Phân loại tài liệu

Email In

(www.vanthuluutru.com)

I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC LOẠI PHÔNG LƯU TRỮ
Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau.

Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ…
Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ.
1. Phông lưu trữ quốc gia
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”.
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”.
“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”…
Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước.
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ.
Thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã được làm rõ trong bài Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
2. Phông lưu trữ cơ quan
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị,  tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể.
Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ.
Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.
3. Phông lưu trữ cá nhân
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân.
Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó).
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt (vấn đề này sẽ được trình bày kỹ ở phần sau).
4. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ  phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp.
5. Sưu tập tài liệu lưu trữ
Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931.
II. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc phân loại tài liệu

1.1 Khái niệm
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
1.2 Mục đích
Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:
- Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ. Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi rộng lớn. Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan. Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế.
- Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
1.3 Yêu cầu
Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để.
- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông.
- Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn.
1.4 Nguyên tắc
Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định.
Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu trong các phông lưu trữ nói chung và phông lưu trữ quốc gia nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia cần phản ánh được lịch sử hình thành của quốc gia đó và cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà nước đó trong từng thời kỳ lịch sử.
Đối với phông lưu trữ cơ quan, việc phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông.
Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiệnếong song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức.
2. Phân loại Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam
Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp.  Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam.
Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương, cụ thể như sau:
Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam
Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại  mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc được phân chia bảo quản tại ba trung tâm lưu trữ quốc gia: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc song còn đang có giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào các trung tâm lưu trữ quốc gia thì được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành nơi sản sinh ra tài liệu. Đó là lưu trữ các bộ, ngành, lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp trung ương.
Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương được phân chia bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện. Hiện nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi bảo quản tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của tỉnh đó. Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành của tỉnh và các tổ chức kinh tế, xã hội, nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương song đang còn giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng được phân chia bảo quản tại các lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài liệu, đó là lưu trữ các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng được bảo quản tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay ở nước ta hầu hết các huyện đều có Phòng Lưu trữ. Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử.
Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước.
Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu.
Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp thành các phông lưu trữ. Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Kết quả cuối cùng của việc phân loại ở bước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan; phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ.
Trong bước hai, để  phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một phông lưu trữ.
Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông lưu trữ. Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cần căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là đơn vị hình thành phông). Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải thể cơ quan. Ngoài ra còn phải xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn thời gian hoạt động của đơn vị hình thành phông lưu trữ như:
- Sự thay đổi về chế độ chính trị: sự thay đổi đó thường gắn liền với các cuộc cách mạng, khi đó các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ, bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới. Ví dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ bộ máy chính quyền Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của hàng loạt các cơ quan thuộc chính quyền cách mạng dân chủ nhân dân. Tài liệu  hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan này sẽ tạo nên những phông lưu trữ mới.
- Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan: Khi chuyển đổi, tách hay sáp nhập, giải thể, lập mới các cơ quan, đơn vị thì có thể sẽ làm thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cũ. Sự thay đổi này cũng có thể dẫn đến việc kết thúc hoạt động của một phông lưu trữ và mở ra sự bắt đầu của một phông lưu trữ mới. Đó là căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến giới hạn hoạt động của các đơn vị hình thành phông tài liệu trong một trung tâm, một phòng kho lưu trữ.
Ví dụ: Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chỉnh phủ về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường; Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ về việc thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tách Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường thành Bộ Tài nguyên & Môi trường và Bộ Khoa học & Công nghệ, đánh dấu sự kết thúc hoạt động của Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường, thành lập mới hai phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay đổi số lượng phông trong Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau khi thu thập tài liệu từ các đơn vị hình thành phông nói trên.
- Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường diễn ra ở các cơ quan hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp nhập hay lập mới các đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt động của các cơ quan hiện đang có chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính tại các đơn vị hành chính đó. Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về giới hạn phông lưu trữ.
Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành phố Hải Phòng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông lưu trữ các huyện Hà Quảng, An Dương và Hải An cũ, bắt đầu các phông lưu trữ mới như: Phông lưu trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu trữ huyện Thông Nông và Phông lưu trữ huyện An Hải.
Để thực hiện được việc phân phông trong một kho lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam. Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ. Những tư liệu lịch sử quan trọng phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu đó là tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ và các công báo hàng năm đang được lưu trữ tại các lưu trữ, thư viện…
Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài liệu trong phạm vi các trung tâm, các kho lưu trữ.
3. Phân loại phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu.
Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, sắp xếp lôgíc các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi và chính xác.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Để phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ, cần tiến hành những công việc sau:
3.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông trong đó cần nêu rõ:
- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ lịch sử;
- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);
- Chế độ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Nguyên nhân và thời gian giải thể, kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông (nếu có).
Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và thay đổi của tài liệu trong phông lưu trữ, bao gồm các nội dung sau:
- Tên phông, giới hạn thời gian của phông;
- Khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông;
- Quá trình tập trung tài liệu vào phông;
- Thành phần, nội dung và các loại hình tài liệu trong phông;
- Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có);
- Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn bản…
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh phông lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra. Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
3.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại
Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ.
Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ.
Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa vào những đặc trưng cơ bản sau:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm).
- Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo đơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập đến.
- Đặc trưng vấn đề: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau.
Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ. Đó là những đặc trưng: cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề. Những đặc trưng chỉ áp dụng để  phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được xem là những đặc trưng thứ yếu.
Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau:
- Phương áp cơ cấu tổ chức -  thời gian
- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
- Phương án mặt hoạt động - thời gian
- Phương án thời gian - mặt hoạt động
Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả.
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa là toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức - thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Việt Nam.
Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động.
Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế.
Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ. Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành phông. Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.
3.3 Hoàn chỉnh phương án phân loại
Sau khi chọn được phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của tài liệu trong phông và đặc điểm của đơn vị hình thành phông, các cơ quan lưu trữ cần hoàn thiện phương án phân loại ở các bước tiếp theo, có nghĩa là hoàn chỉnh việc dự kiến phân loại từ các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là đơn vị bảo quản.
Ví dụ: Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 – 1965).
Phương án phân loại: Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian:
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 – 1965, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau:
1- Văn phòng
2- Vụ Kế hoạch - Thống kê
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
4- Vụ Tổ chức kỹ thuật
5- Vụ Vật giá
Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động)
1- Văn phòng                                                                           2- Vụ Kế hoạch - Thống kê
1.1 Năm 1962                                                                          2. 1 Năm 1962
1.2 Năm 1963                                                                          2.2 Năm 1963
1.3 Năm 1964                                                                          2.3 Năm 1964
1.4 Năm 1965                                                                          2.4 Năm 1965
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương                                4.Vụ Tổ chức kỹ thuật     
3.1 Năm 1962                                                                         4. 1 Năm 1962
3.2 Năm 1963                                                                          4.2 Năm 1963
3.3 Năm 1964                                                                          4.3 Năm 1964
3.4 Năm 1965                                                                          4.4 Năm 1965
5- Vụ Vật giá
5.1 Năm 1962                       
5.2 Năm 1963                       
5.3 Năm 1964                       
5.4 Năm 1965   
Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…
Ví dụ:
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.2 Tài liệu về vấn đề Lao động tiền lương
….
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng  nhóm tài liệu cụ thể.
Ví dụ:
1. Văn phòng
1.1 Năm 1962
1.1.1 Những văn bản pháp quy về tổ chức và hoạt động của bộ
1.1.1.1 Nghị định
1.1.1.2 Quyết định
1.1.1.3 Công văn hướng dẫn…
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ
3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức
3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ
3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ
Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong từng nhóm tài liệu.
3.4 Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã lựa chọn
Sau khi đã hoàn chỉnh phương án phân loại, người ta tiến hành phân loại tài liệu dựa theo hai phương pháp sau:
- Phương pháp trực tiếp: Phân loại trực tiếp là cán bộ lưu trữ sử dụng phương án phân loại đã lựa chọn và hoàn chỉnh để phân chia trực tiếp tài liệu trong phông thành các nhóm. Khi đã có phương án phân loại, trước hết cán bộ lưu trữ áp dụng để phân chia các nhóm cơ bản, rồi tiếp đến nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Cán bộ lưu trữ nghiên cứu, điều chỉnh những chỗ chưa phù hợp, sắp xếp và kiểm tra đối chiếu với phương án phân loại đã hoàn chỉnh ở bước trên cho phù hợp sau đó tiến hành ghi số, ký hiệu của các đơn vị bảo quản.
Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng đơn vị bảo quản.
Phương pháp này thường được áp dụng khi phân loại phông lưu trữ có khối lượng tài liệu không nhiều, nội dung tài liệu tương đối đơn giản, dễ khảo sát.
- Phương pháp gián tiếp: Là phương pháp phân loại mà cán bộ lưu trữ không tiến hành trực tiếp đối với từng tài liệu, hồ sơ mà phân loại thông qua bộ thẻ.
Bộ thẻ phân loại là bộ thẻ ghi lại toàn bộ các tiêu đề của hồ sơ, đơn vị bảo quản trong một phông, một khối hoặc một sưu tập tài liệu. Mỗi thẻ tương ứng với một hồ sơ, đơn bị bảo quản. Cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại các thẻ đó theo phương án phân loại đã lựa chọn.
