsoft Office 2007:
Trước tiên, bạn hãy download và cài đặt tiện ích Micrsoft Save as PDF or XPS cho bộ Office tại đây . Tiếp theo, nếu muốn xuất các tài liệu Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, hay Word sang chuẩn XPS thì bấm vào Office Button, chọn Save As… > PDF or XPS.

Sau đó, chọn nơi lưu tập tin và thiết lập cho tập tin theo chế độ chuẩn (Standard) hay nén lại để có dung lượng nhỏ (Minnimum size), bấm Publish.
Chú ý: Tuỳ theo mục đích mà bạn chọn kiểu xuất, nếu để gửi cho bạn bè qua email hay chia sẻ trực tuyến thì bạn nên nén tập tin càng nhỏ càng tốt.
Tiện ích này không những tiện lợi cho việc xuất tập tin XPS một cách nhanh chóng mà còn giúp bạn lưu trực tiếp các tập tin MS Office sang dạng PDF, không cần bất cứ một chương trình chuyển đổi nào.
Cách xem tài liệu định dạng XPS
Đối với Windows Vista, bạn có thể xem ngay được dạng XPS mà không cần cài thêm bất cứ chương trình gì bởi chương trình XPS Viewer được tích hợp sẵn. Riêng Windows XP, để xem được bạn cần tải về và cài đặt Microsoft .NET 3.0 để có được phần mềm Micrsoft XPS Viewer hoặc tải gói hỗ trợ XPS nhỏ gọn XPS Essentials Pack tại đây . Hiện có 2 chương trình đọc được dạng XPS gồm:
- XPS Viewer: Tích hợp sẵn trong Windows Vista và Microsoft.NET 3.0, giao diện giống như Internet Explorer nhưng bổ xung những tính năng mới, hỗ trợ tốt việc đọc và quản lý tài liệu điện tử.
- XPS Viewer EP: trong gói XPS Essentials Pack, giao diện đơn giản nhưng có khá nhiều chức năng: hiển thị văn bản 3D, tìm kiếm, in ấn, phóng to thu nhỏ khá đẹp mắt.
Ưu điểm của định dạng XPS
Các tài liệu XPS hỗ trợ mạnh mẽ và đầy đủ nhất việc hiển thị hình ảnh và nét chữ với độ trung thực cao (hight-fidelity). Dù tài liệu được phóng lớn lên với bất kỳ tỷ lệ nào, các thành phần văn bản luôn được hiển thị rõ ràng, sắc nét và chính xác. XPS là một chuẩn tiềm năng cho thế hệ tài liệu điện tử mới mà Micrsoft đưa ra, có thể thay thế hoàn toàn cho các chuẩn sách điện tử hiện nay, mà đại diện là Adobe PDF.

ST

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.