Sau khi phân loại các tấm thẻ, cán bộ lưu trữ sắp xếp và điều chỉnh các tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu chính thức cố định vị trí các tấm thẻ. Căn cứ vào các số tạm thời trên thẻ, các cán bộ lưu trữ tìm các hồ sơ, đơn vị bảo quản tương ứng, ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ và sắp xếp theo đúng thứ tự sắp xếp các bộ thẻ.
Khi toàn bộ hồ sơ, đơn vị bảo quản đã được sắp xếp theo đúng thứ tự của bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn thành. Đối với những phông lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu thì nên dùng phiếu tin để mô tả thông tin trên máy tính thay cho các bộ thẻ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu tương đối phức tạp và tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh thì nên sử dụng phương pháp phân loại này.
Áp dụng phương pháp phân loại này sẽ có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Phương pháp phân loại này không đòi hỏi diện tích lớn để sắp xếp và chia nhóm tài liệu, tránh làm nhàu nhát, hư hỏng các đơn vị bảo quản vì trong quá trình phân loại cán bộ ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản. Đồng thời việc sử dụng phương pháp phân loại này sẽ tiếp kiệm được thời gian và không gây trở ngại cho công tác vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp phân loại này đòi hỏi các đơn vị bảo quản đã được lập hoàn chỉnh với mức độ tin tưởng cao bởi lẽ do ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản nên công tác kiểm tra nội dung của từng đơn vị bảo quản bị hạn chế, đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lý, phân loại phải hết sức thận trọng, tránh những nhầm lẫn và sai sót đáng tiếc. Trong quá trình sắp xếp và chuyển giao số chính thức giữa thẻ tạm và bìa hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi lẽ nếu có sơ xuất nhầm số sẽ dẫn đến những sai sót cho toàn bộ số đơn vị bảo quản tiếp theo và ảnh hưởng lớn đến công tác tra tìm tài liệu về sau.
Mỗi phương pháp có những ưu điểm và hạn chế nhất định phù hợp với từng phông lưu trữ cụ thể. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ trong quá trình lựa chọn phương pháp phân loại cần căn cứ vào đặc điểm của từng khối tài liệu, điều kiện và phương tiện làm việc để lựa chọn một phương pháp phân loại hợp lý và khoa học.
4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm những tài liệu có nội dung và loại hình tương đối phong phú, đa dạng. Dựa vào đặc điểm loại hình tài liệu có thể phân chia tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân thành ba nhóm cơ bản sau:
4.1 Nhóm tài liệu giấy
Nhóm này được chia thành các khối như sau:
- Nhóm tài liệu về tiểu sử: bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình sinh ra cá nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ của cá nhân đó, gia phả, giấy chứng nhận thừa kế, sở hữu tài sản; các tài liệu về giấy khai sinh, giấy chứng nhận hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ, các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác...
- Nhóm tài liệu về quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó: Nhóm tài liệu này được chia làm hai nhóm nhỏ:
+ Tài liệu về hoạt động chính của cá nhân đó: Đây là nhóm tài liệu đóng vai trò quan trọng trong phông lưu trữ cá nhân. Nhóm tài liệu này sẽ phản ánh rõ nét những công lao đóng góp của cá nhân đó trong quá trình phát triển ngành hoặc lĩnh vực mà cá nhân đó tham gia hoạt động, đồng thời cũng là nhóm tài liệu có số lượng và thành phần chính trong phông lưu trữ cá nhân. Ví dụ: một nhà nghiên cứu khoa học thì nhóm tài liệu chính là những công trình nghiên cứu mà người đó chủ trì hoặc trực tiếp tham gia nghiên cứu; phông lưu trữ cá nhân của một nhà văn thì nhóm tài liệu chính bao gồm các tác phẩm văn học nghệ thuật do người đó sáng tác…
+ Tài liệu về các hoạt động phụ của người đó: Đây là nhóm tài liệu có vị trí quan trọng sau nhóm tài liệu chính, nhóm tài liệu này phản ánh một phần đóng góp của cá nhân đó đối với hoạt động của ngành liên quan. Ví dụ: Một nhà toán học có thể trong quá trình hoạt động có tham gia nghiên cứu về vật lý, hoá học… thì trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó sẽ hình thành những tài liệu liên quan đến các lĩnh vực lý học và hoá học; một nhà thơ đôi khi tham gia sáng tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đó có nhóm tài liệu về hoạt động chính là các tác phẩm thơ ca còn nhóm tài liệu về các hoạt động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện ký…
- Tài liệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu phản ánh các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân đó. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần chúng của cá nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động Đoàn, Công đoàn, tham gia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và việc tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động từ thiện…
- Nhóm tài liệu về các thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những bức thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp... Tuy nhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thần của cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu của các cá nhân khác viết hoặc nghiên cứu về cá nhân hình thành phông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu biểu thường được quần chúng mến mộ và khâm phục. Như vậy, trong quá trình sống và ngay cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và nghiên cứu về người đó. Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những đóng góp lớn lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều bí ẩn mà khi người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và làm sáng tỏ. Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu thập, bổ sung vào phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được: Trong quá trình sống và hoạt động cá nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia.
4.2 Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó
Do đặc trưng về vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu này phải được để thành một khối riêng và cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa làm sinh động, phong phú và hoàn thiện phông lưu trữ cá nhân.
4.3 Nhóm tài liệu điện tử
Đây cũng là nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản và sử dụng khác với các loại tài liệu khác. Nội dung của nhóm tài liệu này có thể trùng hoặc không trùng với tài liệu hành chính và tài liệu phim, ảnh, ghi âm song nó cũng góp phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đồng thời cũng chứa đựng những tài liệu ở dạng điện tử thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng và sao chép khi cần thiết.
Điểm đáng chú ý khi phân loại phông lưu trữ cá nhân là không lẫn tài liệu công vụ của cơ quan do cá nhân làm thủ trưởng với tài liệu riêng của cá nhân đó. Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu.
Đối với các sưu tập tài liệu, việc lựa chọn được một phương án phân loại mẫu cho tất cả các sưu tập tài liệu là rất khó khăn bởi lẽ mỗi sưu tập tài liệu có một nội dung và đặc điểm hình thành khác nhau. Việc xây dựng phương án phân loại cho các sưu tập tài liệu cần căn cứ vào những đặc trưng hình thành nên từng sưu tập tài liệu và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu. Đồng thời phương án phân loại tài liệu của một sưu tập tài liệu sẽ là cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu làm cho sưu tập tài liệu ngày càng hoàn chỉnh.


CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Khái niệm các loại phông lưu trữ?
2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ?
3. Các đặc trưng phân loại tài liệu lưu trữ?
4. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan?
5. Nêu các điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan?
5. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ?
6. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong việc phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan?

THỰC HÀNH

Bài tập:
1. Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian thường được áp dụng đối với việc phân loại tài liệu của phông nào dưới đây?
a) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức luôn thay đổi theo thời gian.
b) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
2. Phương án mặt hoạt động - thời gian thường được áp dụng đối với việc phân loại tài liệu của phông nào dưới đây?
a) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức luôn thay đổi theo thời gian.
b) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
3. Sắp xếp thứ tự các nhóm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của nhà thơ Xuân Diệu:
a) Nhóm tài liệu tham gia các hoạt động xã hội
b) Nhóm tài liệu về tiểu sử
c) Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm
d) Nhóm tài liệu thư từ trao đổi
e) Nhóm các tác phẩm thơ
f) Nhóm các bài thơ, bài văn, bài báo của các tác giả khác viết về Xuân Diệu
g) Nhóm các tác phẩm văn xuôi.
4. Sắp xếp thứ tự các nhóm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân nhà quản lý nhà nước:
a) Nhóm tài liệu tham gia các hoạt động xã hội
b) Nhóm tài liệu về tiểu sử
c) Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm
d) Nhóm các tham gia hoạt động quản lý nhà nước
e) Nhóm tài liệu thư từ trao đổi
f) Nhóm tài liệu tham gia các hoạt động từ thiện.
5. Sắp xếp thứ tự các nhóm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của lãnh đạo doanh nghiệp.
a) Nhóm tài liệu tham gia các hoạt động xã hội
b) Nhóm tài liệu về tiểu sử
c) Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm
d) Nhóm tài liệu thư từ trao đổi
e) Nhóm tài liệu quản lý việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
f) Nhóm tài liệu về việc theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp khác.
g) Nhóm tài liệu tham gia các hoạt động từ thiện.
h) Nhóm tài liệu về hoạt động của các đối tác kinh doanh.

Thực hành:
1. Thảo luận về thành phần, nội dung, ý nghĩa của các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của lãnh đạo; cách phân loại khối tài liệu đó.
2. Thảo luận về việc chọn và xây dựng phương án phân loại phông lưu trữ của một cơ quan cụ thể.
3. Thực hành phân loại tài liệu bằng phiếu tin. (do giáo viên cung cấp)
4. Thực hành trực tiếp phân loại các hồ sơ, tài liệu. (do giáo viên và học sinh sưu tầm).


Nguồn: PGS. TS. Vũ Thị Phụng - www.vanthuluutru.com

 

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.